At starte på en frisk med en ny projektstyringssoftware er et projekt i sig selv. Hver enkelt er forskellig fra den næste, så ud over at prøve at kortlægge alle dine projekter, har du muligvis at gøre med en indlæringskurve. Det kan være overvældende.

En ting, de alle har til fælles, er, at planlægning i forvejen kan hjælpe med at gøre en glidende overgang. Derudover vil du indstille dig selv til at holde et rent og ensartet arbejdsområde. Læs videre for at lære, hvilke skridt du kan tage, når du starter med en ny projektstyringssoftware.

Beslutte, hvordan du vil bruge projektstyringssoftware

Før du opsætter din software, skal du have en plan for, hvordan du vil bruge den. At vide, hvem der skal bruge kontoen og typerne af projekttavler inden for, vil hjælpe dig i gang.

Hvem vil du arbejde sammen med?

Er der andre på kontoen? Hvem er de, og hvad er deres roller? Niveauet af privatliv og tilladelser, du kan indstille for dit team, vil variere afhængigt af, hvilken du bruger, og det niveau, du abonnerer på. Så det er godt at planlægge på forhånd, selv før du vælger en, hvem der bruger kontoen, og hvad du vil give dem adgang til.

instagram viewer

For eksempel er de personlige versioner af Notion meget forskellige fra Hold konto, men du kan samarbejde med enten. De personlige tilbyder sider, der starter private og giver dig mulighed for at invitere gæster, mens Teamet konto låser op for samarbejdende arbejdsområder, der giver dig mulighed for at dele med hele din organisation væk.

Inden for din organisation vil du også overveje, hvem du vil give administratortilladelser til. Derudover, hvis din software tillader gæster, kan du afgøre, om det er nødvendigt at dele et projektkort med kunder, entreprenører eller andre uden for din arbejdsplads eller ej.

Hvilken slags projekttavler vil du bruge?

Du kan gøre mere end at lave simple projektskitser i dit projektstyringssoftware. Du kan også:

  • Opret projektanmodningstavler, hvor du og dine kolleger kan uddelegere diverse opgaver eller bede om hjælp. ClickUp er en fremragende software til at bygge en, men du kan bygge dem i enhver projektstyringssoftware.
  • Skitsér en løbende arbejdsgang fra start til slut for at få et hurtigt overblik over, hvilket trin projekter befinder sig i.
  • Opret en åben opgavetavle, hvor du og dine kolleger kan tildele jer ledige opgaver.

Beslutning om, hvordan man organiserer projektledelsessoftware

Nu hvor du ved, hvem du arbejder med, og hvilke typer projekttavler du vil bruge, skal du bestemme, hvordan du vil organisere kontoen.

Hvordan du gør dette er virkelig et spørgsmål om præference, men antallet af mennesker, du arbejder med, vil også hjælpe dig med at bestemme. Der er mange måder, du kan organisere dine projekttavler på, såsom ved at:

  • Klient
  • Projekt
  • Afdeling
  • Hold

Du kan endda bruge en kombination af ovenstående. Men hvis du arbejder med en stor virksomhed, vil organisering efter afdeling eller teams gøre det lettere at finde projekter og opgaver for alle.

Når du organiserer elementer, vil du gerne undgå at overkomplicere navnene på dine opgaver, projekter, tavler og mapper. Du og dine kolleger finder hurtigt det, du har brug for, hvis du holder tingene så ligetil som muligt.

Dette gælder især undermapper. Hvis det værktøj, du bruger, tilbyder undermapper, så spørg dig selv, før du opretter en, om det virkelig er nødvendigt, og hvis det er tilfældet, skal du bestemme det optimale navn, når andre leder efter det. At inkludere en række små, tomme eller forkert mærkede mapper vil kun skabe forvirring.

Tænk på det næsten som filmapperne på din computer. Du vil gerne være i stand til at finde det, du leder efter, med så få klik som muligt.

Tilføjelse af opgaver til projektstyringssoftware

Når du har besluttet, hvordan du vil organisere dine opgaver og projekter, kan du begynde at kortlægge dem. For det første er det nyttigt, hvis du laver en liste over igangværende projekter og opdeler dem i handlingspunkter. Du kan gøre dette på papir eller i tekstbehandlingssoftware – uanset hvilken metode der fungerer bedst for dig.

At holde sig til aktuelle projekter vil hjælpe med at forenkle processen. Opret kun tavler og opgaver for projekter, du i øjeblikket arbejder på eller er kommende, i stedet for at inkludere forældede eller pladsholderoplysninger.

Sørg for at navngive dine projektbestyrelser i overensstemmelse hermed og medtag kun relaterede opgaver inden for. Dette hierarki vil hjælpe dig med at finde detaljer hurtigere og give dig og dine kolleger et hurtigt overblik over et projekts status.

For eksempel, hvis du udvikler en ny hjemmeside til et produkt, vil du oprette en projektbestyrelse og kalde det noget i retning af en Produkt hjemmeside. Derefter vil du liste alle de handlingspunkter, der udgør et websted, som opgaver inden for. Så ting som at vælge et domænenavn, opsætte hosting, designe wireframes og så videre.

Hvis du holder dit system til at tilføje projekter og opgaver konsekvent, er det mindre sandsynligt, at du skal bruge tid på at rydde op eller omorganisere.

Hvad skal man undgå, når man opsætter projektstyringssoftware

Nogle ting, du vil undgå, når du opsætter en ny projektstyringssoftware, er:

  • Gør alt på én gang– start i det små med en liste over aktuelle projekter for at undgå at blive overvældet eller rodet op i dit arbejdsområde.
  • Bruger alle funktioner- Især hvis det er en betalt konto, tror du måske, at du vil have dine penge værd. Der er dog en masse klokker og fløjter, der kommer med projektstyringssoftware, som måske kun er i vejen. At undersøge produktet på forhånd er en af ​​de måder, du kan undgå træthed på.
  • Overkomplicerede projekter– tag den mindre er mere tilgang, når du kortlægger dine projekter. For eksempel tilbyder en masse projektstyringssoftware mindre synlige underopgaver, du kan indlejre i større. Det kan dog være kedeligt for dig at angive trinene i en opgave og for din kollega at markere dem.

Kom godt i gang med din projektstyringssoftware

At komme i gang med en ny projektstyringssoftware er mindre overvældende, hvis du planlægger lidt fremad, og du starter i det små. I stedet for at bygge det ud med forældede projekter eller pladsholderoplysninger, skal du oprette elementer, mens du går, og holde et konsekvent navngivningssystem for opgaver, projekter og mapper.

Husk at holde det enkelt. Jo færre klik du skal bruge for at finde det, du har brug for, jo bedre.