Den typiske måde at håndtere kontrakter på er at underskrive et stykke papir og opbevare det i et arkivskab. Den manuelle proces er langsom og mindre effektiv til at overvåge og spore eksterne medarbejdere.
Nu hvor fjernarbejde er blevet det nye "normale" for mange virksomheder, har det aldrig været vigtigere at sikre, at kontrakter og ledelsesprocesser kører problemfrit.
Det gode er, at du kan bruge software til kontraktstyring til at automatisere hele kontraktens livscyklus fra oprettelse til forhandling, underskrift og fornyelse. Der er mange fordele ved kontraktstyringssoftware. Her er de seks bedste.
1. Forbedrer privatlivets fred og sikkerhed
En af udfordringerne ved at håndtere kontrakter manuelt er, at det er stærkt afhængigt af papir. Problemet med fysiske dokumenter er, at de er mere tilbøjelige til at blive beskadiget og tabt. Mens fjernarbejde risikerer databrud, lækager og hacking, eliminerer kontraktstyringssoftware disse risici ved at give dig mulighed for at sikkerhedskopiere alle dine dokumenter.
Kontraktstyringssoftware giver dig mulighed for at gemme dokumenter i skyen, hvilket hjælper med at reducere chancerne for, at de bliver væk eller beskadiget. Softwaren beskytter også følsomme kontraktoplysninger mod uautoriseret adgang. Administrationsværktøjet inkluderer kontrakter og aftaler med forskellige adgangsniveauer, så du kan diktere, hvem der kan få adgang til, redigere og dele bestemte dokumenter.
For eksempel kan systemadministratorer konfigurere tilladelsesbaserede regler og bestemme, hvem der kan få adgang til hvad oplysninger, uanset om de er fysisk placeret på kontoret eller arbejder eksternt hvor som helst i verden. Derudover beskytter nogle programmer dokumenter ved hjælp af to-faktor autentificering og de nyeste krypteringsteknologier.
2. Sparer tid
Håndtering af kontrakter manuelt er en langsom og tidskrævende proces. Det involverer ofte ansigt-til-ansigt samtaler, signering af papirkopier, mail frem og tilbage, scanning og upload af dokumenter til deling. Du skal også gentage hele processen, hver gang du ændrer kontrakten.
Med kontraktstyringssoftware er der kort ventetid for at få kontrakter overalt i verden. Software som Zapendos Standard mulighed giver dig mulighed for at udnytte sin e-signatur til at spare timer på kontrakter og aftaler.
For nogle virksomheder starter forsinkelserne under kontraktoprettelsen. I dette tilfælde benytter noget software sig af forhåndsgodkendte skabeloner til at kickstarte udkastet, såvel som standardiserede vilkår og klausuler til specifikke brugstilfælde.
Fjernarbejdere uden adgang til kontraktdokumenter har en tendens til at anmode om svar på spørgsmål besvaret i kontrakten. Dette kan gøre det svært for det interne team at bevare kontrollen over deres arbejdsbyrde.
Kontraktstyringssoftware gemmer alle versioner af en kontrakt i et organiseret format. På denne måde kan fjernmedarbejdere få adgang til den nyeste version og finde svar på deres spørgsmål. Tidskrævende processer, der kan automatiseres, omfatter sign-offs, fornyelser og ikke-planlagte kontraktstyringshandlinger.
3. Forenkler deling og samarbejde
Virksomheder i et fjernarbejdsmiljø kan rådføre sig med og samarbejde med teammedlemmer, der arbejder hjemmefra eller arbejder på farten, mens de rejser.
Cloud-baseret kontraktstyringssoftware giver autoriserede brugere realtidsadgang til de oplysninger, de har brug for. Det giver dig mulighed for at logge ind, trække en kontrakt op og samarbejde med kolleger fra hvor som helst i verden.
Softwaren har også samarbejds- og kommunikationsværktøjer som kommentarer og dokumentchat, hvilket gør det nemt at forhandle og opdatere vilkårene i realtid. Disse værktøjer giver eksterne teams mulighed for at indtaste data, hvilket hjælper med at skabe en selvstændig arbejdsstyrke i et kontrolleret miljø.
4. Reducerer risiko og forbedrer overholdelse
Problemer som ikke-godkendte vilkår og manglende forpligtelser kan sætte en organisation i fare. Heldigvis kan kontraktstyringssoftware hjælpe med at reducere risici ved at bruge forhåndsgodkendte klausuler og kontraktrevisionsværktøjer.
Ved hjælp af kontraktstyringssoftware kan ledelsesteamet verificere, at resultaterne af hver kontrakt lever op til forventningerne, og at fjernmedarbejdere overholder kontrakten med revisionsværktøjerne.
Softwaren giver dig mulighed for at spore og revidere hvert trin i en kontraktmilepæl hvor som helst, hvilket giver dig mulighed for at holde alle medarbejdere, inklusive fjernmedarbejdere, ansvarlige for deres handlinger. Dette hjælper med at forbedre effektiviteten og samtidig beskytte din virksomhed mod manglende overholdelse.
Værktøjet inkluderer også revisionsspor, der lader dig se hele kontrakthistorikken med blot et par klik. Autoriserede brugere kan se, hvilket stadium en aftale er på og dens status (aktiv, afventende, udløbet osv.), hvilket forbedrer ansvarlighed og overholdelse.
Du kan også bruge softwaren til at analysere sundheden for dine forretningsforbindelser. Kontraktstyringssoftware inkluderer rapporter, der hjælper dig med at vurdere tredjeparters niveau for overholdelse af politikker og regler.
Bedre medarbejderkommunikation og tillader virksomhedsdækkende adgang til interne politikker skaber en følelse af inklusion, hvilket muliggør større compliance. Dette gælder især for medarbejdere, der arbejder hjemmefra.
5. Automatiserer advarsler for nøgledatoer og leverancer
At arbejde med eksterne teams øger chancerne for at gå glip af deadlines og muligheder. Heldigvis kan kontraktstyringssoftware fange vigtige kontraktdatoer og leverancer og sende meddelelser til den ansvarlige part.
Kontraktstyringssoftware er en af de bedste værktøjer til at strømline fjernarbejdsprocesser. For eksempel kan du konfigurere softwarens meddelelsesværktøj til at advare ledere om kontrakter, der bør annulleres eller fornyes, hvilket holder dine økonomiske interesser sikre.
Fjernmedarbejdere kan få besked og begynde at arbejde med opgaverne tidligt, hvilket giver dig mere kontrol over projekter. Du kan også sende meddelelser til alle fjernmedarbejdere om politikændringer eller behovet for politikgennemgang.
Udløsermeddelelser er en afgørende funktion i software til kontaktstyring og kan advare dig, når en vigtig del af en kontrakt er blevet underskrevet. Derudover giver noget software dig mulighed for at indstille automatiske tilbagevendende alarmer, der ikke nulstilles, før det tildelte team tager den forventede handling.
6. Centraliserer data for øget synlighed
Et almindeligt problem med at bruge manuel kontraktstyring er at finde en malplaceret kontrakt. Med kontraktstyringssoftware behøver du ikke stole på rodede kabinetter, der gør det svært at søge efter vigtige dokumenter hurtigt.
Cloud-baseret CMS løser problemerne ved at tilbyde et søgbart, centralt lager. Den centraliserede dokumenthub inkluderer søge- og filterværktøjer for at sikre teammedlemmer, herunder fjernmedarbejdere, adgang til kritisk information når som helst og hvor som helst.
Lagring af alle dokumenter i et centraliseret, virtuelt lager øger kontraktsynlighed. Det giver dig også kontrol over adgangen til kontraktdokumenterne og skaber en enkelt kilde til sandhed. Nogle virksomheder tillader teammedlemmer at se løbende forpligtelser, leverancer, kommende projekter og fornyelsesdatoer og kontraktudgifter.
Strømlin processer og arbejdsgange med kontraktstyringssoftware
At administrere kontrakter eksternt er ikke en af de mest glamourøse opgaver i en organisation. Overvågning og sporing af eksterne medarbejdere er endnu mere udfordrende, når man håndterer kontrakter manuelt.
Manuelle og papirbaserede teknikker gør kontraktstyringsprocessen langsommere og mindre effektiv. Men med pålidelig kontraktstyringssoftware kan virksomheder nemt håndtere kontrakter, selv når de arbejder med eksterne teams.
