Når du administrerer mennesker, er kommunikation og papirarbejde uundgåeligt. Uanset om det er planlægning, løn, opgavestyring eller træning, er der masser af dokumenter og samtaler at holde styr på.
Selvom dit team er lille, kan du ikke undgå personaleledelse, især hvis du er eneansvarlig for alle.
Det er her, Connecteam kommer til nytte. Takket være dens omfattende pakke af værktøjer kan du komme oven på papirarbejdet, kommunikere daglige ting til dit personale og forhindre dyre lønningsfejl – alt sammen på ét sted og uden HR-baggrund.
Læs videre, hvis du gerne vil lære mere om dens topfunktioner.
Connecteams tidsbesparende funktioner
Samlet set vil du spare rigelig tid ved at have alle dine medarbejderstyringsværktøjer i én software i stedet for at hoppe frem og tilbage mellem snesevis af apps.
Ved brug Connecteams Operations-hub, du behøver ikke længere at skifte mellem excel, projektstyringsværktøjer, e-mails, tekster, papirdokumenter og andre steder, hvor du finder dig selv ved at søge efter detaljer.
Ud over at dække dine softwarebehov kan du også sige farvel til trykte og håndskrevne timesedler – og behovet for at jage folk efter dem.
Faktisk gør Connecteams strømlinede kommunikations- og arbejdspladsværktøjer elementer som planlægning, tidsregistrering og opgavetildelinger krystalklare for alle, hvilket betyder meget mindre frem og tilbage for alle.
Her er en hurtig gennemgang af hovedfunktionerne i Connecteams Operations-hub, der gør det til en leg at overvåge og tage sig af dit team.
1. Medarbejderplanlægning
Oprettelse af en medarbejderplan i Connecteam er så simpelt som at indtaste detaljer i en formular. Ved siden af felterne navn, dato, start og sluttidspunkt kan du:
- Tildel flere brugere til samme skift
- Tillad brugere at tildele sig selv til uanmeldte skift
- Foretag skift til genbrugelige skabeloner
- Gentag tilbagevendende skift
Når du rammer Offentliggøre, Connecteam sender en notifikation til medarbejdere, du har tildelt, og de kan tjekke detaljerne direkte i appen. Du behøver ikke længere at udskrive eller e-maile tidsplaner, og nogen vil heller ikke forlægge vitale oplysninger.
Hvad mere er, den Jobplanlægning værktøj tilbyder flere funktioner til at forhindre konflikter:
- Skiftgodkendelse giver dine teammedlemmer mulighed for at godkende eller afvise varer på deres tidsplan
- At markere utilgængelighed giver medarbejderne mulighed for at fortælle dig, hvilke datoer og tidspunkter de ikke kan arbejde
- Indstilling af begrænsninger sætter restriktioner på plads for at forhindre over-og-under-planlægningsskift
For at forhindre behovet for at redigere din tidsplan, når du har udgivet den, kan du bruge jobplanlægningsværktøjerne kombineret med Connecteams tidsanmodningsfunktion. Hver gang en medarbejder indsender en tidsanmodning, finder du den under Afventende anmodninger i Tidsur interface.
2. Hurtig opgavestyring
Ud over at oprette en detaljeret tidsplan, kan du tildele Skift opgaver til hver tidsblok, så dine medarbejdere kan tackle skemaspecifikke opgaver.
Hvis du ønsker at nå ud for at afklare disse, eller nogen går i stå, Skift aktivitet fanen tilbyder et chatvindue mellem dig og de medarbejdere, du har tildelt skiftet.
Connecteam tilbyder også en Hurtige opgaver værktøj til at eliminere, at du skal sende sms'er eller e-maile opgaver til enkeltpersoner. Sæt en opgave op én gang, tildel de relevante medarbejdere, og alle er automatisk med i løkken. Det er nemt at komme i gang, og her kan du få detaljeret med datoer, klokkeslæt, beskrivelser og underopgaver for ekstra kontekst.
I det væsentlige har du alt det tidsbesparende fordele ved et dedikeret projektstyringsværktøj ved fingerspidserne.
Ligesom Flytte aktivitetsfanen i skemalæggeren, kan du også kommunikere med medarbejdere direkte gennem Kommentarer fanen, hvis der er spørgsmål eller opfølgninger.
At have kommentarværktøjet direkte i opgaven betyder, at du ikke længere skal søge efter tidligere kommunikation i andre apps. Med Quick Tasks-værktøjet kan du og dine medarbejdere hurtigt finde eller henvise til alle beskeder relateret til en opgave på dens respektive plads.
3. Medarbejder tidsur
Når det er tid til at slå ind, kan dine medarbejdere bruge appen på deres mobilenhed eller Connecteams Kiosk-app hvis dit hold er stationært. Det eneste, de skal gøre, er at trykke Start skift.
På backend giver Connecteam dig et realtidsoverblik over alles logfiler under I dag fanen i Tidsur værktøj.
Her kan du kommunikere med folk på dit team, og hvis de rejser fra job til job, kan du se, hvor de er på kortet for at sikre, at de følger tidsplanen, og at alt kører glat.
Connecteam lader dig også bruge virtuelle perimeter eller geofencing for at sikre, at dine medarbejdere er inden for et bestemt sted, når de tjekker ind. Sig farvel til kammeratslag og tidstyveri én gang for alle.
Der er mange måder at tilpasse dit ur på, så det passer til din arbejdsplads, herunder din løncyklus, overarbejde kvalifikationer, pauser, job og andre ting, der er mere bekvemt for dig og dit team.
Derudover kan du bede om, at softwaren genererer lister over medarbejdere, der overskrider overarbejde, var fraværende eller ikke klokkede deres tid.
Da alle logger deres tid, bruger softwaren også oplysningerne til at generere timesedler.
4. Online timesedler
Indenfor Timesedler fanen, kan du gennemgå, redigere og følge op på medarbejdernes tidsregistreringer. Her kan du også se tidsanmodninger, tjekke ind på fravær og se jobindsigt.
Når du klikker dig ind på individuelle timesedler, giver Connecteam dig besked om eventuelle konflikter såsom overlappende vagter og redigeringsanmodninger, hvis en medarbejder ved, at de lavede en fejl, da de sporede deres tid.
Det giver også et enkelt overblik over deres sporing, så du kan rette eller fremhæve og spørge om uoverensstemmelser. Når den er klar til løn, kan du eksportere totaler, timesedler eller skiftrapporter. Connecteam integrerer automatisk med QuickBooks og Gusto, hvilket gør lønning til en leg med blot et klik på en knap.
5. Digitale formularer og tjeklister
Det Former værktøj i Connecteams Operations-hub gør papirarbejdet tilgængeligt for dem, der skal finde og bruge det. Det eliminerer også behovet for at udskrive eller e-maile formularer - hvilket betyder, at de ikke bliver væk et sted undervejs.
Når du opretter formularer og tjeklister i Connecteam, kan du tildele dem til Smarte grupper— automatiske klynger af brugere med samme job, placering, startdato eller noget andet, du kan komme i tanke om — eller enkeltpersoner. Hvis anmodningen er tidsfølsom, skal du sende en meddelelse, når du har udgivet den, eller tilføje den til formularbiblioteket i stilhed, hvis ikke.
Det Former funktion gør onboarding til en leg. Derudover vil dit personale altid have de formularer, de har brug for, ved hånden, hvilket betyder mindre bureaukrati omkring sikkerhedsproblemer og forespørgsler. Det er så simpelt som oprettelse af en Google-formular hvis du nogensinde har lavet en, men bedre, fordi den er lige der, hvor du har brug for den.
Derudover kan du blive kreativ med formularværktøjet automatisere og standardisere processer. For eksempel kan du skitsere arbejdsgange ved hjælp af tjeklister eller bygge enkle måder at indsende e-signaturer og GPS-tidsstempler til dokumentation.
6. Alle Communication Hub-funktioner i Connecteam
I det væsentlige kan Connecteam erstatte flere software og processer i din virksomhed med de funktioner, der allerede er nævnt i denne artikel. Du kan dog tage det et skridt videre ved at bruge det Meddelelse hub.
Det Snak værktøj giver dig især mulighed for oprette flere kanaler fra hele virksomheden til afdelingsgrupper og endda en-til-én. Mens du kan sende kommentarer og beskeder direkte i skift, opgaver og timesedler, giver dette dig plads til generelle diskussioner og planlægning.
På denne måde behøver du ikke skifte mellem en messenger-like Slap eller gennemse din telefon for at finde tekster fra medarbejdere.
Med Opdateringer værktøj, kan du også udsende nyheder og meddelelser med masser af brugerdefinerede designelementer for at tilføje personlighed til dine beskeder.
Denne funktion er nyttig, hvis du ikke har personale-e-mailadresser til alle dine medarbejdere, eller hvis de beslutter at opdatere deres personlige e-mails. Du kan også spore engagement for at se, hvor mange mennesker der læser det.
Hvad mere er, den Vejviser hjælper dine medarbejdere med at finde og nå ud til hinanden. Personalet behøver ikke længere at bruge deres personlige telefonnumre eller e-mailadresser til at samarbejde om arbejdsprojekter, hvis de ikke ønsker det.
Du kan også skjule visse personer, hvis de foretrækker ikke at chatte og oprette begrænsninger for, hvem der kan tale med hvem.
I sidste ende hjælper Connecteams kommunikationsværktøjer alle med at holde forretning og personlig adskilt og din virksomhed kørende.
Spar tid og stress med Connecteam
Connecteam er et one-stop-værktøj til at administrere din virksomheds bedste ressource – dens folk.
Det sparer dig tid ved at samle alle dine opgaver ét sted og reducere antallet af frem-og-tilbage-kommunikation med dine medarbejdere. Derudover drager dine medarbejdere også fordel af strømlinet kommunikation og klarhed omkring planlægning og opgaver.
Hvis du opdager, at du konstant søger efter information, hopper mellem flere programmer og går frem og tilbage i kommunikation, kan det være den løsning, du har brug for. Hvorfor ikke tilmelde dig Connecteams gratis 14-dages prøveperiode og begynde med at prøve en af de nævnte funktioner?
