At samarbejde med dine kolleger burde være en leg, med så mange måder at nå dem på. Men nogle gange kan det blive overvældende at bruge flere kommunikationsværktøjer, og at bruge den forkerte kan komme i vejen for en samtale.

Så hvornår er det mest effektivt at skrive en e-mail, sende en besked eller bruge projektstyringssoftware? Læs videre for at lære, hvilket kommunikationsværktøj der er ideelt til din diskussion.

Hvornår skal du sende en e-mail

Hvis du har en masse information at opsummere og detaljer at inkludere i din besked, er det den ideelle mulighed at sende en e-mail. Det er også den bedste rute til forespørgsler.

Da en e-mail-samtale typisk er langsommere end en samtale over en beskedapp, giver det din modtager mere tid til at overveje oplysningerne. De kan sidde med det, hvis de har brug for det og give et gennemtænkt svar, når de er klar.

Selvom det er almindeligt at tro, at dine kolleger ikke vil sætte pris på lange e-mails, er der mange måder, du kan formatere lange e-mails på

instagram viewer
så den vigtige information skiller sig ud. Du vil på ingen måde skrive en roman, men e-mail giver dig mulighed for at præsentere al information på én gang på et medie, der føles mindre presserende.

Tænk bare på dine egne præferencer. Vil du hellere modtage en lang, men præcis e-mail, som du føler, du har tid til at overveje, eller modtage en lang Slack-besked, mens du prøver at fokusere på andre projekter?

Ud over at føle sig mindre forhastet, er e-mails hurtigere at finde og henvise til senere, nemme at videresende til en anden, og det er nemt at inkludere andre uden for din arbejdsplads. Det giver også din besked mere formalitet i forhold til Slack eller en lignende app. Nogle situationer, hvor e-mail sandsynligvis er ideel, er:

  • Opsummering af en begivenhed, rapport, projekt eller feedback.
  • At lave en anmodning.
  • Sender noget formelt.
  • Inklusiv nogen uden for din arbejdsplads.
  • Noget langt eller vigtigt - især hvis modtageren skal henvise til det senere.

Hvornår skal du sende en besked

Meddelelsesværktøjer som Slack vil sandsynligvis give dig et hurtigere svar end e-mail. Det er et glimrende sted at stille enkle spørgsmål, hurtigt tjekke ind med dine kolleger og dele ideer.

Mens hurtige svar nogle gange er, hvad du har brug for, er det vigtigt at huske på, at du bliver nødt til at holde dine spørgsmål enkle, for at det kan ske. På grund af de hurtige svar, der er typiske for appen, er det nemt for modtagere at overse detaljer eller hele beskeder, især i en støjende kanal eller arbejdsområde.

Dette kan føre til længere end nødvendigt samtaler eller vigtige opdateringer, der forsvinder ubemærket – især hvis kanalen har så travlt, at dine kolleger har slået lyden fra.

Brug af omtaler i Slack kan hjælpe lidt med at dirigere samtaler i grupper eller kanaler, men det er bedst at holde dine beskeder korte og konkrete. Hvis du ikke kan, og Slack er dit holds yndlingssted, så prøv at bruge punktopstillinger til at opsummere. Du vil også overveje, om du har tid til en samtale, når du sender en besked. Din kollega kan være hurtig til at følge op, søge afklaring eller stille deres egne spørgsmål.

Hvis nogensinde en samtale i Slack trækker ud, fordi tingene er uklare, kan det være hurtigere at ringe til din kollega på telefonen eller bruge Slacks huddle-værktøj til kun stemme at præcisere. Slack er bestemt ikke det eneste tilgængelige beskedværktøj, men hvis du vil holde tingene strømlinede, er det bedst at vælge en app, som alle i din organisation vil bruge.

Derudover, hvis du vil holde tingene professionelle, vil du gerne undgå at bruge personlige apps som Facebook Messenger eller sms. Nogle situationer, hvor en beskedapp er ideel, er:

  • Stiller hurtige spørgsmål.
  • At dele ideer og samarbejde.
  • Sender hurtige opdateringer.
  • Udsendelse af meddelelser – i den rigtige kanal.

Hvornår skal man bruge projektstyringssoftware

Nogle gange er det ideelt at bruge kommunikationsværktøjer i en projektstyringssoftware som ClickUp. Den største fordel ved at gøre det er, at du og dine kolleger vil bruge mindre tid på at kommunikere, såvel som på at søge efter informationsbidder i dine indbakker, beskeder og andre steder, du diskuterer arbejde.

Ved at bruge ClickUp kan du opbevare alt opgave- eller projektrelateret ét sted.

Kommentarsektionen på et opgavekort i ClickUp giver dig mulighed for at sende spørgsmål eller afklaring til dine kolleger. Her kan du tagge andre, tildele kommentarer og vedhæfte støttedokumenter.

Du kan også dele en opgave eller et projekt ved at udfylde de korrekte oplysninger og tildele en anden til selve projektet eller som observatør. Bare sørg for at bruge beskrivelsessektionen til at tilføje flere detaljer - ligesom en e-mail.

Derudover kan du opret en projektanmodningstavle i ClickUp som en måde for dig og dit team hurtigt at tildele hinanden opgaver og bede om hjælp. Nogle situationer, hvor kommunikation med projektstyringssoftware er ideel:

  • At stille et projektspecifikt spørgsmål.
  • At dele en projektspecifik kommentar, idé eller forslag.
  • Du har en opgave at uddelegere til en anden.
  • Du har understøttende dokumenter, der vil hjælpe med et projekt.

Andre tips til effektiv kommunikation

Uanset hvilket medie du vælger, er her en liste med flere tips til at hjælpe dig med at kommunikere effektivt:

  • Send det hele på én gang-Hvis du har nyheder, feedback, en opdatering eller virkelig noget at sige, så send det hele på én gang i stedet for bits ad gangen. At holde alt sammen hjælper med at begrænse notifikationer – og den distraktion eller forventning, der kommer, efter nogen sender beskeder "hey".
  • Brug emnelinjer og kanaler– Ikke alene vil det at holde emnelinjer og kanaler relevante hjælpe dig med at få de svar, du leder efter, men du og dine kolleger vil også være i stand til at finde informationen senere.
  • Hold dig til én metode-Hvis du modtager en e-mail, skal du svare via e-mail. Hvis det er en besked, skal du svare i den samme app. At forblive konsekvent vil holde dine samtaler tilgængelige og organiserede.

Strømlin kommunikation og øg din produktivitet

Selvom det er bekvemt at have så mange kommunikationsværktøjer lige ved hånden, kan det nogle gange blive en hindring at bruge det forkerte. Hvis du har meget at sige, er e-mail det bedste bud. Hvis du vil være hurtig og præcis, så gå med en messenger såsom Slack.

I sidste ende, hvis din tanke eller idé relaterer til en opgave, så gør dig selv og dine kolleger en tjeneste ved at dele den i din projektstyringssoftware under den respektive opgave. Mens du leverer samtalen, bør du også overveje, hvordan du og dine kolleger vil finde den senere, hvis det er nødvendigt.