Vil du gøre dine forretningsmøder meget mere interessante? Kør dem i virtual reality, hvilket er især nyttigt, hvis du har eksterne teammedlemmer. VR-møder kan være sjove, kreative og produktive, men du skal forberede dig godt. Ellers risikerer du fejlfinding i sidste øjeblik, ikke at få noget gjort og spilder værdifuld tid og penge.
Her er de bedste tips, du skal huske på, når du planlægger VR-møder, lige fra at vælge de rigtige værktøjer og apps til at organisere dit team.
Den første investering, du skal foretage til dine VR-møder, er headsettet. Det vil ikke være billigt, men du kan være smart om det. Den bedste model på markedet er Meta Quest 2 (tidligere Oculus Quest 2), fordi den er kraftfuld og overraskende billigere end alternative headsets.
Uanset hvad du vælger, skal du sørge for, at det er pålideligt – tjek anmeldelser og krav omhyggeligt.
For at gøre det virtuelle møde nemmere at planlægge, kunne du få den samme enhed i løs vægt til alle dine teammedlemmer. Men hvis nogen foretrækker eller allerede har et andet headset, er det fint, så længe det er kompatibelt med de aktiviteter, du har planlagt.
Udforsk også top VR tilbehør for at gøre brugerne mere komfortable. Tilgængelighed er vigtig for at få alle dine medarbejdere til at føle sig velkomne. På det punkt skal du undgå at blinke billeder eller andet indhold, der kan forstyrre folk.
2. Sørg for, at alles enheder fungerer før mødet
Det er en god idé at teste alt VR-udstyret før dit egentlige møde, da selv de højest vurderede systemer kan give dig problemer uden nogen åbenbar grund. Få dit team til at prøve deres headset, tjek deres Wi-Fi- og Bluetooth-forbindelse, og lær deres virtuelle miljø at kende – hvordan man bevæger sig, bruger controllerne, navigerer i menuer og så videre.
Hvert medlem kan gøre det alene og rapportere tilbage med eventuelle problemer, eller du kan indstille en dato for en gruppetestkørsel. På den måde kan I rådgive hinanden på stedet. Uanset om du har problemer eller ej, er der mange tricks at prøve. Lær for eksempel hvordan du bruger Oculus Quest 2 med din PS4 og endda hvordan du bruger din Android-telefon i VR.
3. Vælg den bedste app til VR-møder
Onlinesamlinger er blevet meget populære gennem årene. Faktisk, Zippias statistikrapport fandt ud af, at 53 procent af medarbejderne i øjeblikket foretrækker virtuelle møder.
Med stigningen af metaverser er efterspørgslen efter relevante enheder og apps steget i vejret, så VR-udviklere har travlt med at producere de bedst mulige miljøer til enhver lejlighed, inklusive professionelle møder.
Meta Quests Horizon Workrooms er et godt eksempel. Det lader dig oprette en avatar, mødes med dine kolleger og samarbejde, som du ville i den virkelige verden. Der er også Rumlig, hvor du kan skabe dit ideelle virtuelle arbejdsmiljø og være vært for et møde, du kan huske.
Se på tjenester som disse til dine VR-møder. De er imponerende, og du finder mange gratis muligheder. Bare sørg for, at du ikke går overbord med dit design. Det virtuelle miljø og aktiviteter skal være stimulerende, men kontrollerede og produktive.
4. Vælg funktioner for at gøre mødet interessant
Den største fordel ved at holde møder i VR er de mange forskellige funktioner, du kan inkludere. Software specielt designet til professionelle gruppesammenkomster vil have masser at byde på.
For eksempel er en virtuel tavle standard, men se om du kan tilføje ting som videoer, grafer og lyd. Opret VR-avatarer på Ready Player Me og personliggør oplevelsen endnu mere. Du kan muligvis også bruge virtuelle værktøjer. Hvis du vil gøre mødet til en workshop, kan du bruge eller skabe et VR-miljø, der lader dig øve dig i forskellige færdigheder.
VirtualSpeechtilbyder eksempelvis soft skills træning i VR. Brugere kan perfektionere deres præsentation og kommunikation, mens du som underviser sporer deres præstationer. Andre platforme kan lære dig førstehjælp, manuel håndtering, fødevaresikkerhed, kirurgi og meget mere.
Igen, prøv ikke at overvælde dit team ved at inkludere for mange funktioner og aktiviteter. Vælg de mest passende og konstruktive værktøjer. Giv også en heads-up, hvis medlemmer får brug for plads i den virkelige verden.
5. Planlæg mødet, så alle kan deltage
En vigtig del af planlægningen af et VR-møde er at sikre, at alle møder op. Aftal en dag og tid, der passer til så mange som muligt. Det burde også give dig tid nok til at konfigurere VR-oplevelsen.
Send derefter regelmæssige påmindelser, eller lad praktisk software hjælpe dig med at administrere alt. Brug apps som f.eks Connecteam eller Microsoft Teams planlægningsværktøj at holde alle deltagere i løkken.
Medmindre du har øvet dig meget eller allerede har haft flere VR-møder, er det også en god idé at samle holdet mindst 30 minutter før det officielle starttidspunkt. Du kan fejlfinde eventuelle problemer i sidste øjeblik og starte mødet problemfrit.
6. Sørg for, at VR-mødet er produktivt
Et sidste tip vedrører resultatet af dit møde. Forudsat at der er en god grund til at have det, uanset om det er til træning eller samarbejde om et projekt, skal du lave en produktiv plan samt en måde at tage minutter på.
Under VR-mødet skal du holde styr på dine diskussioner og aktiviteter, mens du noterer nøglepunkter og resultater.
Til dette sidste job skal du bruge din virtuelle tavle, sticky notes eller ethvert relevant værktøj, der er tilgængeligt på den platform, du vælger. Du kan endda optage hele sessionen - bare få alles samtykke, før du gør det.
Husk på, at du ikke behøver at gøre alt selv. Du er velkommen til at dele ansvar med teammedlemmer. En anden kan stå for referatet, mens du uden forstyrrelser styrer mødet i den retning, du ønsker.
Kør et roligt eller aktivt VR-møde
Det smukke ved virtual reality er, at jeres sammenkomster kan være så passive eller vilde, som I ønsker. Dette er perfekt til forretningsmøder. Selvom de skal være praktiske, skal de også være sjove, når det er muligt. Hvis dine møder underholder, inspirerer og binder dit team sammen, vil belønningen være større.
Beslut, hvad dit team har brug for, og hvordan et VR-møde kan levere det. Gør det ikke til en fest, men vær kreativ, når du planlægger dine aktiviteter. Sigt efter en dynamisk oplevelse.
