Det vil tage meget tid, hvis du skal sende mange personlige e-mails manuelt. Godt nok er Mail Merge – en Google Sheet-tilføjelse, der lader dig bruge en database til hurtigt at sende tilpassede e-mail-blasts. Når du har konfigureret tilføjelsen i dine Google-ark, skal du blot forberede en e-mailskabelon med pladsholdere, og så er du i gang.

Udnyt denne funktion, hvis du har brug for at sende en masse målrettede e-mails, men ikke ønsker at forpligte dig til en automatiseret marketingløsning. Se, hvordan du konfigurerer og bruger Mail Merge i Google Sheets.

Sådan bruger du Mail Merge i Google Sheets

Vi opdelte trinene til brug af brevfletning i Google Sheets i tre dele med flere trin for hver.

Følg instruktionerne nedenfor omhyggeligt for at forstå processen og implementere den med succes.

Del 1: Installer Mail Merge

Den første ting du skal gøre for at komme i gang er at installere Mail Merge.

Bare gå til Brevfletning i Google Workspace Marketplace og ramte Installere knap. Vælg Blive ved i bekræftelsesprompten.

instagram viewer

Vælg derefter din foretrukne e-mail-konto og klik Tillade for at sikre, at tilføjelsen har den nødvendige adgang. Når installationsprocessen er færdig, skal du konfigurere funktionen i Google Sheets.

Følg nedenstående trin for at fortsætte med det:

  1. Start Google Sheets og klik på Fanen Udvidelser i båndmenuen.
  2. Vælge Mailfusionmed vedhæftede filer fra kontekstmenuen og klik på Aktiver brevfletning.
  3. Når udvidelsen er aktiveret, skal du navigere til Brevfletning med vedhæftede filer > Opret fletark.
  4. Du skulle nu se en fletteskabelon med kolonner som fornavn, efternavn, e-mail-adresse, planlagte data osv. i regnearket. Du kan indtaste oplysningerne manuelt for at komme i gang, samt tilføje flere kolonner efter dine præferencer.
  5. Hvis du vil tilføje dine Google-kontakter til regnearket, skal du gå til Brevfletning med vedhæftede filer på fanen Udvidelser og vælg Importer Google-kontakter.
  6. I den følgende dialog skal du vælge en kontaktgruppe og derefter trykke på ImportereKontaktpersoner knap.

Når kontakterne er eksporteret, kan du komme i gang med det samme. Det, vi virkelig godt kan lide ved Mail Merge with Attachments-udvidelsen er, at du kan planlægge e-mails i henhold til dine præferencer, som at sende påmindelser mandag til én batch og onsdag til en anden. Sørg dog for at bruge formatet dd/mm/åååå tt: mm dato og klokkeslæt for dette afsnit for at undgå fejl.

For det andet kan du indsætte vedhæftede filer i form af links til bestemte brugere. Du skal blot gå over til dit Google Drev og kopiere linket til en fil, du vil dele. Indsæt det link i Vedhæftede filer fanen, og du er godt i gang. Mens du er i gang, kan du også bruge alternative farver i Google Sheets eller ændre hele temaet at bringe dit dokument til live.

Trin 2: Opret en skabelon

Når du har forberedt dit Google Sheet, er det tid til at oprette en e-mail-skabelon til modtagerne.

Vi vil bruge {{feltnavn}} som pladsholder i denne metode.

Her er alt hvad du skal gøre:

  1. Gå til fanen Udvidelse i Google Sheets og Brevfletning med vedhæftede filer > Konfigurer brevfletning.
  2. Vælge Opret e-mail-skabelon fra de tilgængelige muligheder, og klik derefter på Redigere knappen ved siden af ​​indstillingen Brug en visuel editor.
  3. Indtast emnet for e-mailen i Emnefelt. Du kan tilføje en pladsholder som {{First Name}}.
  4. Tilføj derefter e-mail-teksten ved hjælp af samme metode. Hvis du sender e-mailen til flere modtagere til samme formål (som en mødepåmindelse), kan du også vedhæfte filer i kladden.
  5. Klik Gemme at bruge dette udkast i fremtiden.

Trin 3: Test funktionen

Når regnearket og e-mail-kladden er klar, kan du begynde at sende e-mails. Men før du begynder at sende dem ud til rigtige mennesker, kan du instruere Mail Merge with Attachments til at sende dig en test-e-mail.

Sådan kan du teste, om tilføjelsen fungerer fint:

  1. Udvid Send e-mail-kampagne sektion af kontekstmenuen, du åbnede tidligere.
  2. Klik på Send en test-e-mail mulighed og vælg Gå.

Du bør nu modtage en test-e-mail på den Gmail-konto, du tilmeldte dig med. Hvis alt er godt at gå, kan du vælge Kør brevfletning næste gang for at fortsætte.

Send tilpassede e-mails med Google Sheets og Mail Merge

Nu burde du være i stand til at konfigurere Mail Merge-udvidelsen i Google Sheets og bruge den effektivt til arbejdet, især til marketingopgaver. Når du ønsker at stoppe med at bruge denne funktion i fremtiden, kan du gå tilbage til siden Google Marketplace i Mail Merge og klikke på knappen Afinstaller.