Instant messaging på fjerntliggende arbejdspladser er så integreret i kommunikationsstrukturen, at det ofte er svært at huske, hvordan livet var uden det. Værktøjer som Slack er blevet standardkommunikationsplatforme, der understøtter samarbejde og teamproduktivitet i nutidens fjernarbejdsmiljøer.

Men selvom det kan være praktisk, er du stadig nødt til at vedtage nogle bedste fremgangsmåder for at undgå at forstyrre din arbejdsgang. Denne artikel vil dække nogle vigtige regler for onlinemeddelelser for effektiv kommunikation på din fjernarbejdsplads.

1. Definer forventninger

Instant messaging giver dig typisk mulighed for at sende beskeder til folk i realtid, mens du forventer et øjeblikkeligt svar. Selvom der er tidspunkter, hvor dette er passende, og endda nødvendigt, kan det også være en væsentlig kilde til distraktion.

Det skyldes, at du måske bruger dit instant messaging-værktøj til forskellige formål som virtuelle vandkøleraktiviteter, meddelelser, deling af filer eller stille hurtige spørgsmål. Alt dette kan hurtigt komme ud af hånden, hvis folk afbryder hinanden dagen lang med anmodninger eller notifikationer.

Det er derfor, det er vigtigt at sikre, at du har politikker, der hjælper med at styre forventningerne ved hjælp af dit instant messaging-værktøj. For eksempel kan du oprette vandkølerkanaler (grupper) for at holde småsnak ude af andre arbejdsrelaterede kanaler. Du kan opfordre dine eksterne kolleger til at indstille deres status for at angive deres tilgængelighed og være på forhånd om, hvor meget deres anmodninger haster.

Dette vil sandsynligvis være en løbende proces, du bliver nødt til at se igen, efterhånden som dit team og din virksomhed vokser. Nøglen er at have et system, som en intern wiki, til at levere det til nuværende medarbejdere og introducere det til nyansatte.

2. Rediger før afsendelse

Den umiddelbare natur af instant messaging og det faktum, at du er vant til at bruge forkortelser, akronymer og emojis, når du sender sms'er venner og familie kan få dig til at overse potentialet for misforståelser og betydningen af ​​professionalisme på arbejdspladsen kommunikation.

Da du allerede har opbygget en vane med at læse og redigere dine e-mails, før du sender dem, bør du også tage dig tid til at gøre det samme med dine onlinemeddelelser. Gennemgå din grammatik, stavning og tone, før du trykker på send. Husk, at din besked kan forstyrre din kollegas arbejdsgang, så sørg for, at den er klar og kortfattet. Du vil ikke have, at de skal bruge ekstra tid på at finde ud af, hvad du mente.

Når det er sagt, undgå at overbruge forkortelser eller akronymer i din kommunikation på arbejdspladsen. Hvis du skal bruge dem, så brug dem, der er velkendte og relateret til din branche.

3. Vær opmærksom på tidszoner

Du har sandsynligvis eksterne kolleger, der arbejder i forskellige dele af verden og tidszoner, hvilket betyder, at dine arbejdstider ikke stemmer overens. Så det er godt at gøre det til en vane at overveje dine holdkammeraters tidszoner, før du sender en øjeblikkelig besked.

Det er fordi instant messaging skaber en følelse af at det haster, hvilket kan presse dine eksterne kolleger til at reagere i deres personlige tid og fremme en altid-på-kultur, som hurtigt kan føre til brænde ud. Desuden kan ping og notifikationer distrahere dem i arbejdstiden.

Når det er sagt, til arbejde produktivt med dine eksterne teams på tværs af flere tidszoner, skal du være mere opmærksom på, når du sender beskeder. For at opnå dette kan du modstå trangen til at sende onlinemeddelelser, medmindre de haster, planlæg dine Slack-beskeder på forhånd, og udnytte asynkron kommunikation for at undgå at afbryde dine kolleger.

4. Overvej andre alternativer

Instant messaging er fremragende til hurtige og korte udvekslinger, men kommer til kort, når du skal have mere dybdegående samtaler. Så hvis du oplever, at du har en omfattende udveksling frem og tilbage eller har svært ved at forklare noget, er det måske på tide at stoppe med at sende beskeder og skifte til en anden kommunikationsmetode.

Afhængigt af konteksten og karakteren af ​​din samtale, vil du måske overveje alternativer som lyd- eller videokonferencer, da det giver dig mulighed for at formidle dit budskab bedre. Alternativt, hvis du ikke er tilgængelig samtidigt, kan du bruge kommunikationsværktøjer som f.eks Vride eller asynkrone videoløsninger synes godt om Voodle at optage og sende din besked uden at forvente et øjeblikkeligt svar.

E-mail kan også være en bedre mulighed for specifikke samtaler, da det giver en skriftlig registrering, som du kan referere til senere. Derudover kan dine kolleger læse og svare på din besked på et tidspunkt, der passer dem.

5. Undgå usammenhængende meddelelser

I betragtning af at hver besked du sender svarer til en ny notifikation og en potentiel distraktion, du bør undgå at sende usammenhængende beskeder for at begrænse antallet af meddelelser, dine kolleger modtage.

Send i stedet en konsolideret besked, der indeholder alle de oplysninger, du har brug for for at kommunikere. På denne måde kan dine kolleger hurtigt scanne beskeden og bliver ikke afbrudt flere gange. For eksempel kan du bruge følgende format:

Hej, jeg leder efter information om XYZ-projektet. Har du nogen opdateringer? Tak.

I stedet for at adskille hver enkelt information i en separat besked.

6. Hold Small Talk på et minimum

Vandkølersamtaler har deres plads på fjerntliggende arbejdspladser. Faktisk kan de hjælpe med at opbygge relationer og fremme en følelse af at høre til blandt medarbejderne.

Det burde der dog være specifikke kanaler til afslappede samtaler og socialt samvær, så du ikke forstyrrer dine kolleger, når de forsøger at fokusere på deres arbejde. På denne måde kan de vælge at deltage i samtalen, når de vil, og vil ikke føle, at de skal svare med det samme.

Så når du sender direkte beskeder til dine eksterne kolleger, især i arbejdstiden, så prøv at holde small talk på et minimum for at respektere deres tid og fokus.

7. Bekræft modtagelse af meddelelser

Når du modtager en besked, er det god praksis at lade afsenderen vide, at du har set deres besked, selvom du ikke kan svare med det samme. På denne måde vil de ikke føle, at du ignorerer dem og kan fokusere på andre opgaver, mens de venter på et svar. Derudover sparer det dig for potentielt distraherende opfølgende beskeder.

Hvis du har travlt, når du modtager en besked, der skal besvares, kan du fortælle afsenderen det ved at sige noget i stil med: "Tak, fordi du fortalte mig det. Jeg vender tilbage til dig." Hvis beskeden ikke har brug for et svar, kan du skrive "Tak" eller reagere med en emoji.

Brug disse tips til mere produktiv kommunikation på arbejdspladsen

At lægge kræfter i at udvikle bedre kommunikationsvaner er afgørende for ethvert fjernhold. Ved at bruge ovenstående tips kan du tilskynde til et mere produktivt og effektivt samarbejde med dine kolleger, uanset placering.