Selvom produktivitetsapps er designet til at give dig mulighed for at arbejde mere effektivt, ser det nogle gange ud til, at de gør det modsatte. Det er, fordi det er én ting at have exceptionelle produktivitetsværktøjer til din rådighed. Men det er en anden ting at bruge dem på en måde, der gør dig mere produktiv.
Det hele afhænger af, hvordan du bruger dem. Denne artikel dækker tips til at hjælpe dig med at maksimere dine produktivitetsværktøjer.
Det første skridt til at bruge dine produktivitetsværktøjer mere effektivt er at indse, at de ikke kan gøre meget uafhængigt. Selvom næsten alle produktivitetsapps på markedet lover at "gøre" dit liv lettere, er sandheden, at de kun kan så meget. Nogle kan prale af unikke funktioner og muligheder med potentiale til at hjælpe dig med at gøre mere på kortere tid, men de er i sidste ende bare enablere.
For at maksimere fordelene ved dine produktivitetsværktøjer skal du være klar over dine mål og målsætninger og have færdigheder og systemer til at understøtte dem. Dette svarer til en fotograf, der har det bedste og mest funktionelle kamera, men som stadig ikke er i stand til at tage fantastiske billeder. At vide dette og reducere dine forventninger til, hvad dine produktivitetsværktøjer kan hjælpe dig med at opnå, er et godt udgangspunkt.
Du har brug for systemer og processer, der understøtter dine produktivitetsværktøjer, for at bruge dem effektivt. Disse er produktivitetssøjler, der holder alt sammen og giver dig mulighed for at få mest muligt ud af dine apps. Uden dem vil du konstant jagte den nyeste produktivitetsapp, der lover verden, men aldrig rigtig komme nogen vegne.
For eksempel er det meningsløst at skrive alle dine opgaver ned i en huskeliste-app, hvis du ikke har et system til at løse dem. En af grundene til dette er, at hver opgave har et forskelligt niveau af uopsættelighed og vigtighed, og du har kun en begrænset mængde tid og energi hver dag. Så i dette tilfælde skal du bruge en prioriteringssystem, som Eisenhower Matrix, for at hjælpe dig med at finde ud af, hvilke opgaver du skal udføre først og sikre, at du gør fremskridt med de ting, der betyder mest.
I andre tilfælde har du måske brug for et system, der hjælper dig med at bevare dit fokus og begrænse forstyrrelser eller kontekstskifte. Task batching er et passende produktivitetssystem der kan hjælpe med dette. Det involverer at gruppere lignende opgaver sammen og arbejde på dem efter hinanden for at minimere distraktioner og maksimere dit fokus.
Alt i alt er målet at finde eller opsætte systemer, der understøtter dine produktivitetsværktøjer og hjælper dig med at opnå dine ønskede resultater.
Med det omfattende udvalg af produktivitetsværktøjer lige ved hånden, kan det være udfordrende at vælge den rigtige til jobbet eller fristende til at bruge flere muligheder samtidigt til det samme opgave. Men oftere end ikke, kan brug af forskellige produktivitetsværktøjer til det samme føre til forvirring og faktisk gøre dig mindre produktiv. Så det er vigtigt, at du omhyggeligt vælger det rigtige produktivitetsværktøj, et der vil fungere bedst for dig baseret på dine behov, mål og omstændigheder.
For at gøre dette skal du starte med at evaluere dine behov og den specifikke opgave, du forsøger at udføre. Derfra kan du undersøge, sammenligne forskellige muligheder og prøve dem (hvis muligt) for at se, hvilken der fungerer bedst for dig. Du skal muligvis eksperimentere med et par værktøjer, før du finder den perfekte pasform, men det vil være det værd i sidste ende.
Når du har fundet det rigtige værktøj, skal du undgå fristelsen til konstant at lede efter den nyeste app med skinnende nye funktioner. Chancerne er, at du ikke behøver at tilføje flere produktivitetsværktøjer til den samme opgave, fordi den, du allerede har, opfylder alle dine behov. Så du kan holde fast i dine nuværende værktøjer og fokusere på at bruge dem mere effektivt.
Nu skal du lære ins og outs i dit nuværende produktivitetsværktøj. Dette er vigtigt, hvis du ønsker at få mest muligt ud af dem og opnå dine ønskede resultater. Desuden, da deres ultimative formål er at spare tid, vil det at kende alle afkroge af dine værktøjer hjælpe dig med at bruge dem mere effektivt og få mere gjort på kortere tid.
For eksempel, hvis du er en Slap bruger, at lære sine mest avancerede funktioner vil lette din arbejdsgang, spar tid og gør kommunikationen med dit team mere effektiv. Desuden kan du også tænde for dit Slack-arbejdsområde ved at tilføje nogle integrationer.
Det samme gælder for Gmail-brugere. At lære det meste nyttige tastaturgenveje vil hjælpe dig hurtigere gennem din indbakke, hvilket sparer dig tid til andre vigtige opgaver. Generelt vil det betale sig i det lange løb at tage sig tid til at lære at bruge dine værktøjer mere effektivt ved at øge din produktivitet.
Vi har allerede fastslået, at du i de fleste tilfælde ikke har brug for flere apps til den samme opgave. Men på en typisk arbejdsplads har du brug for forskellige løsninger til kommunikation, opgavestyring, cloud storage og meget mere. Det betyder, at du kommer til at spilde kostbar tid på at skifte mellem apps konstant og risikerer at miste vigtig information.
For at undgå dette skal du integrere dine produktivitetsværktøjer for at få dem til at arbejde problemfrit sammen. Heldigvis tilbyder de fleste populære produktivitetsværktøjer integration med en lang række apps, så du nemt kan forbinde dem, du bruger, og strømline din arbejdsgang. Du kan også bruge Zapier-integrationer for at automatisere din opgavestyrings-workflow.
Alternativt, når du leder efter det rigtige værktøj til dine behov, kan du vælge en arbejdsområdepakke, der indeholder alt, hvad du har brug for på ét sted. For eksempel, Notion er et alt-i-én-arbejdsområde, der kombinerer flere funktioner, herunder opgavestyring, notetagning og dokumentsamarbejde på samme platform.
6. Tilpas dine meddelelser
Sidst, men lige så vigtigt, skal du omhyggeligt administrere dine notifikationer for at undgå distraktioner og fokusere på dit arbejde. Som standard er de fleste apps sat op til at sende notifikationer om alt, hvilket hurtigt kan blive overvældende og gøre det svært at koncentrere sig.
Først skal du bestemme, hvilke meddelelser der er vigtige for dig, og hvor ofte du ønsker at modtage dem. Derefter kan du gå ind i din apps indstillinger og finjustere dine meddelelsespræferencer, så de matcher dine behov. Andre gange, når du arbejder på en kedelig opgave, der kræver dybt fokus, kan du deaktivere alle meddelelser for at holde fokus.
Produktivitetsværktøjer kan hjælpe dig med at opnå mere på kortere tid, men kun hvis du bruger dem på den rigtige måde. Med så mange muligheder på markedet er det nemt at blive fanget af det skinnende nye app-syndrom og miste overblikket over dine behov og mål.
Nøglen er at være strategisk omkring dit produktivitetsværktøj og kun bruge de værktøjer, der passer til dine specifikke behov. De tips, vi har delt ovenfor, hjælper dig med at gøre det og tage din produktivitet til det næste niveau.
