Google Sheets er et godt alternativ, hvis du ikke vil betale for Microsoft Excel. Google Sheets er et regnearksprogram, der leveres gratis med Google Docs Editor-pakken. I modsætning til Excel er Google Sheets også skybaseret, hvilket betyder, at du kan dele dine regneark med alle og arbejde på dem samtidigt.
En af de mest populære anvendelser af Google Sheets er som et projektstyringsværktøj, men alligevel har Google Sheets ikke mulighed for at oprette et Gantt-diagram i dets diagrameditor. Ikke desto mindre er der løsninger til at gøre dette for at hjælpe dig med at spore dine projekter. Vi viser dig hvordan.
Hvornår skal man bruge et Gantt-diagram
Gantt-diagrammer bruges af projektledere på tværs af stort set alle de mest populære projektledelsesmetoder. Selvom de i det væsentlige er vandrette søjlediagrammer, er Gantt-diagrammer en fantastisk måde at visualisere fremskridt på og bruges typisk til at opdele store projekter i mere håndterbare bidder.
Gantt-diagrammer er også nyttige, hvis dit projekt kræver, at du rapporterer ved bestemte milepæle, eller hvis dit projekt involverer mange mennesker.
Sådan laver du et Gantt-diagram i Google Sheets
Desværre er der ikke en knap, du kan trykke på i Google Sheets, som laver et Gantt-diagram til dig, men det burde ikke forhindre dig i at opbygning af en funktionel projektledelsestavle i Google Sheets. Hvis du vil lave et Gantt-diagram i Sheets, er der to måder at gøre det på.
1. Den nemme måde at oprette et Gantt-diagram i Sheets – skabeloner
Den nemmeste måde at lave et Gantt-diagram i Google Sheets er med en færdiglavet skabelon. Skabeloner gør det meste af det hårde arbejde for dig, så du kan fokusere på at forfine dit Gantt-diagram i stedet for at bygge det fra bunden.
Du kan finde en Gantt-diagramskabelon på dit Google Drev ved at oprette et nyt Google Sheet fra en skabelon. For at gøre dette skal du åbne dit Google Drev og vælge + Ny, og vælg derefter Google Sheet, og vælg derefter Fra en skabelon.
Dette vil åbne op for Skabelongalleri. Inde i Skabelongalleri, rul ned til afsnittet med titlen Projektledelse, og du finder en skabelon med titlen Gantt-diagram af Smartsheet.
Hvis ovenstående Smartsheet-skabelon ikke vises for dig, eller den ser lidt overvældende ud, så giv denne gratis Gantt-kortskabelon fra Forbes Advisor et forsøg. Det er meget mere grundlæggende, men vil spare dig for en masse tid.
2. Sådan laver du et Gantt-diagram fra bunden i Google Sheets
Hvis du ikke vil bruge en skabelon til at lave et Gantt-diagram i Google Sheets, så kan du lave et fra bunden. Sådan opretter du et Gantt-diagram ved hjælp af et stablet søjlediagram i Google Sheets.
Indtast dine projektdata på et nyt Google Sheet. Dette skal indeholde hver opgaves navn og start- og slutdatoer.
Dernæst skal du regne ud varigheden af hver opgave. Brug en grundlæggende Google Sheet-formel for at gøre det nemmere at beregne varigheden af hver opgave. En formel vil også sikre, at eventuelle ændringer af dine opgavers start- og slutdatoer afspejles i dit færdige Gantt-diagram.
Brug denne formel til at beregne varigheden af hver opgave: Slutdato – Startdato = Varighed.
For eksempel, hvis din startdato er i kolonne B, række tre, og slutdatoen er i kolonne C, række tre, ville du bruge formlen: =sum (C3-B3). Du behøver kun at skrive denne formel én gang og kan derefter trække den ved hjælp af den lille blå boks i hjørnet. Dette vil anvende formlen på alle de valgte data.
Hvis du kæmper med det grundlæggende i Google Sheets, tjek nogle af vores andre selvstudier.
Dernæst skal du lave et stablet søjlediagram. For at gøre dette hjælper det at have oprettet en anden tabel med dine opgavenavne, den dag, de starter, og deres varighed.
Fremhæv din anden tabel med dine opgavenavne, startdagen og varigheden, og vælg derefter Indsæt, og så Diagram. Hvis Google Sheets ikke automatisk har valgt et stablet søjlediagram, kan du manuelt ændre diagramtypen.
Lige nu har du et stablet søjlediagram, men som du kan se, ligner det ikke et Gantt-diagram. For at få dette søjlediagram til at se ud og føles mere som et Gantt-diagram, skal du foretage nogle ændringer i dine diagramindstillinger.
Først skal du fjerne den blå del af de stablede søjler, som repræsenterer startdagen for hver opgave. At gøre dette, Dobbeltklik diagrammet for at åbne Chart editor og klik derefter på den blå del af grafen.
Dette vil åbne Serieindstillinger. Du kan ikke slette de blå bjælker helt, men du kan gøre dem usynlige ved at ændre deres opacitet fra 100 % til 0 %.
Nu kan du ikke se dem, men de holder stadig de vigtige røde dele af dit søjlediagram, hvor de skal være.
Dernæst skal du fjerne forklaringen fra dit diagram. Klik på etiketterne øverst i dit diagram, og skift derefter deres placering fra toppen til ingen. Du kan også slette forklaringen ved at trykke på slette knappen på dit tastatur.
Giv endelig dit Gantt-diagram en titel efter dobbeltklik den eksisterende titel og foretage dine ændringer. Du kan også slette aksetitlen ved at klikke på den og derefter trykke på slette på dit tastatur.
Hvis du ikke er fan af rød, så skift farven på de røde bjælker ved klikke en af dem og derefter vælge en ny Fyld farve.
Nu har du et Gantt-diagram, der opdateres automatisk, når du ændrer en given opgaves start- eller slutdato.
Håndtering af projekter i Google Sheets
Du ved nu, hvordan du laver et Gantt-diagram i Google Sheets. Uanset om du vælger at bruge en skabelon eller lave et Gantt-diagram fra bunden, er du nu klar til at styre et projekt ved hjælp af Sheets.
Projektstyringsværktøjer som Asana kan lave Gantt-diagrammer til dig, men de er også betalte programmer. Google Sheets er helt gratis, så det er værd at lære, hvordan man administrerer et projekt i Google Drev, hvis du ikke har et stort budget til projektstyringssoftware.
