Sådan faciliterer du et eksternt teammøde effektivt

Uanset om du er leder, har en ledende rolle i din virksomhed, eller du arbejder på et projekt, er chancerne for, at du bliver nødt til at facilitere teammøder. Et stort plus her er, at du kan afholde dit eget møde, som det passer dig.

Ikke desto mindre er der nogle store forskelle mellem ansigt-til-ansigt og fjernmøder, som kan gøre eller ødelægge deres effektivitet. Her ser vi på nogle vanskeligheder med at facilitere eksterne teammøder, og hvordan du kan overvinde dem for at køre et effektivt.

Fordele og ulemper ved at facilitere møder på afstand

Videokonferenceapps som Google Meet, Zoom og Microsoft Teams har gjort afholdelse af møder online meget populære. Med et klik på en knap er du klar til at gå. Der er mange fordele ved at gennemføre teammøder virtuelt, herunder:

• Nem adgang til digitale materialer, du skal dele.
• Evne til at optage sessioner.
• Der kræves ingen tidsmæssige hensyn til rejser.
• Ingen problemer med at booke lokaler til møder.
• Du kan mødes med kolleger og eksterne interessenter fra hele verden.

Og meget mere. Der er dog også nogle barrierer med denne metode, som kan hæmme produktiviteten. Nogle eksempler kan være:

• Tekniske problemer med lyd og video.
• Træthed til videokonferencer.
• Kommunikation kæmper, når der er mange deltagere.
• Forsinket eller manglende reaktionsevne fra teamet på grund af normal visuel og auditiv forsinkelse.
• Forstyrrelse af visuelle signaler og kropssprog.

Der er nogle aspekter af samtale ansigt til ansigt, som bare ikke kan replikeres virtuelt. Den gode nyhed er, at du kan optimere denne oplevelse med et par effektive tips og tricks.

1. Opret organiske diskussioner med en dagsorden

At have en plan for ethvert teammøde er et must, uanset hvordan det leveres. En dagsorden er simpelthen en struktureret gennemgang af, hvad der skal diskuteres. Generelt deles disse med dine deltagere før sessionen. Dette kan være via e-mail, eller med apps som Google Workspace, du kan inkludere dagsordenen i din kalenderinvitation.

Men for at køre et effektivt fjernmøde, bør du undgå at angive opdateringer og påmindelser til alle. I stedet skal din dagsorden være engagerende og fremkalde diskussion. Her er nogle ideer:

• Afsæt tid til et teamcheck-in, der ikke er relateret til arbejdet.
• Start med et åbent diskussionsemne, som du ved, at dit team vil have meninger om.
• Medtag kun punkter, som du vil have folk til at kommentere.
• Hold dagsordenen kort (folk kan kun koncentrere sig i et begrænset tidsrum).

Du behøver ikke at gøre alle disse hver gang, men de vil helt sikkert tilskynde til organisk samtale, jo mere du gør dem.

2. Udnyt pauserum

Normalt er teammøder generelt centreret omkring en bestemt dagsorden og er fokuseret på at bringe teamet sammen som en helhed. Ikke desto mindre er det forfriskende at bryde disse traditioner nogle gange og prøve noget nyt.

Zoom, Microsoft Teams og Google Meet har alle mulighed for at oprette grupperum. Det er minimødelokaler inden for et møde, så dit team kan diskutere tingene i mindre grupper.

Dette er praktisk, hvis du har et større hold eller mødes med flere hold på én gang. Det løser også det tidligere nævnte problem om, at kollegaer har kommunikationsbesvær, når der er mange deltagere.

Gruppelokaler er ikke altid egnede, hvis du for eksempel har færre teammedlemmer. Du bør også sikre dig, at enhver diskussion, der finder sted, er nødvendig i stedet for blot at fylde tiden. Når alle er vendt tilbage til hovedmødelokalet, kan du frit bede om feedback på dine kollegers diskussioner. Dette er for at du kan samle hovedpunkterne, og tage dem videre.

3. Præsenter oplysninger ved hjælp af deleskærm

En vanskelighed med at dele information eksternt er, at nogle gange forstår folk bare ikke, hvad du siger. Derfor, i stedet for bare at fortælle dit team, hvad de skal gøre, hvorfor så ikke vise dem? Der er adskillige fordele ved at dele din skærm i videokonferenceapps, herunder:

• Giver et billede til dit team.
• Gør rede for forskellige læringsstile.
• Giver dit team en chance for at observere processer.
• Tilføjer et ekstra lag af information ud over en auditiv forklaring.

Ikke desto mindre betyder dette ikke, at du bare skal dele din dagsorden på skærmen, da det næppe vil fange dit holds opmærksomhed. Overvej i stedet, hvilke dagsordenspunkter der skal forklares nærmere, eller som har brug for ledsagende beviser. Nogle eksempler kunne være:

• Hvis du har opdaget, at dine medarbejdere ikke udfører en opgave ordentligt, så vis dem, hvordan de følger en bestemt proces.
• Præsentation af data og forskning.
• Træningsmuligheder.

4. Hvornår skal man være vært for et møde vs. Sender en e-mail

Der har været talrige gennemførte undersøgelser, som konkluderer, at overdrevne møder skader medarbejdernes produktivitet, trivsel og motivation. Hvor mange gange har du deltaget i et videoopkald, der bare kunne have været en e-mail?

Når du er vært for en sammenkomst, afbryder du i det væsentlige dit teams arbejdsgang og koncentration. Af denne grund skal du sørge for, at indholdet er nødvendigt. Videoopkald bør reserveres til dybdegående diskussion, samarbejde og tilskyndelse til teamengagement. Bare fordi virtuelle møder er nemme at booke og deltage i, betyder det ikke, at du skal stole på dem.

Her er nogle tilfælde, hvor du kan vælge alternativer til videokonferencer:

• Anmoder om feedback pr udsendelse af en Google-formular.
• Brug en messenger-app eller apps til asynkron kommunikation for holdstatusopdateringer.
• Send en e-mail med seneste opdateringer eller nyheder (som ikke kræver diskussion).

Nogle gange vil dine kolleger bare have en pause fra at skrive og tale med folk i stedet for. Dette er bestemt noget at overveje, men spild det ikke på møder, hvor alle er på tavs og lytter til dig.

Effektive fjernmøder kræver planlægning

Afholdelse af møder via videokonferenceapps kræver en lidt anderledes planlægning sammenlignet med dem ansigt til ansigt. Vanskelighederne opstår primært, når der mangler hensyn til de fremmødte.

Ethvert fjernmøde kan dog være effektivt med en fuldt afrundet dagsorden, der udnytter tiden produktivt. Det betyder, at man skal udforske diskussionsemner, der virkelig interesserer alle involverede, og blot holde sig til det, der kræves. Med de tips, der er udforsket her, har du masser af praktiske måder at være vært for dine fjernmøder på, og holde dem effektive og relevante for alle involverede.

Sådan begynder du at bruge zoom-avatarer til sjove møder

Læs Næste