Det kan generelt siges, at et Microsoft Excel-dokument, ligesom et atom, stort set består af tomt rum. Men det er ingen picnic, når du udskriver en Excel-fil, og din printer spytter mange tomme sider ud. Her er grunden til, at det kan ske, og et par måder, du kan løse det på.
Hvad får Microsoft Excel-dokumenter til at udskrive tomme sider
Her er nogle grunde til, at Excel-dokumenter udskrives med ekstra tomme sider. Vi har også en mere generel guide til, hvordan man ret ting, hvis din printer udskriver tomme sider.
1. Celler er formateret til at fremstå tomme
Nogle gange kan du formatere celler i et Microsoft Excel-dokument på bestemte måder for at få dem til at se tomme ud. Denne situation opstår, når celler har hvid tekst, og cellebaggrunden er hvid, eller når visse dataværdier er indstillet til ikke at blive vist eller udskrevet.
2. Dokumentet indeholder tomme sider
Hvis Microsoft Excel-dokumentet har en blok af tomme celler mellem områder med data, kan du ende med at få udskrevet et par tomme sider.
3. Sider indeholder fejl
Hvis en celle på en side indeholder en fejl, og fejl er indstillet til at udskrives som tomme, udskrives Excel-filer muligvis tomme eller med celler, der virker tomme.
En anden grund til at få tomme Excel-udskrifter er, hvis et dokument indeholder skjulte kolonner med manuelle sideskift.
Sådan stopper du Microsoft Excel i at udskrive tomme sider
Prøv disse enkle rettelser for at sikre, at Microsoft Excel-filer ikke udskriver tomme sider.
1. Indstil et bestemt område til udskrivning
At udskrive en Excel-fil er lidt mærkeligt. Det er muligvis ikke nødvendigvis i overensstemmelse med standard sidestørrelser og layouts, afhængigt af dine data. Så udskrivningen kan blive skæv. En nem måde at løse dette på er at indstille det område, du ønsker at blive udskrevet. Sådan gør du:
- I et Excel-regneark skal du vælge (fremhæve) de celler, du vil have vist på den udskrevne side.
- Under Sidelayout fanen, skal du klikke på Udskriv område dropdown og vælg Indstil udskriftsområde.
Gå til Vis > Forhåndsvisning af sideskift for at se, hvordan sider er indstillet til at blive udskrevet.
Vi har en informativ artikel om hvordan man indstiller et område til udskrivning i Excel, samt hvordan man udvider og rydder printområdet.
2. Indstil antallet af sider, der skal udskrives
Det kan være irriterende, hvis der udskrives mange tomme sider i slutningen af dit Excel-dokument, men dette kan håndteres nemt. Alt du skal gøre er at kontrollere antallet af sider før udskrivning og udelade dem, der er tomme.
Du kan også anvende denne rettelse, hvis der vises tomme sider i midten af din Excel-udskrift, og alle dine data er udskrevet. Du bliver nødt til at gennemgå hver side i udskriftsvisningen for at sikre, at der ikke vises tomme sider.
3. Skaler til at matche papirstørrelsen
Skalering bruges bedst, når du vil få et Excel-regneark til at passe på din skærm, men den kan også bruges til andre ting. Og nogle gange kan udskrivningsfejl være forårsaget af skaleringsproblemer.
Da Excel som standard ikke giver dig klart definerede sider, kan det være svært at vide, hvor den ene side slutter, og den næste begynder. Den første ting at gøre er at centrere dine data på siden. At gøre dette:
- Gå til Sidelayout fanen på båndet, klik på Marginer dropdown, og vælg Brugerdefinerede margener.
- I den Marginer fanen under Center på side sektion, tjek Vandret afkrydsningsfeltet.
Juster derefter skalaen.
- Gå til Skaler til at passe afsnit i Sidelayout båndfane.
- Reducer skalaen fra 100 % til noget, der passer bedre til din side.
Tjek udskriftsvisningen for at se, om dette har løst problemet. En anden måde at skalere dine sider til udskrivning på er at justere skaleringen i Excel-indstillinger. At gøre dette:
- Gå til Fil > Indstillinger.
- Under Fremskreden fanen, rul ned til Generel afsnit.
- Sørg for, at Skala indhold til A4 eller 8,5 x 11" papirstørrelser mulighed er markeret.
4. Kopier dit arbejde til en ny Excel-fil
En simpel midlertidig rettelse er kun at kopiere det, du vil have udskrevet, og indsætte det i en ny Excel-fil. På den måde ved du præcis, hvad der er i filen, og hvad der skal udskrives.
5. Tjek for ubemærket tekst
Du behøver ikke manuelt at tjekke hver celle i din Excel-fil, hvis du tror, der er celler med hvid tekst. En nemmere metode er at køre en specifik søgning ved hjælp af find og erstat søgefunktion i Excel. Sådan gør du:
- Trykke Ctrl + F at åbne Find og erstat boks.
- Forlænge Muligheder at se flere af dem.
- Klik på Format dropdown og vælg Format.
- Under Skrifttype fanen, indstil farven til hvid og klik på Okay.
- Klik på Find alle knappen for at se alle celler med hvid tekst.
6. Se efter sideskift mellem skjulte kolonner eller rækker
Skjulte rækker eller kolonner i sig selv påvirker ikke udskrivningen, men sideskift mellem skjulte rækker eller kolonner kan forårsage problemer under udskrivning. Følg disse trin for at kontrollere:
- Naviger til Redigering gruppe i Hjem fanen.
- Gå til klik Find og vælg > Gå til speciel.
- Vælg Kun synlige celler og klik Okay.
Hvis der er nogle skjulte celler, vil alle celler blive markeret med kanterne af skjulte rækker og kolonner fremhævet. Vælg rækkerne eller kolonnerne på hver side af en skjult, højreklik på række- eller kolonnenavnet og vælg Vis frem. Juster sideskift, så siderne udskrives, som du har tænkt dig.
7. Udskriv nulværdiceller
Du bemærker måske, om en stor del af dit Excel-dokument er nul, men bare for at være sikker, gør det følgende for at udskrive celler, der har et nul som deres data, enten gennem direkte input, formel eller nogle anden metode.
- Gå til Fil > Indstillinger.
- Under Fremskreden fanen, rul ned til Visningsmuligheder for dette regneark afsnit.
- Sørg for, at Vis et nul i celler, der har nulværdi mulighed er markeret.
8. Find ud af, hvordan fejl behandles
Hvis en fejl er indstillet til at udskrive som tom, kan du stå tilbage med celler eller grupper af celler, der ikke udskriver deres værdifulde data. Sådan aktiverer du udskrivning af celler med fejl i Excel:
- Under Sidelayout fanen, skal du klikke på dialogboksen nederst til højre på Sideopsætning afsnit.
- Under Ark fanen, skal du sørge for, at cellefejl er indstillet til at blive vist.
9. Tjek udskriftskvalitet
Nogle printere tillader udskrivning i kladdekvalitet for at spare blæk og tid. Disse indstillinger kan påvirke, hvordan dine dokumenter udskrives. For at sikre, at kladdekvalitet er fravalgt, skal du gøre følgende:
- Klik på Udskriv titler under Sidelayout fanen i Excel-regnearket.
- Under Ark fane eller overskrift, skal du sørge for, at Sort og hvid og Udkast kvalitet afkrydsningsfelter er ikke markeret.
Dernæst skal du sikre dig, at dine udskrifter er af højeste kvalitet. At gøre dette:
- Klik på Udskriv titler under Sidelayout fanen i Excel-regnearket.
- Skift over til Side fane eller overskrift, og skift udskriftskvalitet til Høj.
Du kan flytte til print direkte herfra ved at trykke på Forhåndsvisning af udskrift knap.
10. Konverter regnearket til det nyeste Microsoft Excel-format
Fejl kan være forbundet med programversionen af den Excel-fil, du bruger, især hvis du bruger det gamle XLS-format. Sørg for, at du bruger det nyeste Excel-format. Hvis du ikke er det, skal du konvertere din fil til det nyeste format - XLSX.
11. Hent de nyeste printerdrivere
Nogle gange kan et problem med operativsystemet og printerdriveren få Microsoft Excel-sider til at udskrives tomme. Den nemmeste løsning i dette tilfælde er at opdatere dine printerdrivere. Du skal logge på din printerproducents websted og se efter de nyeste drivere til din printermodel.
Forby udskrivning af tomme Excel-sider
Nogle problemer er nemmere at løse end andre, og hvis du begynder at bemærke, at Excel-filer udskriver et par tomme sider, burde en simpel ændring af indstillinger løse problemet. Mere alvorlige kompatibilitetsproblemer løses ved at opdatere filformater og printerdrivere.