Human Resource (HR) planlægning er en kritisk faktor for at bestemme succesen for en virksomhed. En HR-plan kan hjælpe dig med at forstå, hvor dit personale er i øjeblikket, og om du har personale nok til at håndtere fremtidige behov. Du kan identificere den uddannelse, som personalet kan få brug for i fremtiden for at øge deres produktivitet eller tilpasse sig nye teknologier.
HR-planen skal stemme overens med organisationens overordnede strategi. Du skal vide, hvilke projekter virksomheden har planlagt for fremtiden for at forstå mennesket ressourcer organisationen vil kræve for at opnå dem på en omkostningseffektiv, produktiv og effektiv måde.
1. Undersøg din organisations nuværende personalefærdighedssæt
For at bestemme, hvordan din plan klarer sig, skal du etablere basisproduktiviteten for den aktuelle situation. Du bliver nødt til at gennemgå nuværende entreprenører og medarbejdere og bestemme uddannelse, erfaring, færdigheder, omkostninger og produktivitet.
Evalueringer kan afsløre kritiske områder for forbedring på arbejdspladsen og årsagen til dem, og hjælpe ledere med at fokusere på områder, hvor der er behov. Processen kan hjælpe dig med at afdække uventede muligheder og styrker, herunder at identificere medarbejdere, der kan drage fordel af avanceret træning eller forfremmelse.
Regelmæssige evalueringer kan være et værdifuldt værktøj til at forstå en organisations svagheder og styrker og give dig mulighed for at overvåge succesen af de implementerede ændringer. Det giver dig også mulighed for at reagere hurtigere på fejl og udnytte succes, hvis løsningerne yder bedre end forventet. Når du undersøger dit nuværende personale, skal du være opmærksom på præstationsniveauer, antallet af medarbejdere, fordele, stillinger, færdigheder og kvalifikationer.
2. Forudsig fremtidige ændringer af nuværende personale
Ved at bruge din organisations strategiske plan som reference laver du forudsigelser om fremtidige menneskelige ressourcebehov. Evaluering af organisationens nuværende position sammenlignet med et estimat af fremtidige behov er afgørende for at skabe en ordentlig HR-plan.
Du skal identificere dit arbejdsudbud, klassificere dem efter type og sammenligne det med den fremtidige efterspørgsel, organisationen forventer. Målet er at udnytte arbejdsudbuddet for at sikre, at du kan imødekomme organisationens efterspørgsel uden at overskride den.
Det kan være udfordrende at forudsige uventede begivenheder som en pandemi, naturkatastrofer eller teknologiske fremskridt, der kan påvirke markedet. Nogle organisationer reducerer risikoen ved at forudsige efterspørgslen hver måned ud over at forudsige efterspørgslen flere år i forvejen.
Jo længere ude forudsigelserne er, jo større risiko tager du ved at handle på dem. Fordelen er, at hvis dine langsigtede forudsigelser er korrekte, har organisationen fordel af at tage affære før konkurrencen.
3. Lav en hulanalyse for at bestemme personalebehov
Når du har gennemført trin 1 og 2, kan du identificere, om der er væsentlige huller. En gapanalyse kan opstille specifikke behov, der kan bygge bro mellem organisationens nuværende arbejdsudbud og den forventede fremtidige efterspørgsel. Hvis et af problemerne er atmosfæren, er du måske interesseret i at lære hvordan man skaber et produktivt arbejdsmiljø for medarbejderne.
Nogle spørgsmål, du bør stille dig selv, når du laver din gap-analyse, omfatter:
- Arbejder alle medarbejdere efter deres styrker i deres nuværende roller?
- Skal medarbejderne lære yderligere færdigheder?
- Har organisationen brug for flere ledere?
4. Kombiner HR-planen til en større organisationsstrategi
Når du har gennemført de første tre trin, kan du begynde at implementere organisatoriske ændringer. Det er afgørende at kommunikere planen med organisationens afdelingsledere, hvilket kan omfatte potentielle træningsprogrammer og lobbyarbejde for yderligere midler fra ledende medarbejdere. Du skal gennemgå og justere planen for at imødekomme ændringer i organisationens mål.
Måder at udvikle og eksekvere din menneskelige ressourceplan
Human Resource-professionelle bruger teknologiske værktøjer til at hjælpe dem med at skabe, planlægge og overvåge fremskridtene i deres HR-strategi. Her er nogle af de værktøjer, de bruger:
Undersøgelser
At undersøge dine medarbejdere er en glimrende måde at lære om et specifikt HR-emne og foretage nødvendige ændringer. Du kan bruge Survey Monkey eller Google Forms at lave din medarbejderundersøgelse, og du kunne være interesseret i at lære hvordan man laver en ekstern medarbejderundersøgelse ved hjælp af Paperform.
Du kan bruge spørgeskemaer til at lære:
- Hvordan ledelsen har det med personalets kvalifikationsniveauer og produktivitet
- De typer af træningsprogrammer, som personalet er interesseret i
- Hvis medarbejderne er tilfredse med de fordele og kompensationsprogrammer, som organisationen tilbyder
- Hvordan medarbejderne har det med virksomhedskulturen, og om de føler sig forbundet med arbejdsmiljøet
- Antallet af medarbejdere, der føler, at organisationen værdsætter dem
- Hvis medarbejderne føler, at der er avancement muligheder i organisationen
- Svage punkter, der kan føre til et fald i produktiviteten eller høj omsætning
HR Dashboards
Organisationer kan få udviklet et brugerdefineret HR-dashboard, eller de kan købe et. Software som BambooHR og Paycor Udfør understøtter planlægningsprocessen, fordi de indsamler og viser værdifuld information. At læse om bedste værktøjer til sporing af medarbejderdeltagelse til din arbejdsplads kan være nyttigt.
Nogle ting, du kan spore med HR-dashboards, omfatter:
- Omsætningshastighed
- Personaletilfredshed
- Personalets produktivitetskapacitet
- Medarbejdernes færdighedsniveauer
- Interne kampagner
- Engagement fra jobkandidater
Performance Management Systemer
Software som WorkForceHub og WorkZoom kan hjælpe dig med at vurdere medarbejdere og deres præstationer. Du kan give og holde styr på præstationsvurderinger over tid og overvåge medarbejderforbedringer.
Ydelsesstyringssystemer er nyttige for HR-planlægningsprocessen, fordi de giver dig mulighed for at se hvilken type succes organisationen kan opnå ved at tilbyde uddannelse eller foretage ændringer i personalet roller. Du kan være interesseret i at lære om bedste medarbejdergenkendelsesapps og integrationer.
Human Resource Information Systems (HRIS)
Monday.com og Springende er eksempler på HRIS-software, der kombinerer forskellige HR-operationer, opsummerer blandt andet ansættelse, tilmelding, rekruttering, personaleomsætning, produktivitet og tilfredshed. HRIS giver dig mulighed for at automatisere visse funktioner, såsom logning af medarbejdertimer og sortering i jobhenvendelser. Du kan bruge systemet til at ændre din HR-plan eller måle fremdriften for de ændringer, der allerede er foretaget.
Software til analyse af kompensation og fordele
Du kan bruge software som f.eks Zenefits eller Dagstyrke HCM at sammenligne lønninger og fordele med populære frynsegoder og økonomiske tendenser. Brug af softwaren kan være nyttig i planlægningsprocessen for at bekræfte, om medarbejderne får lønninger og fordele, der stemmer overens med de bredere branchetrends. Du kan også bruge værktøjet til at forbedre personaletilfredsheden, reducere omsætningen og forbedre produktionskapaciteten.
Der er adskillige værktøjer tilgængelige, som kan hjælpe dig med at planlægge og administrere dit HR-ansvar. Uanset om du arbejder for en stor virksomhed eller en lille virksomhed, kan du finde løsninger, der opfylder dit budget. Succesfuld styring af en af dine mest værdifulde ressourcer, dit personale, er en faktor, der kan gøre eller ødelægge en organisations succes.
Uanset om organisationens personale arbejder eksternt eller på kontoret, er der værktøjer, som medarbejderne kan bruge til at give dig et klart billede af, hvordan de har det med organisationen og deres fremtid indenfor den. Er du bekendt med Google Workspace-apps, der kan hjælpe din HR-ledelse?