Hvor opbevarer du dine kundenotater? Sidder de på dit skrivebord i en notesblok eller i et dokument på din harddisk? At gøre dette kan skabe et par udfordringer:
- At finde dem igen.
- Send dem til dine kolleger – som også skal finde dem igen.
For at føje til dette bliver skjulte noter særligt presserende, når klienten allerede er i telefonen. Men sådan behøver det ikke være. Hvis du går i stå og prøver at finde det perfekte CRM, eller du ikke er helt klar til at investere i det, du ønsker, hvorfor så ikke bygge et funktionelt i Google Sheets? Sådan gør du.
1. Tilføjelse af titler og frysning af den øverste række af dit CRM i Google Sheets
Start med at tilføje navnene på de felter, du gerne vil inkludere, øverst i dit regneark. Navn, telefonnummer, e-mail, kontaktdato, status og noter er nogle grundlæggende kolonner, du måske vil bruge.
Du vil også overveje nogle kolonner, der er unikke for din virksomhed eller salgscyklus. Hvilke oplysninger vil være nyttige, når det er tid til at tage samtalen op igen?
Dette kan være hvad som helst – din potentielle kundes budget, deres ønskede produkt eller service, hvem de talte med tidligere, hvor de arbejder osv. Hvis du har et nuværende system, er dette et andet sted at søge efter reference.
Når du har besluttet dig for dine titler, og du har indtastet dem, kan du fryse den øverste række af Google Sheet. For at gøre det:
- Fremhæv hele rækken.
- Gå til Udsigt i øverste venstre hjørne.
- Vælg Fryse.
- Vælge 1 række.
Nu, mens du ruller, forbliver titlerne øverst.
2. Tilføjelse af rullemenuer og betinget farvekodning til dit CRM i Google Sheets
For tilbagevendende svar kan du tilføje en rulleliste over muligheder under enhver overskrift, det vil være nyttigt. Et par eksempler på dette er produktnavne, tjenester eller en liste over dine sælgere.
Oprettelse af en dropdown er også en glimrende måde at tilføje en arbejdsstatuskolonne til dit Google Sheet. Statusser giver dig et hurtigt overblik over, hvor et kundeemne er i salgscyklussen. At gøre dette:
- Klik ind i cellen under din overskrift.
- Gå til Data i menuen øverst til venstre.
- Vælg Data validering.
- Fra mulighederne ved siden af Kriterier, vælg Liste fra en række.
- I feltet ved siden af skal du indtaste de ord, du vil inkludere, adskilt af et komma.
- Hit Gemme når din liste er klar.
Nu vises din liste over muligheder i cellen, og du kan tilføje betinget farvekodning for at hjælpe dig med at navigere i dit CRM.
Du finder Betinget formatering under Format menuen øverst. Når du klikker på det, åbnes en sidebjælke, hvor du kan tilpasse en række celler. Klik på cellen, der indeholder din rullemenu, og tilføj dine farver ved at følge disse trin.
- Under Formatregler, klik på flyvemenuen under Formater celler, hvis... og vælg Tekst indeholder.
- Der vises et felt, hvor du kan indtaste det ord, du gerne vil farvekode.
- Under Formateringsstil, skift baggrundsfarven til den, du gerne vil have – de lysere pastelfarver fungerer bedre med sort tekst.
- Når du er klar, så tryk Færdig.
- Gentag med de resterende muligheder.
Når du klikker på dine muligheder i din menu, vil cellen nu skifte farve. For at tilføje dette til hele kolonnen skal du kopiere cellen og vælge kolonnen ved at klikke på bogstavet øverst. Før du indsætter, skal du fravælge titelcellen ved at holde CMD eller CTRL og klikke på det.
3. Anden nyttig formatering til at opbygge dit CRM i Google Sheets
For at sikre, at dine poster ser ens ud hver gang, kan du tilføje yderligere formatering til kolonnerne på dit ark. Hvis dit CRM har en datokolonne, kan du holde disse data konsekvente ved at tilføje et format. At gøre dette:
- Klik på bogstavet øverst i datokolonnen for at vælge det hele.
- Gå til Format i topmenuen.
- Vælg Nummer.
- Vælge Dato.
Nu, hver gang du indtaster en dato, vil dit ark formatere det samme hver gang.
Du kan også gøre dette for at holde enhver valuta i dit CRM konsekvent. Følg de samme trin, men vælg blandt de mange tilgængelige muligheder, eller gå til Brugerdefineret valuta for flere muligheder, herunder forskellige typer.
En anden fordel ved at holde dine data konsistente er, at du kan bruge sorteringsfunktionen i Google Sheets for hurtigt at finde information.
4. Tilføjelse af noter til dit CRM i Google Sheets
Hvis du gerne vil have alt på ét sted, kan du tilføje noter direkte i dit Google Sheet. Selvom det kan virke lidt klodset i starten, kan en lille smule formatering hjælpe dig med at holde tingene rene og organiserede.
Her er nogle tips til at hjælpe dig med at tage noter i dit CRM:
- Dobbeltklik på cellen for at redigere den.
- Du kan tilføje et linjeskift ved at trykke på Option + Enter på Mac eller Ctrl + Enter på pc.
- Du kan tilføje et punkttegn ved at trykke på Mulighed + 8 på Mac eller Alt + 0149 på pc.
- For at undgå at bruge punktgenvejen hver gang, skal du kopiere og indsætte dem.
- Hvis du foretrækker det, kan du bruge tankestreger som punkter for at gøre tingene lettere.
- Indstil din Tekstombrydning til Klip at holde teksten pænt gemt inde i stedet for at sprede sig ud.
- Clip vil også forhindre celler i at blive for høje.
- Når du dobbeltklikker på det igen, kan du se dets indhold i sin helhed.
Alternativt, hvis du vil oprette et separat dokument for hver potentiel kunde, kan du bruge denne kolonne til links til Google Docs.
Hold alle dine kundeforholdsnotater samlet i Google Sheets
At finde det rigtige CRM til dig og dit team er et projekt i sig selv – især hvis du er et mindre team eller lige er startet. Det kan være, at du ikke har brug for alle de funktioner, der følger med nogle CRM-abonnementer, eller du er ikke klar til at investere i et endnu.
I mellemtiden kan du holde styr på alle dine salgsnotater i Sheets. Det første trin er at beslutte, hvilken type information du skal indsamle for at hjælpe salgsprocessen til at forløbe glat. Derfra kan du følge trinene i denne artikel for at lave præcis det, du har brug for. På den måde er der mindre sandsynlighed for, at du mister stykker nyttige oplysninger på notesblokke eller på klippepapir.
