At arbejde hjemmefra er blevet det nye normale for medarbejdere i mange teknologivirksomheder rundt om i verden. Fjernarbejde fremmer en sund balance mellem arbejde og privatliv for medarbejderne og kan føre til øget produktivitet og kreativitet.
Men at skifte til fjernarbejde kommer med mange spørgsmål og plads til forvirring, hovedsagelig rettet mod HR-afdelinger. Så at få udarbejdet en klar WFH-politik (arbejde hjemmefra) sikrer, at både arbejdsgiveren og medarbejderen ved, hvad der forventes, og hjælper med at undgå potentielle problemer.
Hvad er en arbejde hjemmefra-politik?
En WFH-politik (alias arbejde hjemmefra) er et dokument, der skitserer en virksomheds forventninger og procedurer for medarbejdere, der arbejder hjemmefra. HR-ledere skal skabe effektive WFH-politikker for at tydeliggøre nogle af følgende punkter:
Hvem har tilladelse til at arbejde hjemmefra?
Hos Buffer's "State of Remote Work 2022" rapporterer, at 97 % af fjernarbejderne ønsker at fortsætte med at arbejde hjemmefra resten af deres karriere, selvom de kun tilbydes noget af tiden. For at finde ud af, om dette er muligt, skal medarbejdere, der ønsker at arbejde hjemmefra, indsende en anmodning til deres leder for at afgøre, om fjernarbejde er muligt.
Som du kan se fra nedenstående tweet, har virksomheder som Tesla gjort det klart, at fjernarbejde er ude af bordet for deres ansatte. Men din organisation kan være mere fleksibel. Din WFH-politik kan skitsere, hvilke roller der er egnede til fjernarbejde, og hvilke medarbejdere der er berettiget til at anmode om at arbejde hjemmefra.
Hvor ofte kan medarbejdere arbejde hjemmefra?
Hyppigheden af at arbejde hjemmefra vil variere fra virksomhed til virksomhed. Nogle arbejdsgivere er gået på afstand først, hvilket åbner muligheder for, at medarbejdere kan arbejde, hvor de vil, eller endda flytte til udlandet uden risiko for at miste deres job. Andre virksomheder foretrækker en hybridmodel, hvor medarbejderne arbejder hjemmefra et par dage om ugen og kommer ind på kontoret for resten.
Din WFH-politik bør klart angive, hvor ofte medarbejdere må arbejde hjemmefra og forventningerne til at arbejde eksternt. Dette kan omfatte, hvilken type arbejde der er tilladt hjemmefra, og hvor mange timer medarbejderne forventes at arbejde.
Hvordan skal kommunikation fungere?
Kommunikation er et af de mere udfordrende aspekter af fjernarbejde. Ikke at være på det samme fysiske sted gør det sværere at holde styr på, hvad alle arbejder med. Det kan også føre til en følelse af isolation.
Det er vigtigt at etablere klare kommunikationskanaler mellem fjernmedarbejdere og deres ledere. For eksempel bør du præcisere, hvornår medarbejderne skal:
- Planlæg et videoopkald.
- Sende en Loom-video.
- Ping en Slack-besked til en kollega.
Det er også værd at skitsere, om din virksomhed ønsker, at kollegaer skal reagere på hinanden i realtid eller skifte til asynkron kommunikation.
Hvad er udstyrskravene?
Hvis du tillader medarbejdere at arbejde hjemmefra, har de brug for det rigtige udstyr til at udføre deres arbejde effektivt. Dette kunne omfatte en bærbar computer, printer og en solid internetforbindelse.
Forklar i din politik for fjernarbejde, hvilket udstyr der kræves for, at medarbejdere kan udføre deres arbejde hjemmefra. Afklar også, om virksomheden vil levere dette udstyr, eller om medarbejderne skal købe det selv.
Hvornår skal medarbejderne holde pauser?
At arbejde hjemmefra kan gøre det udfordrende at holde en pause, og nogle medarbejdere kan føle, at de skal arbejde længere timer for at bevise deres værd. Men det er vigtigt at opmuntre medarbejderne til at holde pauser, da det kan føre til forbedret fokus og produktivitet. Sørg for, at din politik skitserer, hvornår medarbejderne skal holde pauser, og hvordan de kan bruge deres fri.
Hvad er forventningerne til IT-sikkerhed?
Fjernarbejde har ført til vækst bekymring over cybersikkerhedsangreb. Det rapporterer CNN at 47 % af medarbejderne, der arbejder hjemmefra, bruger skygge-it-løsninger, herunder utestet software og tjenester. Brug din politik til at afklare forventningerne til it-sikkerhed, og hvad medarbejderne skal gøre for at beskytte virksomhedens data. Dette kunne omfatte brug af en VPN, to-faktor-godkendelse og undgåelse af offentlige Wi-Fi-hotspots.
Hvordan fungerer præstationsovervågning?
Ledere bliver nødt til at finde nye måder at overvåge medarbejdernes præstationer på, mens de arbejder hjemmefra. Dette kan omfatte opsætning af regelmæssige check-ins, brug af projektstyringssoftware eller afsendelse af ugentlige opdateringer.
Beslut hvordan ydeevnen skal overvåges, og hvordan medarbejderne kan give feedback til deres ledere. Ved at skabe en WFH-politik kan HR-ledere støtte eksterne medarbejdere og sikre, at de har værktøjerne og ressourcerne til at få succes.
Sådan opretter du en WFH-politik for dit team
At oprette en WFH-politik kan virke skræmmende, men det er ganske enkelt. Prøv at bruge skabeloner eller softwareløsninger til at forenkle processen i stedet for at udarbejde en manuel politik (selvom dette er en mulighed).
Bambee tilbyder en HR-autopilotfunktion, der kan hjælpe dig med at oprette en WFH-politik på få minutter. Softwaren gør det nemt for din HR-chef at opbygge tilpassede HR-politikker til dine forretningsbehov. Men det skaber ikke bare politikken, det sikrer også, at de er aktuelle og underskrevet af dine medarbejdere. Du kan også bekræfte dem halvårligt afhængigt af dine krav og eventuelle ændringer i dine fjernarbejdsprocesser.
Owl Labs tilbyder en række eksterne, fleksible og hybride arbejdspolitikskabeloner, som du kan downloade gratis fra deres websted. Politikken for fjernarbejde er forudkonfigureret med redigerbare felter som:
- Formål
- Nøglebegreber
- Værktøjer + Support
- Meddelelse
- Møder
- Godkendelse + Sporing
- Fjernarbejdsaftale
Du skal blot downloade, redigere og udskrive eller distribuere.
Better Team tilbyder også en fjernarbejdspolitik, som du kan downloade som en Word-dokumentskabelon. Du kan bruge det, som det er, eller redigere det, så det bedre afspejler din virksomheds behov. Skabelonen indeholder sektioner for:
- Medarbejderoplysninger
- Fjernarbejdsområde
- Udstyr
- Bemyndigelse
Både medarbejder og supervisor skal underskrive denne politik.
Konfigurer din politik for fjernarbejde
Nu du har lært, hvordan du opretter en fjernarbejdspolitik, er det tid til at implementere den i din organisation. Når du opretter din WFH-politik, skal du sørge for at overveje dine medarbejderes behov, og hvad der ville fungere bedst for dem.
Det skal også overholde alle relevante love og regler og også være fleksibelt nok til at tillade ændringer i fremtiden. At have en WFH-politik på plads vil sikre, at alle føler sig trygge og produktive i deres fjernarbejde.