Zoho mail er en sikker, privatlivsgaranteret og reklamefri e-mail-tjeneste. Det tilbyder en funktionsrig e-mail-pakke, hvilket gør den ideel til personlige og forretningsmæssige brugssager. Hvis du har brugt Gmail og vil skifte til Zoho Mail, vil du se en række indstillinger, der kan blive forvirrende.
Du kan tilpasse visningsoplevelsen, skrive e-mail, organisere dine e-mails ved hjælp af filtre, foretage hurtige handlinger med den vedhæftede fil, administrere spamlister og endda importere eller eksportere e-mail som EML. Vi viser dig konfigurere Zoho mail og skifte fra Gmail problemfrit.
Trin du skal tage, før du konfigurerer Zoho Mail
Før du tilpasser Zoho-mail, skal du sikre dig, at du har tilknyttet det tilpassede domæne korrekt til MX-posten og konfigureret SPF/DKIM-parametre til forhindre e-mail-spoofing. Læs vores guide på migrere fra Gmail til Zoho mail med dit brugerdefinerede domæne og fuldfør processen.
Når du skifter til en anden e-mail-tjeneste, bør din bank-, kreditkort-, fakturerings-, forsikrings- og andre tjenesteudbydere kende din ajourførte e-mailadresse til kommunikationsformål.
Migreringen er en langsom proces, men i det lange løb vil du være i stand til at samle vigtige e-mails ét sted. Det er også en god idé at overveje opsætning af automatisk videresendelse i Gmail, bare for at fange de tjenester, du gik glip af.
Skriv e-mails i Zoho Mail
Zoho mail tilbyder dig et omfattende værktøjssæt til at skrive e-mails. Klik på Ny mail knappen i venstre rude for at åbne Komponist. Som standard åbnes komponistvinduet i en ny fane (Indstillinger > Skriv > Åbn Skriv i), men du kan gå med inline (det replikerer Gmail-funktionen) eller et nyt vindue.
Ligesom Gmail har Zoho rige formateringsmuligheder til at formatere din e-mail. Der er en mulighed for at indsætte tabeller (som Gmail mangler) med konfigurerbare bredde- og kantindstillinger. Du kan endda vedhæfte e-mails til udgående e-mails (som EML) ved at trække-og-slip og henvise til ældre meddelelser uden at genskrive dem.
Gå til for at tilpasse komponistens præferencer Indstillinger > Skriv og se hele sættet af muligheder. Du kan ændre den foretrukne tekstretning, tilpasse skrifttyper, automatisk tilføje modtagere til kontakter og kontrollere din besked for stavefejl.
Tilføj store vedhæftede filer til e-mails i Zoho Mail
Gmail tillader vedhæftede filer med en maksimal filstørrelse på op til 25 MB. Med Zoho mail kan du sende store filer til dine modtagere gennem e-mails. Størrelsen af den vedhæftede fil afhænger af abonnementsplanen. Det varierer fra 250 MB med Mail Lite-abonnement til 1 GB med Mail Premium.
Mail konverterer disse vedhæftede filer til links og sender dem til modtageren(e). Hvis du vil sende den samme fil til forskellige modtagere, skal du vælge filen fra Min vedhæftede fil > Kæmpe vedhæftede filer og send den igen. For hver vedhæftet fil kan du indstille adgangstilladelser.
Begrænset adgang er velegnet til at sende vedhæftede filer til andre Zoho-brugere eller dem med tilknyttede konti. Med offentlig adgang kan du sende store filer til alle ved hjælp af et sikkert og unikt link. Som standard har alle vedhæftede filer Begrænset adgang. Klik på denne mulighed for at gøre det Offentlig og generer det vedhæftede link.
Sådan planlægger du en e-mail i Zoho Mail
Zoho mail "Send senere"-indstillingen giver dig mulighed for at oprette en brugerdefineret tidsplan (dato/tid) for din e-mail. Selvom denne funktion også er indbygget i Gmail, har Zoho mulighed for at opsætte tilbagevendende e-mails med jævne mellemrum.
Lav din e-mail som sædvanligt, og klik Send senere. Vælg Fanen Tidsplan og vælg dato og klokkeslæt.
For at konfigurere en tilbagevendende e-mail skal du gentage ovenstående procedure og klikke på Tilbagevendende fane. Vælg frekvensen (dagligt eller ugentligt, slutdato og tidszone, hvis nogen. De er nyttige, når du vil sende rykkere til dine kunder vedrørende fakturaerne.
Sådan udsætter du e-mails i Zoho Mail
Der vil være nogle vigtige e-mails, som du ikke kan svare på med det samme, men som du skal senere. Snooze-funktionen i Zoho mail gemmer din e-mail i en separat "Udsat"-mappe og returnerer din besked tilbage til den oprindelige mappe efter det angivne tidsinterval.
Vælg den e-mail, du vil udsætte, og klik på Snooze ikon i topmenuen. Vælg varighed, eller vælg en tilpasset dato og tid. Den valgte e-mail flyttes fra originalen til Udsat folder.
Læsning af e-mails i Zoho Mail
Nogle gange vil du måske se en e-mail fra en afsender, du modtog for et par dage eller uger siden. I stedet for at rulle gennem e-mail-listen, kan Zoho-mail liste e-mails fra en bestemt afsender eller emne.
Højreklik på e-mail-meddelelsen og vælg Liste e-mails fra denne afsender eller Liste e-mails med dette emne. Du kan endda tilpasse felterne på din e-mail-liste som flag, vedhæftet fil, antal kommentarer, størrelse og mere.
Tilpas layout- og visningsindstillingerne i Zoho Mail
Som standard vises e-mails i visningen "Klassisk". For at tilpasse denne adfærd skal du klikke på Skift visning ikonet og vælg visningen "Kompakt eller superkompakt". I hver visning mindskes den rigelige afstand mellem e-mails og viser flere e-mails.
Når du vælger en e-mail, åbnes den i Lodret forhåndsvisning tilstand som standard. Gå til Indstillinger > Indstillinger for postvisning og vælg Vandret forhåndsvisning for at se din e-mail under e-mail-listen. Eller vælg Ny fane for at se dem på en ny fane.
Tilbyder Zoho Mail en samtalevisning?
På Gmail, når folk svarer på en e-mail, grupperer den svarene i en samtalevisning med den nyeste e-mail nederst.
Zoho-mail stabler hele samtalen i en trævisning med afsenderdetaljer, tidslinje, mapper, vedhæftede filer og mere uden selv at åbne e-mailen. Derudover kan du sortere samtaletråden (Indstillinger > Samtale) med enten den nyeste eller ældste mail øverst.
Se og administrer vedhæftede filer i Zoho Mail
En af de største ulemper ved Gmail er manglen på et dashboard til at se/administrere vedhæftede filer. Mens du kan finde beskeder med vedhæftede filer ved hjælp af Gmail-søgeoperatorer, det kræver lidt øvelse. Zoho mail tilbyder et centraliseret dashboard til at se vedhæftede filer (enten sendt til dig eller tilføjet til andre Zoho-apps) på et enkelt sted.
Klik på Vedhæftningsfremviser ikon for at se dine filer pænt sorteret baseret på deres filtyper. Vælg et miniaturebillede for at se dem eller foretag hurtige handlinger på de vedhæftede filer. Klik Åbn linket e-mail for at åbne den e-mail, der er knyttet til din vedhæftede fil, vedhæft og send en ny e-mail eller føj den til en note eller opgave.
Opfølgning på vigtige e-mails i Zoho Mail
Vi skal ofte følge op på e-mailen uanset svaret. Zoho Mail har den indbyggede mulighed for at tilføje en påmindelse til dine e-mails. Udkast til din e-mail, og klik på Ur-ikon.
Du kan indstille et bestemt tidspunkt for at minde dig om e-mailen, uanset om du modtager svaret eller ej. Eller sæt en deadlinedato, og hvis ingen svarer på mailen, får du besked om det, når fristen er udløbet. Zoho mail kan minde dig om mailen via meddelelser eller e-mail.
På samme måde kan du oprette en påmindelse for indgående e-mails. Vælg den e-mail, du vil tilføje påmindelsen, og klik derefter Flere indstillinger > Påmindelse. Vælg din foretrukne mulighed og fortsæt. Gå til Indstillinger > Forudindstilling for at tilpasse alarmindstillingen i overensstemmelse med dine ønskede tidspunkter.
Organiser e-mails i Zoho Mail
Filtre i Zoho mail hjælper dig med automatisk at organisere indgående/udgående e-mails. Ligesom Gmail kan du indstille betingelser og handle for disse betingelser. Men i Zoho kan du bruge AND/OR-operatoren til at definere, om nogen eller alle betingelser skal tages i betragtning.
For at komme i gang skal du gå til Indstillinger > Filtre og opret et nyt filter. Indstil nu betingelsestypen (kombination af betingelser i OG/ELLER), betingelser (Fra, Emne, Til, Cc, Bcc, Vedhæftet fil) og handlinger (Flyt til mappe, Tag som, Videresend e-mail til, Slet e-mail).
På Gmail bruger vi "Etiketter" til at organisere beskeder. I Zoho kan du oprette flere mapper på forskellige niveauer for at organisere eller administrere e-mails. Klik på (+) tegnet ved siden af Mapper for at oprette en mappe og vælge dens placering. Derudover kan du oprette tags (Vælg en e-mail > Tag som) for yderligere at organisere dem i henhold til projektet, bestemt team, kunder og mere.
Zoho Mails integration med tredjepartstjenester
Zoho mail har fremragende integration med eksterne og interne apps for at supplere din arbejdsgang. De interne er Zoho-apps (Zoho Invoice, Zoho Workdrive, Zoho CRM), og de eksterne integreres med posten gennem API'et fra tredjepartsapps. For at se hvilke integrationer der er tilgængelige, gå til Indstillinger > Integrationer.
Klik Gå til Marketplace og vælg dine yndlingsapps. Nogle populære er Asana, Trello, Google Drive, Dropbox, OneDrive, Clearbit, Google Calendar, GoToMeeting og Integrately. Gå til udvidelsessiden og aktiver den. Gå derefter tilbage til afsnittet Integrationer og skift til Aktiver knap.
Nu hvor Zoho Mail er konfigureret, prøv at overvinde din e-mailafhængighed
Zoho Mail er et godt alternativ til Gmail. Siden Mailindstillinger er klodset/svær at navigere i, og det tager tid at vænne sig til det, men hvis du har fulgt proceduren, kan du begynde at bruge Zoho mail i løbet af få øjeblikke.
En almindelig tendens, der ses i dag hos folk, er at tjekke e-mail med få minutters mellemrum. Selvom denne tvangsmæssige vane med at tjekke indbakken virker ufarlig, kan den påvirke dit velvære og produktivitet negativt. For at vide mere, læs vores guide til at finde måder at overvinde e-mail-afhængighed.