Hvis du nogensinde har ryddet op i et skab, ved du, hvor nemt det er at finde dine ting efter. Ikke kun fordi der er mindre at gå igennem, men fordi du har fjernet alt, som du ikke længere bruger eller ikke hører til.
Det samme gælder for dine projektstyringsværktøjer. Du bruger dem til at holde styr på dine opgaver, men nogle gange kan det blive kontraproduktivt at gennemsøge dem eller mellem dem.
Når du praktiserer minimalisme med dine ting, er du kun omgivet af dine mest værdifulde og yndlingsejendele. Så hvorfor skulle du have en minimalistisk tilgang til dine projektstyringsværktøjer? Læs videre for at finde ud af det.
Forestil dig dette: Du og dine kolleger bruger ClickUp til at administrere din kreative arbejdsgang, Asana til at sende projektanmodninger og Notion til alt andet. Mens du ved, hvor du kan finde eller placere alt, skal du bladre mellem værktøjerne for at komme dertil. Så er der de tidspunkter, hvor en opgave falder ind imellem. Du kan ikke rigtig placere den i nogen af softwaren, så du vælger en og skal minde dig selv om, hvor den er.
Ved at holde fast i én software til alle dine projekter sparer du tid. Tænk på, hvor ofte du logger ind eller ud eller flytter mellem flere. For ikke at nævne at scrolle igennem for kun at finde ud af, at den information, du har brug for, er et andet sted.
Ved første øjekast tror du måske, at en enkelt software ikke vil klare alle dine behov, men dem som Notion, ClickUp og monday.com er meget tilpasselige. Det første skridt ind komme i gang med enhver projektstyringssoftware bestemmer, hvordan du vil bruge det. Derfra kan du kombinere planlægning og kreativitet for at skitsere dine arbejdsgange og projekttavler.
Du og dit team klarer det. Du oplister omhyggeligt hver opgave og sørger for at inkludere detaljer. Men du klikker ofte på den forkerte opgave, og dine sider er så lange, at du bliver utålmodig, mens du scroller.
Hvis du synes, at dine projekttavler er for lange eller rodede, er der en enkel løsning. Uanset om alle er ansvarlige for deres egne opgaver, eller du udpeger nogen til at rydde op i tingene, vil du gerne sikre dig, at du holder styr på vedligeholdelsen. Det betyder:
- Arkivering af udførte opgaver.
- Sletning af dubletopgaver.
- Angiver kun relevante oplysninger.
- Holder sig til aktuelle varer.
- Sørg for, at data og noter er opdaterede.
Ved regelmæssigt at gå igennem og rydde op, vil det være en leg at finde det, du har brug for.
3. Færre funktioner betyder færre genstande at administrere
Til undgå træthed ved brug af projektstyringssoftware, er det vigtigt at have en stærk forståelse af, hvad du vil gøre med det – i stedet for at lade et programs klokker og fløjter gøre det for dig. En widget eller integration, der virker nyttig nu, kan simpelthen blive et ekstra trin i din proces.
At se på, hvordan du allerede tildeler og administrerer opgaver, hjælper dig med at bestemme, hvilke funktioner der er mest nyttige, og hvilke der kun er støj. Du kan finde det nyttigt nok at bruge de grundlæggende funktioner, såsom softwarens lister, kommunikationsværktøjer og påmindelser.
Ved kun at holde sig til de mest nyttige funktioner bliver layoutet af dit board eller arbejdsflow også renere og nemmere at navigere.
Mindre betyder mere produktivitet og fokus
En minimalistisk tilgang til dine projektstyringsværktøjer vil hjælpe dig med at spare tid på at finde det, du har brug for, og du har den mest relevante og opdaterede information foran dig. Derudover kan du med et øjeblik se, hvor du og din tid er.
Det betyder, at du skal begrænse antallet af værktøjer, du bruger, holde et ryddeligt tavle med aktuelle oplysninger og kun holde dig til funktioner, der gavner dig.
