Nye ideer til arbejdsugen er dukket op, efterhånden som flere virksomheder forsøger at bekæmpe udbrændthed. For eksempel er et socialt eksperiment at ændre en 40-timers, fem-dages arbejdsuge til en 32-timers, fire-dages arbejdsuge.
Mens nogle bekymrer sig om, at en reduktion af antallet af arbejdstimer vil mindske produktiviteten, er det ikke nødvendigvis sandt. Ifølge rapportering fra BBC, viste et fireårigt forsøg med 32-timers arbejdsuge, at "produktiviteten forblev den samme eller forbedret på de fleste arbejdspladser."
Hvis din arbejdsplads overvejer at skifte til en 32-timers arbejdsuge, skal du følge disse fem trin for at maksimere produktiviteten.
1. Organiser opgaver
For at sikre, at vigtige opgaver er en topprioritet, skal du liste dine opgaver for den pågældende dag (eller uge, hvis du vil planlægge på forhånd). Når du ser på listen, sorterer du hver opgave i tre kategorier: Høj prioritet, Middel prioritet, og Lav prioritet.
Opgaver med høj prioritet er afgørende for din virksomhed, som skal udføres hurtigt. Opgaver med middel prioritet skal udføres omgående, men kan blive lidt forsinket. Endelig er lavt prioriterede opgaver dem, der skal udføres, men ikke med det samme.
Hvis du ikke er sikker på, hvordan du skal klassificere dine opgaver, så prøv tre-strejs-systemet til at prioritere din opgaveliste.
Når du lister og sorterer dine opgaver, skal du bruge en app til samarbejdende noter som f.eks Microsoft OneNote eller Google Keep så hele dit team ved, hvilket arbejde de skal prioritere. En note-app vil også give dine teammedlemmer mulighed for at give feedback på listen over prioriteter, så du kan sikre dig, at det væsentlige arbejde er afsluttet først.
2. Del kalendere
Fortsæt det samarbejdsmomentum, du startede med at organisere opgaver, ved at få dit team til at dele deres kalendere. De fleste kalenderapps, f.eks Microsoft Outlook og Google Kalender, giver dig mulighed for at dele din tidsplan med andre brugere.
Bevidsthed om alles tidsplan er nøglen til at opretholde et produktivt miljø. Ved at dele din kalender med dit team kan alle holde styr på vigtige teammøder og sikre, at de ikke forstyrrer kolleger i perioder med spærret tid.
Det bliver også nemmere at fjerne unødvendige møder. At kende alles tidsplan vil give dig mulighed for at finde ud af et tidspunkt for alle at mødes i stedet for at have flere engangsmøder. Det vil også lade dig se, om mødeemner bliver gentaget.
3. Brug timerapps (og lyt til dem)
Med din arbejdsuge reduceret med 20 %, bliver hvert minut af dagen en mere værdifuld ressource. For at optimere din tid skal du lave en tidsplan for dig selv og holde dig til den. Bloker tid i din kalender for hver opgave, du skal udføre, og til møder og pauser (fordi du skal tage tilstrækkelige og genoprettende pauser at være bedst).
Når du har lavet din tidsplan, skal du indstille en timer for hver opgave. Nogle populære timer-apps inkluderer Pomofokus og Toggl. Uanset hvilken app du vælger, skal du sørge for at lytte til den. Når din timer fortæller dig at stoppe, bør du stoppe og gå videre til din næste opgave, selvom du ikke er færdig med den.
For at bekæmpe ufærdigt arbejde skal du altid tilføje en indhentningsblok til din tidsplan. En catch-up blok er en fast mængde tid, du giver dig selv til at fortsætte med at arbejde med opgaver, du ikke havde tid til at afslutte. Tilføjelse af en vil give dig mulighed for at holde dig på sporet for at fuldføre alt dit arbejde.
4. Brug et Cloud Storage System
Deling af dokumenter er afgørende for enhver virksomhed. Heldigvis er dagene med papirlagersystemer, som begrænsede tilgængeligheden, for længst forbi. Men i et 32-timers arbejdsmiljø vil ikke et hvilket som helst digitalt lagringssystem duge.
Sørg for, at dit team deler dokumenter i et cloud-delingsmiljø, f.eks OneDrive eller Google Drev. Når du hoster dokumenter i et lokalt miljø, er adgangen begrænset, hvilket bremser arbejdsgangene. Cloud-lagringssystemer giver alle adgang til nødvendige materialer, hvilket forhindrer fartbump i hverdagen.
Cloud-lagringssystemer giver også alle mulighed for at spore arbejdsfremskridt, hvilket hjælper på tværs af samarbejdende projektindsatser. Men for at gøre dit cloud-lagersystem tilgængeligt, organiser og rydde op i dit skylager fra tid til anden. På denne måde vil du og dine teammedlemmer ikke spilde tid på at sortere forældede mapper og filer for at finde det, du har brug for.
5. Spor din dag på et regneark
Ud over at spærre tid i din kalender, optag dine daglige opgaver på et regneark ved hjælp af et program som f.eks Microsoft Excel eller Google Sheets. Registrer hver opgave og hvor lang tid jobbet tog dig.
Når du registrerer tiden for en opgave, skal du ikke bare lægge det, du har spærret af, i din kalender. Hvis du i stedet har brug for mere tid til at fuldføre en opgave, så skriv det ned. At kende den samlede tid, du bruger på en opgave, er afgørende for at finde ud af, hvordan du kan optimere din dag.
Efter en uges sporing af den tid, du brugte på dine daglige opgaver, kan du se, hvordan din tid blev spredt ud over listen over opgaver, du skulle udføre. Studer listen og spørg dig selv, hvad den siger. Hvor bruger du det meste af din tid? Hvilke opgaver tager længere tid end forventet? Hvor kan du skære ned på tidsforbruget?
Denne sporing og afhøring giver dig mulighed for bedre at forstå, hvordan din tid bliver brugt i løbet af dagen. Ved at vide, hvor din tid bliver brugt, kan du finde ud af, hvad der kan skæres ned, uddelegeres og har brug for mere opmærksomhed.
Maksimer din 32-timers arbejdsuge
For at maksimere produktiviteten i løbet af din 32-timers arbejdsuge skal du huske at organisere dine opgaver, dele dine kalendere, bruge timer-apps, bruge cloud storage og spore din dag. Disse fem trin er mindre ændringer af din arbejdsdag, som vil påvirke din arbejdsuge betydeligt.
Det er vigtigt at huske, at tab af otte timer om ugen ikke betyder, at du skal miste noget af dit arbejdsoutput. Tværtimod kan skift til fire-dages arbejdsuge motivere dit team til at arbejde hårdere.
Produktivitet handler ikke altid om den tid, du har; det handler om, hvordan du bruger den tid.
