Efterhånden som flere organisationer tager fjernarbejde til sig, har de brug for alle de ressourcer, de kan samle for at have produktive virtuelle møder. På trods af de mange virtuelle mødesoftware på markedet, mangler nogle forretningsteams endnu at finde de rigtige.
Microsoft Teams skaber lige vilkår for arbejdshold, der kan engagere sig og samarbejde virtuelt uden at bryde banken. Læs med, mens vi diskuterer, hvordan du kan øge din produktivitet med systemet.
1. Planlæg mødet nøjagtigt
Planlægning er det første skridt til at holde et møde på Microsoft Teams. Selvom du kan starte et møde til enhver tid, skal du informere dem på forhånd, hvis du vil have andre til at slutte sig til dig.
Når du opretter et møde på Microsoft Teams, bør du overveje deltagernes tidszoner. Hvis du er vært, kan du planlægge et møde med din tidszone, og det vil automatisk afspejle deltagernes tidszoner på deres dashboards.
For at øge valgdeltagelsen til dit møde skal du planlægge det på et tidspunkt, der passer de fleste deltagere, hvis ikke dem alle. At planlægge et møde på skæve tidspunkter kan forhindre dine teammedlemmer i at dukke op. Selvom de dukker op, deltager de måske ikke optimalt, hvis timingen er slået fra.
2. Vælg en moderator
Det faktum, at du er vært for et møde på Microsoft Teams, betyder ikke, at du skal være moderator for mødet. En af de måder at holde et eksternt teammøde med succes er at udpege en moderator, især hvis du allerede har for meget arbejde på hånden.
Betro din moderator ansvaret for at styre mødets dagsorden og engagere deltagerne effektivt. Ordstyreren bør holde et vågent øje med deltagernes adfærd og sikre, at ingen er til gene under mødet. Giv moderatoren tilstrækkelig adgang og kontrol til mødeindstillingerne, så de kan starte kommandoer, når det er nødvendigt.
3. Optimer onlineoplevelsen
Onlinemøder er mest produktive i de rigtige indstillinger. Inden du starter et møde, skal du finde et passende sted og siddeplads. Sørg for, at kameraet på din computerenhed er i god stand for at opnå en god billedkvalitet. Det samme gælder for lyd. Sørg for en mikrofon med god lydkvalitet. Test dit kamera og mikrofon inden mødet starter for at undgå ubehagelige overraskelser.
Mens de fleste værter foretrækker at sidde behageligt og videregive deres budskab med en slank skildring, foretrækker andre at forbinde med deltagere på en stand. Microsoft Teams tilbyder flere tilpassede baggrunde til at forskønne dit onlinerum.
4. Tag noter
At tage noter er en af måder at afvikle et produktivt virtuelt møde på. Når du behandler en masse information, er der en tendens til at gå glip af nogle væsentlige detaljer. Da der kun er så meget, din hjerne kan beholde, risikerer du at miste vigtig information, hvis du ikke tager noter. Derfor er det vigtigt at tage notater under møder.
Du behøver ikke en pen og papir for at tage noter, når du har et møde på Microsoft Teams. Værktøjet tilbyder en notesblok, hvor du kan skrive og gemme information fra et møde. Du kan altid gå tilbage til dine noter for at hente nøgledagsordenen for dit møde.
5. Slå ikke-talende deltagere fra
Støj hæmmer produktiviteten på arbejdspladsen. Hvis du ikke napper det i opløbet, kan det også hindre dit virtuelle møde. Selv når du gør en indsats for at være et roligt sted til dit møde, gør andre deltagere muligvis ikke det samme. Microsoft Teams hjælper dig med at slippe af med støj med dens mute-funktion.
Som vært for et møde kan du slå lyden fra ikke kun dig selv, men også andre deltagere i mødet på Microsoft Teams. Reglen er, at ikke-talende deltagere til enhver tid skal lyde. At gøre dette skaber orden og indretning. Andre deltagere vil forstå det budskab, som en talende deltager sender videre.
6. Brug chatvinduet til at fremhæve
Virtuelle møder skal være engagerende for at holde deltagerne interesserede. Folk bliver let kede af lange samtaler, så du skal også bruge chatvinduet i Microsoft Teams for at bevare deres opmærksomhed.
Som vært kan du oprette et chatvindue, hvor du og de andre deltagere kan smide relevante kommentarer om mødet. Det er et godt sted at skrive nøgleoplysninger, som deltagerne bør være opmærksomme på. Moderatoren kan også bede deltagerne om at slippe eventuelle spørgsmål, de måtte have, i chatvinduet, så alle kan forstå spørgsmålene klart.
7. Optag mødet
En fejl, virtuelle mødeværter begår, er at undlade at holde styr på alle aktiviteter. Når de skal henvise tilbage til et emne, kan de ikke. Microsoft Teams har gjort optagelsesprocessen let ved at introducere en optagefunktion, der hurtigt kan forstå hver eneste lille detalje.
At lave referencer er en del af en læringsproces, og det er meget fordelagtigt at føre en fortegnelse over hver online-indsamling. Når du optager dit møde på Microsoft Teams, har du konkrete beviser for mødets detaljer.
8. Slør din baggrund
Ligesom et støjende miljø kan få en anden til at gå glip af beskeden, som en højttaler passerer på et onlinemøde, kan en støjende baggrund også forårsage distraktioner. For eksempel kan et smukt maleri hos en deltager distrahere dig fra det, de siger. Du kan endda glemme din tankegang.
Microsoft Teams giver deltagerne mulighed for at sløre deres baggrunde, så de kan fokusere på sig selv og det, de diskuterer. Med denne funktion behøver du ikke bekymre dig om at have den perfekte baggrund til dit møde.
9. Brug Whiteboard-funktionen
Mange brugere udnytter ikke tavlefunktionen på Microsoft Teams maksimalt. Det er et online lærred til at fange dine budskaber og ideer i aktion.
Microsoft Teams whiteboard er praktisk, når du skal forklare komplekse ideer til dine teammedlemmer under et møde. Den tilbyder forskellige skitseringselementer for at hjælpe dig med at udtrykke dine tanker klart.
10. Aktiver skærmdeling
Nogle gange er det ikke nok at forklare ideer og koncepter til teams i et virtuelt møde. Du skal vise dem oplysningerne, som de er på din computerenhed. Microsoft Teams gør dette muligt med sin skærmdelingsfunktion.
Du får mulighed for at øge deltagernes engagementsniveauer i dit onlinemøde med Microsoft Teams, når du aktiverer skærmdeling. Det giver dig mulighed for at vise andre mennesker, hvad du taler om, og præcis hvordan det er på dit system.
Gør dine virtuelle møder umagen værd med Microsoft Teams
Virtuelle møder er kommet for at blive. Arbejdsteams gør store fremskridt med at interagere med hinanden fra deres fjerntliggende steder. Men for at det kan ske, skal du være bevidst om at få mest muligt ud af dine møder ved at udnytte de mange funktioner i Microsoft Teams.
Hvis du skal være vært for folk til et møde, så gør det umagen værd ved at optimere oplevelsen. Skab plads til, at alle kan bidrage og dele ideer. Når dine teammedlemmer ser værdien i dine møder, vil de være ivrige efter at deltage, når du planlægger et møde.