Fildeling er almindelig praksis i teamwork. Men det er kontraproduktivt, når de filer, du deler, er uorganiserede og strøer dit system. Der er kun så meget arbejde, du kan gøre midt i rodet.
Organisering af dine delte filer er nøglen til at strømline din arbejdsgang. Hvis du undlader at gøre dette, kan du miste vigtige filer eller blande dem sammen i løbet af arbejdet. Se effektive måder at organisere dine delte filer på for øget produktivitet.
1. Gennemgå eksisterende filer
Det er nødvendigt at gennemgå eksisterende filer med jævne mellemrum for at holde dit system velorganiseret. Der er en stor chance for, at du har nogle filer på dit system, som du ikke bruger eller har brug for længere. Disse filer kan blive der og optage plads uden din viden.
Tag dig altid tid til at gennemgå dine filer, så du kan slette dem, du ikke længere har brug for, og opdatere forældede for at få mest muligt ud af dem. At gennemgå dine filer alene kan være svært at holde trit med. Uddan og lær dine teammedlemmer eller medarbejdere om vigtigheden af at gennemgå eksisterende filer. Denne enkle pligt skaber et rent arbejdsområde for højere effektivitet.
2. Opret og navngiv dine mapper i detaljer
Intet er mere desorienterende end at skulle bruge det meste af din arbejdstid på at lede efter filer i dit system. Spar dig selv besværet ved at oprette forskellige mapper til dine filer i henhold til deres kategorier.
Mestring hvordan du organiserer dine mapper i detaljer sparer tid og øger produktiviteten. Du kan hurtigt navigere i dine filer eller mapper uden at åbne dem for at identificere eller få adgang til dem. På samme måde hjælper oprettelse og navngivning af dine mapper dine teammedlemmer med at identificere, hvilke filer der tilhører dem for adgang, og dem der indeholder følsomme oplysninger.
Når du navngiver din mappe, så prøv så meget som muligt at undgå at bruge lange og komplicerede navne, fordi de er svære at huske. Undgå også at bruge specialtegn og symboler, fordi de ikke kun er ikke synlige, men de er også meningsløse. Til sidst, hvis du skal bruge mellemrum til at adskille ord, skal du bruge understregninger eller bindestreger i stedet.
3. Begræns dine mapper
Selvom det er en god praksis at oprette og navngive mapper til at organisere delte filer, skal du ikke overdrive det. At have en enkelt mappe for hver fil, du har, vil skabe rod. Du vil have for mange filer på dine systemer, og det kan være overvældende.
Så i stedet for at oprette en mappe for hver fil, flet filen ind i en mappe med lignende indhold. Du ved præcis, hvor du skal lede, når du leder efter filer i samme kategori.
4. Grøft lokal opbevaring
Lokal lagring plejede at være i-tinget, men med digitalisering er der flere levedygtige muligheder. Så hvis du stadig bruger lokal lagring til at gemme dine filer, sidder du fast i fortiden. Udover at være dyrt at vedligeholde på grund af køb af højere båndbredde til at gemme flere filer, udgør lokal lagring en sikkerhedsrisiko. Hvis nogen manipulerer med din lagerenhed, kan du miste alle de oplysninger, du har på den.
Så i stedet for lokal lagring, gå efter cloud-lagring. Med cloud storage kan du få fjernadgang til dine filer, få mere lagerplads og implementere stærkere sikkerhed. Tjek ud billigste cloud storage udbydere for at spare omkostninger.
5. Adopter software med versionskontrol
Der er en stor chance for, at du bliver nødt til at ændre dine filer, efter du har oprettet dem. Versionskontrol hjælper dig med at holde styr på ændringer foretaget af en fil eller samling af filer. At spore ændringer manuelt er skræmmende og kan forvirre dig.
Ligesom du kan bruge versionskontrol apps for at øge din produktivitet, kan du bruge filorganiseringssoftware med versionskontrol til at spore de ændringer, du foretager til en fil, så du ikke blander dem sammen.
Det er versionskontrolsystemets rolle at holde alle teammedlemmer på samme side. Det vigtigste er, at det sikrer, at alle i teamet samarbejder og arbejder på det samme projekt, samtidig med at det sikres, at de alle bruger den seneste version af filen.
6. Opret genveje og favoritter
Hvis du har et budget eller har brug for en hurtig handling, er det bedst at oprette genveje og favoritter. En genvej er en reference til en harddiskfil. Et program, en fil eller en mappe kan bestemmes af dens markør.
Da den indeholder oplysninger om den originale fils placering, er genvejen en lillebitte fil, der bruger meget lidt lagerplads. Duplikatet matcher ikke nøjagtigt den originale fil. Den originale fil er således stadig intakt, når du fjerner genvejen.
Du kan placere de mest brugte programmer og mappegenveje på let tilgængelige steder, såsom dit arbejdes dashboard eller hurtigstartbar ved hjælp af genveje.
7. Foropret mappeskabeloner
En anden måde at organisere dine delte filer på er at præ-oprette en midlertidig skabelon. Du kan på forhånd oprette mappeskabeloner, hvis du er usikker på, hvilken skabelon du skal bruge i øjeblikket.
Forudoprettelse af en mappeskabelon hjælper dig med at holde nogle filer i en mappe i stedet for at efterlade dem hvor som helst i dit system. Det forhindrer også rumsvampe. Hvis du endelig bestemmer din stand på disse forudoprettede mapper, kan du måske flytte dem til dit permanente lager.
8. Udnyt automatiseret organiseringssoftware
En af de mest effektive måder at organisere dine delte filer på er at inkorporere automatiseret organiseringssoftware i dit system. At organisere filer manuelt er ikke kun kedeligt, men også tidskrævende. At flytte forskellige filer til bestemte placeringer kræver opmærksomhed på detaljer.
Alligevel er der en tendens til, at tingene glider igennem sprækkerne. Men det er et andet boldspil, når du automatiserer processen med organiseringssoftware. En effektiv organiseringssoftware vil placere dine delte filer på de rigtige steder med lidt eller ingen overvågning. Du og dit team vil have mere tid til at fokusere på vigtigere opgaver for at øge din produktivitet.
9. Slet forældede filer
Forældede filer er til ingen nytte for dig. Medmindre du planlægger at opdatere dem, har de ingen forretning i dit system. Hvis du gør status over dine filer, kan du opdage, at de filer, du ikke længere bruger, optager betydelig lagerplads. Hvis du sletter dem, får du mere plads til at oprette og gemme relevante filer.
Hvis du efterlader forældede filer i dine systemfiler, kan det ved et uheld smelte sammen med nyere eller nuværende filer, hvilket forårsager forvirring. Dette scenarie kan opstå, når disse filer er i hænderne på nye eller uerfarne medarbejdere. For at automatisere denne proces kan du vælge filsletningssoftware som PrivaZer, Filmakulator, og Glary Utilities, blandt andre.
Organisering af delte filer for øget produktivitet
Et rent arbejdsområde øger produktiviteten. Du kan nemt få adgang til ethvert dokument, du har brug for, og flytte rundt på tingene uden forhindringer. Organisering af dine delte filer vil ikke kun øge din produktivitet, men også gøre dig mere effektiv, da du vil være mere fokuseret på de opgaver, du har ved hånden.
Interessant nok behøver du ikke gøre det helt alene. Du kan bruge automatiserede værktøjer til at løfte og placere, så du kan deltage i andre opgaver, der kræver din opmærksomhed.
