Intet er så elegant som at skrive dine online-undersøgelsesbesvarelser direkte ind i et Excel-regneark i realtid. Heldigvis kan du nyde denne funktion, hvis du bruger Microsoft Forms. Der er en gentagne og dynamiske (automatiserede) måder omkring det.

De automatiserede metoder er nemmere, men i denne artikel kan du se, hvordan du går frem.

Sådan eksporteres Microsoft Forms-svar til Excel

Eksport af Microsoft Forms-svar til Excel hjælper dig med at få de seneste svar på din undersøgelse. Det involverer at downloade undersøgelsessvar til din computer som en Excel-fil. Processen er nem, hvis du har oprettet din Microsoft-undersøgelsesformular allerede:

  1. Gå til i Microsoft Forms Svar øverst til højre.
  2. Klik Åbn i Excel på højre side af skærmen for at downloade de aktuelle svar til din computer.
  3. Du skal gentage denne proces, hver gang du ønsker at få en svaropdatering.

Men denne metode er ikke den bedste, da du ofte skal genopfinde hjulet for at opdatere dit regneark; dette betyder at downloade en ny Excel-fil, hver gang nogen sender et svar. Det kan være udmattende, især hvis mange mennesker svarer i realtid.

instagram viewer

For at gøre dit liv lettere kan du automatisere processen med OneDrive for Business og Power Automate, som beskrevet i de følgende afsnit.

Sådan synkroniserer du Microsoft Forms med Excel via OneDrive for Business

Du kan opdatere dit Excel-regneark dynamisk, hvis du har en Microsoft 365 Business-konto. For at gøre dette skal du oprette en undersøgelsesformular, der kan skrive svar dynamisk til Excel direkte fra OneDrive.

Når du bruger OneDrive for Business til at oprette Microsoft Forms til Excel, laver den en Excel-regnearksversion af denne formular med kolonner, der bærer de tilsvarende formularfelter.

Sådan opretter du en Excel-formular, der opdaterer Microsoft Forms-svar automatisk i realtid:

  1. Log ind på din Microsoft 365 Business Admin Center.
  2. Klik på det firkantede menuikon øverst til venstre og gå til OneDrive.
  3. Når du er i OneDrive, skal du klikke Ny øverst til venstre.
  4. Vælg fra indstillingerne Formularer til Excel.
  5. Navngiv din undersøgelse, og klik skab.
  6. OneDrive starter din browser, hvor du kan oprette dine formularfelter, som du vil.
  7. Et Excel-regneark med dit formularnavn vises i OneDrive.
  8. Når du har oprettet og delt din undersøgelse, skal du åbne Excel-regnearket online, og du vil nu se nye data, efterhånden som de bliver opdateret i realtid.
  9. Hvis du deler Excel-regnearket med dine teammedlemmer, får de også en opdatering i realtid af svarene, når folk svarer på din undersøgelse.

Sådan synkroniserer du Microsoft Forms-svar til Excel via Power Automate

Power Automate er en kraftfuldt automatiseringsværktøj til rutineopgaver. Interessant nok giver det også en fremragende måde at synkronisere Microsoft Forms med Excel. Det er den bedste metode, hvis du allerede har delt din undersøgelsesformular.

Power Automate-metoden fungerer kun med Microsoft Forms, der er oprettet ved hjælp af din Microsoft Business-konto. Og det involverer at skabe et automatiseret cloudflow i Power Automate.

Derfor skal du også have en Microsoft Business-konto for at bruge denne flowfunktion i Power Automate. Brug nedenstående trin til automatisk at forbinde Microsoft Forms med Microsoft Excel ved hjælp af Power Automate:

Indsæt en tabel i din Excel-projektmappe online

Din online Excel-projektmappe skal være i tabelformat, da Forms kun skriver til tabeller i et Excel-regneark.

Hvis du har downloadet et Excel-regneark fra Microsoft Forms-svar, kan du uploade det til OneDrive, ignorere dette underafsnit og hoppe til synkronisering af Microsoft Forms med Excel.

Så før du begynder, skal du oprette et nyt Excel-regneark i OneDrive. Sørg for, at du får adgang til OneDrive via din Microsoft Business-konto:

  1. Klik Ny øverst til venstre i OneDrive.
  2. Vælg Excel projektmappe.
  3. Fra Excel-regnearket, der er åbnet i browseren, skal du klikke på Gemt øverst til venstre. Indtast derefter et foretrukket navn i Filnavn Mark. Klik på et tomt mellemrum for at lukke den modale boks.
  4. Opret nu dine kolonner, og sørg for, at de svarer til felterne i din Microsoft-undersøgelsesformular. Hvis du for eksempel har delt en formular, der beder om e-mail og køn, vil din Excel-projektmappe have en e-mail- og kønskolonne.
  5. Fremhæv kolonnerne. Gå derefter til Indsæt fanen på båndet og klik Bord.
  6. Sæt kryds Min tabel har overskrifter flueben og klik Okay.

Synkroniser Microsoft Forms med Excel ved hjælp af Power Automate

  1. Log ind på din Power automatisere konto.
  2. Klik skab i venstre sidebjælke.
  3. Vælg Automatiseret skyflow.
  4. Klik derefter Når et svar er afgivet fra modalboksen.
  5. Klik derefter skab i bunden af ​​den åbnede modalkasse.
  6. Klik Log ind hvis du bliver bedt om det. Sørg for, at du bruger en Microsoft 365 Business-konto til at logge på, hvis du har en personlig Microsoft-konto. Du kan gøre dette ved at klikke Brug en anden konto på log-in-boksen.
  7. Når du er logget ind, skal du klikke på Vælg en formular felt i Power Automate.
  8. Vælg derefter fra de formularer, du har oprettet tidligere.
  9. Klik Nyt skridt. Brug derefter søgefeltet til at søge efter "formularer".
  10. Klik Microsoft Forms og vælg Få svardetaljer fra mulighederne under Handlinger.
  11. Klik på Form Id felt og vælg din undersøgelsesformular igen. Vælg derefter Svar-id fra Svar-id Mark.
  12. Klik Nyt skridt. Vælg derefter Excel online.
  13. Vælg derefter Tilføj en række i en tabel fra mulighederne under Handlinger.
  14. Under Beliggenhed felt, vælg OneDrive for Business.
  15. Vælg OneDrive fra Dokumentbibliotek Mark.
  16. Klik på filbrowseren på Fil og vælg den Excel-projektmappe, du oprettede tidligere. Eller du kan vælge den, der er uploadet fra din computer, hvis du bruger et tidligere eksporteret regneark.
  17. Vælg tabelnavnet fra Excel-arket. Nye felter svarende til Excel-kolonnerne i det regneark skulle nu dukke op. Disse skal også korrelere med undersøgelsesformularfelterne.
  18. Klik på hvert af de nye felter, og vælg dets tilsvarende formularfelt fra Dynamisk indhold muligheder.
  19. Klik til sidst Gemme.

Det er det! Du har nu oprettet et automatiseret cloudflow til Microsoft Forms i Power Automate.

Power Automate vil nu skrive nye svar dynamisk til din Excel-projektmappe, efterhånden som respondenter sender svar i realtid.

Hvis du før nu har eksporteret dine Microsoft Forms-svar til Excel på din pc, kan du kopiere og indsætte de eksisterende data i den nyligt automatiserede Excel-projektmappe. Denne handling vil ikke stoppe dine Power Automate-flows.

Opdater undersøgelsessvar i Real-Time Excel

Automatisering af Microsoft Forms-svaropdateringer i realtid i Microsoft Excel gør livet nemt. Mens den direkte OneDrive for Business-indstilling giver nem synkronisering, hvis du ikke har delt din formular, Power Automate er mere praktisk, hvis du har delt din Microsoft Forms-undersøgelse, og folk allerede er det reagerer.

Selvom du kan udnytte Microsoft Forms på en personlig konto, kræver dynamisk svarskrivning til Excel stadig, at du ejer en Microsoft Business-konto. Du vil måske også se, hvordan Google Forms sammenligner med Microsofts, da disse er tætte konkurrenter.