I dag er e-mails afgørende for et produktivt liv. De lader dig kommunikere, tilmelde dig tjenester, holde konti sikre og meget mere. Det betyder også, at din indbakke nemt kan blive overvældende, hvilket er et problem, når du bruger e-mails til arbejdet.
Gmail er især rig på funktioner og distraktioner, men der er måder at administrere din konto og dig selv på, så du ikke ender med at multitaske igen. At kunne fokusere på et job ad gangen er et spørgsmål om organisation og disciplin. Lad os undersøge, hvad det præcis betyder.
1. Organiser dine e-mails
Først og fremmest kan du klikke på stjerne eller etiket ikonet ud for enhver e-mail for at markere den som Stjernemarkeret eller Vigtig. Dette vil sende det til dens respektive mappe på dit sidepanel, samtidig med at det øger sandsynligheden for, at Gmail automatisk markerer vigtige e-mails i fremtiden.
Du kan gå endnu længere forbi oprettelse af farvekodede etiketter i Gmail og arkivering af e-mails i en logisk rækkefølge i stedet for at skulle gennem en væg af blandede e-mails, nogle af interesse, andre spam.
Så når en ny batch af e-mails kommer ind, skal du skimme dem igennem og markere dem i overensstemmelse hermed. Så kan du for eksempel fokusere på e-mails i Vigtig mappe først, og lad dem, du har mærket "Personlige" til senere.
2. Brug Snooze-funktionen på e-mails, der kan vente
Et andet værktøj, der kan hjælpe dig med at prioritere, hvilke e-mails du skal fokusere på, kaldes Snooze.
Vælg eller hold markøren over en e-mail, og du vil se et ikon, der ligner et ur. Klik på den, og du kan vælge længden på den Snooze.
Uanset hvad dit valg er, vil e-mailen forsvinde fra din indbakke og komme tilbage på det aftalte tidspunkt. Du kan dog få adgang til det inden da ved blot at åbne Udsat folder.
3. Skift din indbakketype
Der er mange måder at tilpasse dit Gmail-dashboard på, så det forhindrer dig i at multitasking. Din Hurtige indstillinger tilbyde en meget nem og praktisk metode.
Klik på gear ikonet øverst på siden for at åbne din Indstillinger menu. Find Indbakketype sektion og se på dine muligheder:
- Standard
- Vigtigt først
- Ulæst først
- Stjernede først
- Prioriteret indbakke
- Flere indbakker
Hver type strukturerer din indbakke forskelligt. Du finder også denne funktion i Hurtige indstillinger > Se alle indstillinger > Indbakke.
For at finjustere din Gmails layout yderligere skal du kombinere det mest produktive layout med filtre, der sorterer din Gmail-indbakke. Med omhyggelig planlægning kan du sikre, at din opmærksomhed altid falder på e-mails, der betyder mest for dig.
4. Skift din indbakkes tæthed
Gør din indbakke så let for øjnene som muligt, og det bliver nemmere at se vigtige e-mails. Du undgår også at blive for hurtigt træt, mens du arbejder på Gmail.
En anden funktion i din Hurtige indstillinger kan hjælpe dig med at opnå dette. Under Massefylde, er der tre muligheder for, hvor tæt dine e-mails skal være:
- Standard
- Komfortabel
- Kompakt
Se, hvilken der lader dig gennemse din indbakke hurtigt og nemt.
5. Skift din Gmail-kontos maksimale sidestørrelse
Gmail giver dig mere kontrol over din indbakkes layout, herunder hvor mange e-mails den skal angive pr. side. For at finde denne funktion, gå til Hurtige indstillinger > Se alle indstillinger > Generelt.
I denne fane er din Maksimal sidestørrelse sektion, hvor du kan vælge antallet af samtaler, der skal vises på hver side. Dine forudindstillede muligheder spænder fra 10 til 100, så du virkelig kan sprede dine e-mails eller samle dem.
Bestem, hvilket layout der vil hjælpe dig med at fokusere mest på opgaver, mens du bruger dine filtreringsværktøjer til god brug.
6. Opdel din læserude
Du kan stoppe multitasking og rette din opmærksomhed på én e-mail ad gangen med endnu en Gmail-funktion. Over dine e-mails er Skift opdelt rudetilstand ikon.
Hvis du klikker på det, mens dit dashboard er i sin standard uopdelte form, Lodret split aktiveres, hvilket betyder, at dine e-mails får et panel ved siden af dem for at vise indholdet af hver samtale, du vælger. Dette lader dig se, hvad der er i dine e-mails uden at skulle åbne dem helt. Efterfølgende kan du komme hurtigere igennem din indbakke.
Hvis du klikker på pilen ved siden af Skift opdelt rudetilstand ikon, finder du Vandret opdeling mulighed også.
Alt dette er også tilgængeligt i Hurtige indstillinger > Se alle indstillinger > Indbakke.
Men der er så meget mere, du kan gøre ved at tilpasse dine Gmail-indstillinger, f.eks opsætning af en tilbagevendende feriesvar. Udforsk, hvad der ellers kan gavne din mono-tasking.
7. Begynd at læse nye e-mails fra bunden
Når det kommer til personlige vaner, der kan styre dig væk fra multitasking, er en sikker metode at læse dine e-mails med et formål eller logisk rækkefølge.
For eksempel, i en standardliste over e-mails, vil de nyeste være øverst, så det giver mening at starte fra bunden af alle ulæste samtaler og tackle de ældste først.
De kan have deadlines eller vigtige oplysninger, der er relevante for senere e-mails. Hvis bare for at være på den sikre side og holde dig selv fokuseret, så arbejd dig op i dine e-mails.
8. Ryd de nemmeste e-mails først
Med Gmails opdelte panel kan du hurtigt identificere e-mails, der ikke interesserer dig eller kan behandles hurtigt. Gå gennem din indbakke og tag fat på de nemmeste opgaver først, og få dem af vejen. Derefter kan du prioritere de mere komplicerede e-mails.
Det er en simpel strategi, men en der rydder din indbakke hurtigt og konstruktivt uden at overvælde dig.
Din Gmail-konto har to nyttige funktioner indbygget til at indstille opgaver og tage noter.
Lad os starte med Google Opgaver, markeret af kontrollere ikonet på din sidebjælke. Klik på den og derefter Tilføj en opgave, hvis du ikke allerede har nogen. Du kan give hver opgave en titel, beskrivelse, dato og underopgave. Pynt dem så meget som nødvendigt for at holde dig organiseret.
Lige over Opgaver er Google Keeplys pære ikon, som åbner et panel med alle eksisterende Keep-poster under Tag en note knap. Brug det til at skrive noter om en bestemt kundes e-mails, for eksempel, eller til at tage minutter under Google Meet-sessioner.
Begge disse værktøjer kan minde dig om vigtige opgaver, du skal udføre, samtidig med at de tilbyder måder at være mere produktiv på med hver opgave, du fokuserer på.
10. Brug browserudvidelser
Hvis du elsker understøttelsen af praktiske værktøjer, så kig på browsertilføjelser, der øger din effektivitet ved at strukturere din arbejdsgang eller opdele den i dele, du nemmere kan håndtere.
Lære at kende hvordan Todoist kan forbedre din produktivitetfor eksempel gennem kraften i smart opgavestyring. Du kan synkronisere det med din Gmail-konto og strømline hvert vigtigt job.
Så har du Sorter Gmail-indbakken, en udvidelse, der tilføjer filtre til dine standardindstillinger for Gmail. Du kan sortere dine e-mails efter kontakt, firmaer, vedhæftede filer og mere.
Hvis du bruger Google Sheets med dine e-mails, så overvej Row Highlighter, som gør præcis, hvad navnet antyder: det fremhæver rækker på regneark, så du kan læse dem hurtigere.
Selv sådan noget Monotab kan være uvurderlig for onlinearbejdere. Det er en udvidelse, der gemmer links i en enkelt fane, så du ikke ender med flere åbne og bremse din browser.
I sidste ende har du brug for organisatoriske værktøjer, såvel som disciplin, for at forhindre din koncentration i at opdeles i flere retninger og ødelægge din produktivitet.
Tips og værktøjer ovenfor kan placere dine e-mails og alt andet arbejde, du udfører på Gmail, i en logisk og endda behagelig rækkefølge. Du vil være i stand til at dedikere dig selv til de opgaver, du ønsker, og stoppe med at afvige.
Som allerede nævnt spiller din selvkontrol en stor rolle i at stoppe dig selv fra multitasking, men at have masser af digital support går også langt. Så tjek, hvad Google ellers kan tilbyde på sine platforme, fra din Gmail-konto til din Chrome-browser.