Nøglen til succesfuldt samarbejde er kommunikation. Ikke bare sørge for, at du kommunikerer nok, men også sørge for, at du ikke overdriver det.
Du har sandsynligvis været der. Du føler, at du har besvaret et spørgsmål flere gange, eller der er mere end én samtale i gang om det samme projekt. I den anden ende kan du finde det distraherende at modtage de samme beskeder ved gentagelse.
Hvis du gerne vil lære, hvordan du kan undgå overkommunikation, så læs videre. Her lærer du, hvordan du bruger mindre tid på at kommunikere – og mere tid på at arbejde – med ClickUp.
Sådan reduceres e-mails ved hjælp af ClickUp-opgaver
For at uddelegere eller dele opgaver behøver du ikke at lave den perfekte e-mail. Du behøver heller ikke at finde en tråd af svar med folk CC'ed ind og ud. Alt du behøver er fremragende projektstyringssoftware.
Der er mange tidsbesparende fordele ved at bruge projektstyringssoftware. En af de bedste fordele ved at bruge Klik op er det vil hjælpe med at reducere antallet af e-mails, du sender og modtager vedrørende opgaver eller opgaver.
Det er fordi, du giver dine kolleger et detaljeret overblik over væsentlige oplysninger fra starten. Ikke kun dem, men alle med adgang til opgaven.
Det kan være hele din afdeling, hele din virksomhed eller endda et lille team, der løser projekter sammen. Det betyder dog ikke, at alle vil modtage notifikationer.
Du kan hurtigt bringe de nødvendige kollegaer ind i løkken ved at tilføje dem som observatør ved hjælp af øje-ikonet på opgavekortet. I modsætning til at CC'er nogen i en e-mail, vil de som en overvåger automatisk modtage alle opdateringer fremover. Derudover vil de se ældre oplysninger, selvom du tilføjer dem til opgaven senere.
Den største fordel ved at bruge opgaver i ClickUp er, at når nogen først ser opgaven, kan de se den grundlæggende information med det samme. Du er også mindre tilbøjelig til at gå glip af selv at tilføje detaljer, fordi hver opgave, du opretter, grundlæggende starter med en skabelon, der består af kolonnerne på din liste.
Sådan reduceres e-mails yderligere ved hjælp af ClickUp-opgavebeskrivelser
Ud over at inkludere opgavenavn, forfaldsdato, prioritet og andre elementer, du typisk vil inkludere, tilbyder ClickUp en række rum til samarbejde. Det mest bemærkelsesværdige for at erstatte projektanmodnings-e-mails er beskrivelsesfeltet, der findes i opgavekort.
Beskrivelsesfeltet er præcis, som det lyder, men det tilbyder mere end blot et sted at sætte tekst på. Her kan du tilføje unikke projektspecifikationer, som ellers ikke ville passe ind i kolonner, og klæde dem op ved hjælp af kommandoer.
Når du bruger denne plads, vil vigtig information heller ikke blive begravet i en kollegas indbakke eller en super lang tråd, fordi den bliver siddende – selv når du redigerer eller tilføjer den. Hvad mere er, tilbyder dette felt en versionshistorik, der giver dig mulighed for at gå tilbage til tidligere udgaver af beskrivelsen, hvis du har brug for det.
Sådan bruger du mindre tid på møder ved hjælp af ClickUp
ClickUp tilbyder en række nyttige visninger at hjælpe dig med at organisere dine projekter og samarbejde med andre. En af de synspunkter er Snak.
Ved at tilføje en Chat-visning til din liste kan du og dine kolleger kommunikere om projektdetaljer i realtid. Plus, alle ved, hvor de skal henvise til tråden senere, hvis de har brug for en genopfriskning.
I ClickUps chat kan du nævne andre personer for at sende dem en notifikation, eller alle der bruger @watchers. Hvis du nævner en opgave, kan du oprette et direkte link til den. Du kan også få mere dybde ved at bruge kommandoer, skærmoptagelser eller tilføje filer.
En praktisk funktion i Chat-visningen er at tildele andre til at kommentere. Hvis nogen har et spørgsmål eller en kommentar, som en kollega kan besvare, kan du gøre vedkommende opmærksom på det – eller tildele det til dig selv som en påmindelse til senere.
Ligesom Slack kan du svare i en tråd, hvis du gerne vil holde tingene ryddelige og organiserede. Med denne række funktioner kan du bruge Chat-visningen til at erstatte projektspecifikke møder eller daglige standup-møder. En anden fordel ved at have denne messenger tilgængelig lige i dit projektrum er, at det vil hjælpe med at minimere ikke-relateret snak.
Sådan strømliner du kommunikation i ClickUp
Der er mange måder, du kan kommunikere med dine kolleger på. Du kan gøre det via messenger, sms, e-mail, et hurtigt opkald eller et kort besøg. Senere, når du har brug for en genopfriskning, kan du prøve at huske, hvilken app du plejede at tale med, eller hvor du skrev det ned.
ClickUps kommentarsektion hjælper med at eliminere behovet for at bladre gennem flere apps og medier, fordi alt er lige der i én software. Hvis du har et spørgsmål om en specifik opgave, kan du stille det direkte på dets respektive kort.
Ligesom Chat-visningen kan du nævne andre personer, nævne opgaver, tildele personer til kommentarer og bruge kommandoer, skærmoptagelser eller tilføje filer til at forklare. Derudover kan du oprette nye dokumenter i kommentarer, hvor du og dine kolleger kan samarbejde.
Sådan samarbejder du hurtigt i ClickUp-dokumenter
Samarbejde i ClickUp-dokumenter fungerer meget som Google Docs. Du kan holde dem private eller invitere dine kolleger til at bidrage til siden.
Her kan du arbejde på siden ved at bruge kommandoer til at tilføje tekst og elementer. Du kan også kommentere frem og tilbage med dine kolleger, hvis du ikke ønsker at foretage ændringer på én gang.
Mens du arbejder, kan du se din kollegas markør og redigeringer i realtid. Hvis du vil sikre dig, at de ser noget, kan du henlede opmærksomheden på specifikke linjer i rummet for at stille spørgsmål eller kommunikere ideer.
Derudover, når du og din kollega er klar, kan du eksportere den som en PDF, hvis du vil dele den uden for ClickUp.
Brug mindre tid på at gå frem og tilbage med ClickUp
Takket være dets mange kommunikationsværktøjer hjælper ClickUp dig med at reducere frem og tilbage af projektsamarbejde og uddelegering. Du vil også opdage, at du bruger langt mindre tid på at bladre mellem apps og grave gennem samtaler for at finde den information, du har brug for.
Uanset om du leder efter en hurtig måde at kommunikere med hele dit team på om projekter eller specifikke mennesker på opgaver, er det stedet at være. Hvis overkommunikation har spoleret dine fremskridt, hvorfor så ikke prøve det?
