Hybridarbejde er blevet mere populært i det 21. århundrede og har flere fordele. Teams kan fortsætte personligt samarbejde, mens medarbejderne kan spare penge på rejser og udholde mindre pendlingstid. Det er dog altafgørende at få sat de rigtige systemer på plads for at lykkes i det lange løb.
Mange mennesker verden over bruger Google Kalender til at administrere deres arbejdsdag, og du har masser af muligheder, når du sætter den op til hybridarbejde. Denne artikel viser dig, hvordan du arbejder mere effektivt på tværs af flere lokationer.
1. Deling af arbejdssted og åbningstider
En af de nemmeste måder at samarbejde på om hybridarbejde via Google Kalender er ved at dele din arbejdsplads og arbejdstid. Når du og dit team har gjort det, vil du finde det nemmere at arrangere møder, forstå, hvorfor folk ikke har svaret, og meget mere.
Hvis du vil dele den arbejdstid, du er online for, kan du blot tilføje en note på dit Google-kort. Her kan du også tilføje din tidszone. Du kan også dele dine arbejdstider ved at gå til din
Indstillinger og deling > Arbejdstid. Sæt flueben i feltet Aktiver arbejdstimer, og tilpas dine arbejdstider for hver dag.En anden måde at dele din tidszone på i Google Kalender er ved at vælge den kalender, du og dit team arbejder på. Gå til Indstillinger og del, før du vælger, hvor du er baseret under Tidszone afsnit.
2. Brug af fokustid i Google Kalender
Hvis du bruger en iPhone, du er sikkert bekendt med fokustilstande. Kort sagt kan du bruge disse til at begrænse notifikationer og andre ting, der kan få dig til at glide ud på dit arbejde. Hybridarbejde kan resultere i, at mange mennesker forsøger at kontakte dig, når du burde fokusere intenst på en opgave, og Google Kalender har et værktøj til at hjælpe dig med at tackle dette problem.
Fokustidsfunktionen i Google Kalender lader dig sætte tid til dit arbejde, og du kan også vælge, om du automatisk vil sige nej til møder, som andre inviterer dig til. Bemærk, at kun nogle planer giver adgang til fokustidsfunktionen. Du kan tjekke ved at oprette en ny begivenhed og se, om du bemærker en mulighed, der tillader dig at gøre det.
3. Hold styr på alles kalendere
Har du nogensinde fået nogen til at invitere dig til en vigtig begivenhed, kun for at du allerede har noget andet i din kalender? Hvis det er tilfældet, vil du vide, hvor irriterende det kan være. Den gode nyhed er, at du med Google Kalender kan begrænse dette problem, når du arbejder på en hybridmodel.
En måde at stoppe mødetidssammenstød på er ved at vide, hvornår alle er tilgængelige. Når du opretter en ny begivenhed, skal du gå til Mødes med… mulighed i venstre side, og indtast navnene på de personer, du gerne vil invitere.
Du bør kunne se de personers kalendere, som du inviterer. Nogle brugere har dog muligvis ikke delt deres - og hvis dette er tilfældet, bør du prøve at sikre, at de ændrer det (du skal muligvis også opgradere deres Google Workspace-abonnement).
4. Brug tredjepartsintegrationer
Når dit team vedtager en hybrid arbejdsmodel, bør du fjerne så mange barrierer for samarbejde som muligt. Den gode nyhed er, at Google Kalender har flere tredjepartsintegrationer, og disse kan hjælpe dig med at bruge flere af dine yndlingsapps sammen. Med Google kan du integrere kommunikationsværktøjer som Zoom og andre praktiske apps – såsom påmindelse om aftaler.
For at integrere tredjepartsapps med Google Kalender skal du gå til + ikonet i højre side af din skærm. Søg derefter efter eller vælg de apps, du gerne vil bruge. Så kan du vælge Admin Installation eller Individuel installation, alt efter hvad der passer til dine behov.
5. Hold andre landes helligdage i tankerne
Som en del af din hybridmodel kan du have teammedlemmer, der arbejder i forskellige lande. Og hvis du opererer på tværs af forskellige grænser, er det vigtigt at huske, at hele verden ikke kører på samme tidsplan.
Hvis du forsøger at arrangere møder, skal du sørge for, at disse begivenheder ikke kolliderer med andre helligdage. For eksempel, mens Storbritannien ikke holder fri den 4. juli, gør USA det. Du kan spørge dine teammedlemmer, men du finder også masser af steder online; type "[land] helligdage [år]", og du burde være i stand til at finde en liste.
6. Begræns antallet af møder, du har
Hvis du nogensinde har haft et 9-5 job i en længere periode, vil du sandsynligvis vide, hvor meningsløse mange møder er. Og hvis du ikke går ind med en ordentlig plan, kan du hurtigt falde i en fælde, hvor dit team har diskussioner om det sidste møde.
Inden du planlægger et møde, så spørg, om det er nødvendigt at holde et. Det meste af tiden, du kan sende en besked via Slack eller send dine teammedlemmer en e-mail i stedet for. Hvis du har brug for at holde et møde, skal du have en klar liste over talepunkter og holde den så kort som muligt.
7. Brug opgavefunktionen i Google Kalender til deadlines
Ikke konstant at være i samme rum som dine kollegaer kan være en velsignelse. For eksempel kan du ofte fokusere på at udføre opgaver, der kræver en betydelig kognitiv indsats – uden at bekymre dig om, at andre distraherer dig. Det kan dog også give problemer.
Et problem er, at du måske glemmer vigtige deadlines. Du kan dog bruge Google Kalender til at afhjælpe dette problem. Det er nemt at holde styr på deadlines; du kan gå til Opret > Opgave og indtast hvad du skal bruge for at fuldføre. Når du har gjort det, skal du vælge den dato, hvor det skal betales.
Ud over Google Kalender kan du bruge værktøjer som Todoist og Microsoft To Do til lignende formål.
8. Bloker den tid, du skal arbejde med vigtige opgaver
En af fordelene ved hybridarbejde er, at du har fået mere fleksibilitet over din tidsplan. Konceptet "Deep Work" er fra Cal Newports bog om emnet, og en af kernekomponenterne involverer at arbejde med vanskelige opgaver i perioder hver dag - uden distraktioner.
Dybt arbejde er ikke noget, du kan forvente at gøre for en otte-timers dag, men det er en god idé at planlægge lommer til intensive opgaver. Du kan gå til Opret > Opgave at afsætte tid til at gennemføre dine projekter, og du kan også bestemme, om du vil opsætte gentagne opgaver.
Tidsblokering er svært i starten, og vi anbefaler at tjekke vores bedste tidsblokeringstip at hjælpe dig.
Google Kalender: En praktisk følgesvend til dine hybride arbejdsbestræbelser
Hybridarbejde kan gavne både arbejdsgivere og ansatte. Når det er gjort korrekt, kan du skabe et miljø af teammedlemmer, der kan samarbejde og innovere – samtidig med at du giver folk mere frihed. Ved at have mere kontrol over deres tidsplan vil du måske bemærke, at teammedlemmer er mere produktive.
Google Kalender kan løse mange problemer, der opstår fra hybride arbejdsmodeller, såsom begrænset gennemsigtighed og kommunikation. Prøv disse tips og se, om de virker for dig.
