Det kan være udfordrende at drive et distribueret hold. Hvordan sikrer du samarbejde, når du har teammedlemmer placeret i forskellige tidszoner? Og har alle de ressourcer, de skal bruge til at arbejde produktivt og nå dine teammål?
Selvom der er masser at tænke på, når du administrerer en ekstern arbejdsstyrke, kan mange udfordringer afhjælpes, når du bruger monday.coms projektstyringssystem til at holde forbindelsen. Men da dette er en platform med utallige muligheder, hjælper det at kende nogle få bedste praksisser, så dit fjernteam vil trives, uanset hvor de er baseret. Her er otte af de bedste.
1. Håndtering af dit teamplan
Fjernmedarbejdere kan være baseret på forskellige tidszoner, hvilket gør det svært at spore, hvem der er online og på hvilke tidspunkter. Selv for dem, der er baseret lokalt, betyder skønheden ved fjernarbejde, at dine teammedlemmer måske foretrækker at logge på, når de føler sig mest produktive. Nogle kan være natugler, mens andre måske står tidligt op og begynder at arbejde, før solen står op.
I stedet for at stole på tidszoneberegnere eller forsøge at holde styr på alles tidsplaner i dit hoved, så brug Mandag at kortlægge det hele sort på hvidt. Brug opdateringssektionen i din ugentlige tidsplan til at notere fravær eller anmode om skiftskift.
2. Brug en firmakartotek
Afhængigt af din organisations størrelse kan du have hundredvis eller endda tusindvis af medarbejdere, der arbejder på tværs af lokationer. Opret en virksomhedsoversigt for at holde kontakten med alle og samarbejde på monday.com.
Du tilføjer teammedlemmer i henhold til deres rolle og tilføjer derefter en kolonne for at vise deres profilbillede, kontaktoplysninger og lokale tidszone. Endnu bedre, klik videre til kortvisningen for at se deres globale placering.
3. Organisering af møder
Fjernvideomøder kan være afgørende for holdopsamlinger, men det kan være vanskeligt at koordinere disse, når teammedlemmer er i forskellige tidszoner. Det er også vigtigt, at disse ansigt-til-ansigt interaktioner ikke hindrer produktiviteten.
Brug monday.com til at oprette en mødetavle med linjeposter til at beskrive mødets emne. For at få tingene til at køre problemfrit skal du uploade mødedagsordenen på forhånd og tildele handlinger til specifikke teammedlemmer. På den måde ved alle, hvad der skal diskuteres og kan forberede deres egne ord og dokumentation på forhånd.
Tilføj et resumé af mødets højdepunkter efter mødet er afsluttet, så alle er opdateret på, hvad der blev diskuteret, herunder handlingspunkter efter behov. Og hvis nogen ikke kunne klare det? Monday.com integreres med Zoom, så du kan tilføje en optagelse af mødet, som dit team kan indhente senere.
4. Opsætning af et teamressourcebibliotek
Fjernmedarbejdere har brug for adgang til delte ressourcer, såsom retningslinjer for virksomhedens branding, skabeloner og medarbejderonboarding-dokumenter. Men det kan være tidskrævende at søge gennem et eller flere fælles drev efter mapper med e-mails for at finde det rigtige dokument.
Opret i stedet et ressourcebibliotek i Monday.com, og tilføj alle relevante filer og links ét centralt sted. Du kan også tilføje kommentarer til hvert dokument, så teammedlemmer kan stille spørgsmål eller give feedback uden at skulle søge efter den rigtige person at kontakte.
5. Spor holdmål
Opretholdelse af gennemsigtighed er nøglen til at drive et vellykket fjernteam. Når alle kan se, hvordan holdet præsterer, og hvad der stadig mangler at blive opnået, kan de forblive fokuserede og motiverede.
Brug monday.coms målsporingsfunktion til at sætte mål og nøgleresultater (OKR'er) for dit team. Brug widgets som batteridisplayet eller diagrammer, så alle kan se, hvor tæt du er på at ramme dine mål.
6. Brug af automatisering
Monday.com tilbyder en række funktioner til at automatisere opgaver og holde dit team forbundet, selv når du ikke er på kontoret. Automatiseringer gør det nemt at maksimere effektiviteten uden at forstyrre din arbejdsgang. De kan konfigureres til at gøre ting som at sende påmindelser, opdatere statusser og tildele opgaver.
For eksempel kan du oprette en automatisering, der sender en besked til et teammedlem, når de har fået tildelt en opgave. Eller du kan konfigurere en automatisering til at opdatere status for en opgave, når nogen kommenterer den. Få mest muligt ud af platformens evne til at tilpasse automatiseringer, så du kan udføre handlinger som f.eks flytte elementer ind i en separat arbejdsgang eller udløse en særlig advarsel til dit team med kun én klik.
For at konfigurere en monday.com-automatisering skal du vælge en trigger, såsom en statusændring eller en person, der tildeles et element. Dine triggere skal have en betingelse tildelt den, og så skal du vælge et handlingspunkt, såsom at underrette en Slack-kanal eller sende en e-mail.
7. Brug af teamskabeloner
Forenkle den måde, dine teammedlemmer arbejder på, ved at oprette en række teamskabeloner til opgaver, de udfører regelmæssigt. Hvis dit team for eksempel afholder ugentlige statusmøder, kan du oprette en mødeskabelon med dagsorden og mødeformat. På denne måde kan teammedlemmer blot udfylde de relevante detaljer hver uge uden at skulle starte fra bunden.
Du kan også oprette skabeloner til onboarding af nye teammedlemmer, projektplaner og marketingkampagner.
8. Hurtige søgefunktioner
Produktivitet er alt i fjernarbejde. Det er nemt at blive overbelastet af netop de kommunikations- og samarbejdsværktøjer, der var beregnet til at forenkle vores roller. For at spare tonsvis af tid hver dag, væn dig til at bruge følgende funktioner:
- Hurtig søgning: brug CTRL/CMD + K for at få adgang til hurtig søgning og straks dykke ned i nyligt tilgåede tavler.
- Batch Vælg: herfra kan du få fat i flere genstande ved hjælp af Batch Select-funktionen på dit board. Klik på handlingsfeltet til venstre for ethvert element, og hold derefter nede FLYTTE for at klikke på en anden boks på et separat element.
Ved at udnytte mandagens funktioner som skabeloner, automatisering og hurtig søgning kan du strømline dit teams arbejdsgang og øge produktiviteten.
Hvis du ikke er solgt til at bruge mandag, er andre projektstyringsværktøjer som Asana og Trello også værd at se på. Det vigtigste er at finde et værktøj, der fungerer for dig og dit team. Med det rigtige system på plads kan du med succes administrere dit fjernteam, uanset hvor de er i verden.