Sådan forenkler og rydder du op i din cloud-lagringsrod

Takket være bekvemmeligheden ved cloud-lagring er det nemt at smide alle dine filer ind i den uden en ekstra tanke. Men inden længe vil din Google Drive, Dropbox, OneDrive eller anden cloud storage-konto blive et rodet rod uden en organisationsstrategi.

Hvis du har brug for at bringe orden i dit cloudlager og forenkle din opsætning, er her en guide til at få det hele under kontrol.

1. Slet store og unødvendige filer

Før du begynder at flytte rundt på filer, er det en god idé at slippe af med alle filer, du ikke længere har brug for. Det første trin i at holde dit skylager rent er at fjerne filer, der ikke hører til længere.

Hvis du holder alle dine cloud-filer synkroniseret med din computer, er en nem måde at finde de største filer indeni ved at bruge en diskpladshåndtering på skrivebordet. På Windows, Gratis træstørrelse er et godt valg. Hvis du bruger en Mac, OmniDiskSweeper er en solid gratis mulighed.

Brug disse apps til at vælge din skylagermappe, og den vil sortere dine filer fra største til mindste. Hvis du støder på gamle videoer, som du ikke behøver at synkronisere længere, eller downloadede filer, som du ikke vidste, var i skyen, skal du slette dem eller flytte dem ud af skylageret efter behov.

Hvis du ikke holder alle dine cloud-filer synkroniseret til dit skrivebord, giver de fleste cloud-lagringsværktøjer dig mulighed for at sortere efter størrelse i deres webapps. En anden mulighed er at bruge deres værktøjer til at vise dit lagerforbrug, hvilket typisk vil fremhæve store filer.

I et senere trin vil du muligvis støde på flere unødvendige filer, som du gik glip af i dette pas. Det er ok; når du er sluppet af med lavthængende frugter, kan du gå videre til en ny cloud storage management plan.

2. Beslut hvilke filer der skal ind i hvilken tjeneste

Hvis du ikke har brug for at opbevare en masse filer i skylageret, eller du betaler for en opgraderet plan med din yndlingstjeneste, så holder du dig sandsynligvis til én skylagertjeneste. I disse tilfælde kan du springe dette trin over.

Ellers bør du næste gang tænke på at organisere dine filer på tværs af tjenester. Ved at tilmelde sig flere gratis cloud-lagringstjenester, får du ikke kun mere plads, men har også en nem måde at opdele filer efter type. For eksempel kan du beslutte dig for at beholde billeder i OneDrive, dokumenter i Dropbox og videoer i Google Drev.

Det er ikke meget besværligt at installere flere apps til at administrere disse filer, og du ved, hvor du skal lede, afhængigt af hvad du har brug for. Dette hjælper også med at forhindre, at dit indhold, der er gemt i en tjeneste, bliver overvældende.

Vi fokuserer på generelle organisationstip i denne guide, men vi har også dækket hvordan man rydder op i Google Drev hvis du leder efter mere specifik hjælp.

3. Definer en klar mappestruktur

Ligesom når du er håndtering af dine computerfiler, at skabe et system af mapper, der fungerer for dig, er et afgørende trin i oprydningsprocessen i skyen. Takket være kraftfulde søgefunktioner kan du slå op, hvad du har brug for hver gang og give afkald på ordentlig organisation. Men for fortsat ro i sindet i dit cloudlager er mapper meget bedre.

For at finde den bedste tilgang til dig, tænk over, hvordan du plejer at søge efter filer, og byg dine mapper for at følge en naturlig udvikling omkring det.

Her er nogle ideer til at få dig til at tænke:

• Hvis du er studerende, skal du oprette en mappe for hvert klasseår og indeni dem en ny mappe for hvert semester. Hver semestermappe kan så have en mappe pr. klasse.
• Hvis du opbevarer flere typer filer i én skytjeneste, skal du starte med rodmapper for hver filtype (video, fotos, dokumenter, lyd). Inde i disse skal du oprette undermapper, der er unikke for hver enkelt. Du kan for eksempel organisere lyd efter kunstner, video efter længde, fotos efter emne og dokumenter efter dato.
• At organisere efter dato og klokkeslæt er en effektiv metode, hvis intet andet føles rigtigt for dig. Opret en mappe for hvert år, derefter undermapper i måneder. For korrekt sortering skal du bruge formatet ÅÅÅÅ-MM-DD.

Du kan tilpasse din mappeopsætning senere, men det er vigtigt at beslutte dig for noget nu, så du ved, hvor du skal placere dine filer i næste trin. Se vores guide til effektiv brug af mappekategorier og tags for mere vejledning.

Tips til at oprette mapper

At vælge det rigtige antal mapper er et balanceringsspil. Du ønsker ikke at have for mange mapper med få filer i dem, men du vil heller ikke have et lille antal mapper med en belastning af filer i hver. Du vil heller ikke have mapper til at gå dusinvis af niveauer dybt, da det er let at fare vild i disse tilfælde.

Dette er noget andet, du sandsynligvis bliver nødt til at justere over tid. Balancen burde blive tydeligere, når du har flyttet dine data ind i dem. Skift det op, hvis noget ikke føles som om det virker.

Det er nyttigt at oprette en mappe kaldet Gammel inde i enhver mappe, hvor du måske ønsker at arkivere data. Alt, der er placeret i den mappe, er stadig tilgængeligt, men roder ikke hovedvisningen.

For at justere efter prioritet kan du tilføje en understregning (_) før et mappenavn for at placere den øverst i ABC-rækkefølgen, eller sætte "z" foran i navnet for at tvinge den til bunden.

4. Flyt filer til de rigtige mapper og omdøb dem

Nu kommer den tidskrævende del: at gennemgå dine eksisterende cloud-filer og vælge, hvor de skal placeres. I dette trin skal du gennemse alt i din skylager og flytte hvert enkelt element til dets nye hjem. Hvis du ikke er sikker på noget, skal du oprette en "Afventer"-mappe og tage endnu et pas senere. Du er velkommen til at slette alt, hvad du gik glip af i dit tidligere pas.

Dette er også et godt tidspunkt at sikre sig, at dine filer har klare navne. Sørg for, at filer indeholder ord, som du ville bruge til at søge efter dem, og skift eventuelle standardnavne. Generiske navne som IMG-8275 vil ikke komme op i en søgning og vil ikke betyde noget for dig, mens du ruller gennem dine filer. Tager sig tid til at ændre dette navn til Johns graduering 2017 er det værd.

For filer, som du vil sortere rent inde i en mappe, skal du overveje deres navnekonvention, som du gjorde med mapper. For eksempel et format på ## Kunstner — Spor fungerer godt til musik.

Hvis du har hundredvis eller tusindvis af filer, kan dette tage et stykke tid, så vær ikke bange for at sprede det ud over et par dage.

5. Stjernemærke eller tilføje genveje til nøglemapper

Chancerne er, at du regelmæssigt arbejder med et lille antal mapper. For at spare dig selv for at skulle navigere til dem hver gang, kan du stjernemarkere dem eller oprette en genvej for hurtig adgang.

Hvis du arbejder i cloud storage via webstedet eller apps, giver stjernemarkering af filer og mapper dig mulighed for at se dine vigtigste oplysninger ét sted. Da disse ikke oversættes til din computers lagerplads, når du synkroniserer filer, bør du i stedet oprette et hurtigt link til dem på sidebjælken i File Explorer eller Finder.

Med dette system tager det dig et par klik at komme til de mapper, du bruger hele tiden, mens alt andet er logisk organiseret, når du har brug for det.

Hold dig til din organisationsplan for succes

Tillykke med at organisere dit rod i skyen! Dette kan være et skræmmende arbejde, hvis du har opbygget mange års filer, men dit arbejde er ikke færdigt, når du fuldfører den indledende forenkling.

Modstå fristelsen til at begynde at smide dine filer i en bunke igen. Tag dig tid til at sortere hvert element korrekt i dit nye hierarki, så snart du tilføjer det, og dette bliver ikke en kæmpe opgave igen i fremtiden. Hurtig vedligeholdelse på ugentlig basis bør tage sig af eventuelle efterladte.

Nu hvor du har forenklet dine filer i skyen, skal du sørge for, at disse skylagerkonti er beskyttet med korrekt sikkerhed.

10 tips til at holde din Cloud Storage sikker og sikker

Læs Næste