Det kan være besværligt at vælge det rigtige projektstyringsværktøj til dig og dit team, især når du har brug for flere pladser, men ikke har budgettet. Hvis du ikke er klar til at investere endnu, eller du stadig er på jagt, kan du i mellemtiden bygge en funktionel projektledelsestavle i Google Sheets. Fortsæt med at læse for at lære hvordan.
Kortlægning af dit projektkort i Google Sheets
Først og fremmest skal du bestemme, hvilke kolonner du vil bruge i dit board. For at gøre det skal du lave en liste over de grundlæggende oplysninger, du skal videresende, såsom opgavenavn, forfaldsdato, prioritet, status og noter.
En ejerkolonne vil angive, hvem der arbejder på opgaven, hvis du samarbejder med andre. Hvis flere personer uddelegerer i bestyrelsen, vil du også gerne inkludere en kolonne, der viser, hvem der har tildelt den.
Dernæst skal du tænke på enhver information, der er unik for din arbejdsgang. Målet er at skabe et hurtigt overblik over opgaver for dig og dine kolleger. Nogle eksempler er klient-id-numre, farvekoder, kontaktoplysninger, links osv. Uanset hvad du vælger, skal du sikre dig, at du bruger den til de fleste af dine opgaver, så kolonnen ikke blot er endnu et trin – eller endnu værre, rod.
Sådan opretter du et projektledelsestavle i Google Sheets
Google Sheets gør det ret nemt at oprette en funktionel projektledelsestavle. Her er de trin, du skal tage:
1. Frys din øverste række
Når du har en liste over de kolonner, du gerne vil inkludere, skal du skrive dem i dit regneark øverst og fryse rækken i Google Sheets så det bliver hos dig, mens du ruller. For at gøre det:
- Fremhæv hele rækken.
- Gå til Udsigt i øverste venstre hjørne.
- Vælg Fryse.
- Vælge 1 række.
2. Tilføj formatering til din datokolonne
For at gøre tilføjelse af datoer til dit bord konsekvent, kan du tildele formatering til din deadlinekolonne. For at gøre det:
- Vælg hele kolonnen.
- Gå til Format i topmenuen.
- Vælg Nummer.
- Vælge Dato.
Du behøver ikke at gøre noget ved opgaven og notesøjlen - bare behold dem i tekstformatet. For kolonnerne prioritet, status og ejer vil en dropdown være nyttig - det kan du læse om i næste afsnit.
3. Opret en funktionel statuskolonne i Google Sheets
Med software som ClickUp og Asana kan du hurtigt indstille en opgaves status med et par klik. For at gøre det i Google Sheets, kan du bruge Data validering at oprette en flyvemenu med flere ord at vælge. For at gøre det:
- Vælg cellerne under din overskrift.
- Gå til Data øverst på din skærm.
- Vælg Data validering fra menuen.
- Ved siden af Kriterier, vælg Liste over varer.
- Til venstre skal du indtaste de ord, du vil inkludere, adskilt af et komma.
- Hit Gemme.
Du kan gentage de samme trin for at indsætte en rullemenu i andre celler under din overskrift.
Nu vises en rullemenu i cellerne. Med cellerne stadig markeret, kan du tilføje betinget formatering for at farvekode dine statusser. For at gøre det:
- Gå til Format øverst på din skærm.
- Vælg Betinget formatering, og en sidemenu vises.
- Dobbelttjek, at dine fremhævede celler er valgt i Anvend på rækkevidde boks.
- Under Formatregler, klik på rullemenuen nedenfor Formater celler, hvis... og vælg Tekst indeholder.
- Indtast status i feltet, der vises nedenunder.
- Under Formateringsstil, ændre baggrunden eller tekstfarven.
- Hit Færdig.
- Gentag med de resterende statusser.
Når du har tilføjet farvekodning til hver mulighed, skal du klikke gennem dem for at sikre, at de virker, før du kopierer og indsætter rullemenuen i hele kolonnen. For at indsætte skal du vælge kolonnen med bogstavet øverst og fravælge titelcellen ved at klikke på den, mens du holder CMD eller CTRL før du sætter den ind.
4. Føj noter til dit projekttavle i Google Sheets
Ved at bruge et projektkort som dette kan du opbevare alt på ét sted, inklusive dine opgavenoter. Det betyder, at du kan undgå at gennemsøge kommunikation, dokumenter og papirerne på dit skrivebord for detaljer. Derudover kan du eliminere behovet for at e-maile opgavenoter til dine kolleger.
Med det sagt, vil du gerne holde dine noter ryddelige for at forhindre, at de bliver distraherende eller kontraproduktive. Her er nogle tips til at hjælpe dig med at formatere dem:
- Dobbeltklik ind i en celle for at redigere teksten indeni.
- Tilføj et linjeskift vha Option + Enter på Mac eller Ctrl + Enter på Windows.
- Tilføj et punkttegn foran din tekst ved at trykke på Mulighed + 8 på Mac eller Alt + 0149 på Windows.
- Kopier og indsæt punkterne, hvis du vil bruge dem igen. Google Sheets understøtter ikke faktiske.
- Tankestreger fungerer også som punkttegn for at gøre tingene lettere.
- Indstil din Tekstombrydning til Klip, så det vil ikke gå uden for cellegrænsen.
- Clip vil også forhindre celler i at blive for lange.
- Dobbeltklik på en celle med klippet tekst for at se dens indhold.
Andre ting at bemærke, når du laver et projektkort i Google Sheets
Her er nogle andre ting, der kan hjælpe dig med at administrere dit projektbord:
- Tag dine kolleger hvor som helst, inklusive din ejerkolonne, ved hjælp af @-symbolet efterfulgt af deres navn eller e-mail.
- Brug kommentarer til at holde kommunikationen inden for dit bord adskilt fra opgaveinformationen - bare føj en til den nøjagtige celle, du har et spørgsmål om.
- For at arkivere dine fuldførte opgaver skal du tilføje et nyt ark ved at klikke på tilføjelsessymbolet i nederste venstre hjørne af skærmen og derefter kopiere og indsætte dine opgaver.
- Arkivering eller sletning af tidligere opgaver sikrer, at du har de vigtigste og mest ajourførte oplysninger foran dig – og du vil være i stand til at finde tingene hurtigere.
- Hvis du eller din kollega ved et uheld sletter eller overskriver noget, kan du bruge versionshistorikken findes øverst i midten af Google Sheets for at gå tilbage og tjekke det ud eller vende tilbage til en tidligere lagring.
Få organiseret dine projekter med Google Sheets
At oprette en projekttavle i Google Sheets er en enkel, budgetvenlig løsning for dem, der ønsker at holde styr på opgaver eller samarbejde med et team. Med lidt indledende planlægning og lidt arbejde kan du bygge en, der giver dig mulighed for at tilføje oplysninger med blot et par klik.
En yderligere fordel er, at ud over at bygge skabelonen, er der mindre læringskurve for dig og dine kolleger at vedligeholde den, hvis du allerede har brugt regnearkssoftware. Derudover kan du tilføje så mange eller så få funktioner, som du vil.
