7 måder at overvinde din e-mailafhængighed og øge produktiviteten

Din e-mail-indbakke er en af ​​de mest lumske tidsslugere i din dag. Selv når du ved, at du ikke har modtaget nogen beskeder (fordi du lige har tjekket), kan du ikke modstå trangen til at opdatere og se, om der er kommet noget nyt ind.

Selvom denne tvangsprægede vane med at tjekke indbakken virker ufarlig og endda nødvendig til tider, er det ligesom enhver anden afhængighed; det kan påvirke dit velvære og produktivitet negativt. Denne artikel vil give nogle tips til at hjælpe dig med at flygte fra din indbakke.

1. Batch din e-mail-aktivitet

I stedet for at lade dig selv blive offer for sirenekaldet i din e-mail-indbakke og til sidst en åndssvag rul gennem dine beskeder, tag kontrollen over dit fokus og din tid tilbage ved at samle din e-mail-aktivitet.

Opgavefordeling er en praktisk og effektiv tidsstyringsteknik, som du kan bruge til stort set enhver opgave, herunder at tjekke, læse og svare på e-mails. Den grundlæggende idé er at planlægge specifikke tidsblokke til lignende aktiviteter, i dette tilfælde alt relateret til e-mail. Så i stedet for at tjekke din indbakke hvert par minutter (eller timer, hvis du er heldig), ville du indstille et par gange, ideelt set en eller to gange, i løbet af dagen for at tjekke og svare på beskeder.

Denne tilgang giver dig mulighed for at holde fokus på dine vitale opgaver på dagen og hjælper dig med at blive mere bevidst med din e-mailbrug. Hvis du har brug for lidt hjælp til at komme i gang, så prøv at bruge en e-mail-app som f.eks Boomerang. Dette værktøj kan prale af adskillige funktioner, der hjælper med at forenkle din e-mail-oplevelse, men den mest relevante for denne diskussion er Indbakke Pause, som giver dig mulighed for at sætte indgående beskeder på pause og planlægge, hvornår du vil have dem leveret til din indbakke.

2. Afmeld fra unødvendige e-mails

Ikke alle e-mail-pings er lige. Faktisk er de fleste af dem bare støj, der kun tjener til at distrahere dig fra vigtigere beskeder og gøre dit bedste arbejde.

En måde at tæmme din e-mail-afhængighed på er at reducere antallet af e-mails, du modtager i første omgang, ved at afmelde dig unødvendige e-mail-lister.

Har du virkelig brug for at modtage opdateringer fra det nyhedsbrev, du tilmeldte dig for mange år siden? Eller hvad med de salgsfremmende e-mails fra virksomheder, du ikke engang kan huske at tilmelde dig?

Hvis du ikke kan huske, hvorfor du modtager en e-mail, er der stor sandsynlighed for, at den ikke tjener dig, så tryk på afmeld og ryd din indbakke til reducere e-mail overbelastning. Du kan bruge værktøjer som f.eks Rul ud. Mig hvis du har brug for hjælp til at afmelde dig fra flere e-mail-lister på én gang.

3. Undgå at tjekke din indbakke først om morgenen

Da du sandsynligvis bruger din telefon som dit vækkeur, er det alt for nemt at vende om og straks tjekke din e-mail om morgenen. Men at tjekke din e-mail-indbakke før du sover eller først om morgenen er en smartphone-vane, der ødelægger din produktivitet og feeds ind i din e-mail-afhængighed.

Morgenritualer sætter tonen for hele din dag, så i stedet for at starte din morgen i reaktiv tilstand ved kontrollere og svare på beskeder, sæt intentionen for din dag ved at gøre ting, der nærer din velvære. Skab en produktiv morgenrutine der giver dig mulighed for at starte din dag på dine præmisser.

4. Deaktiver advarsler og meddelelsesmærker

Når man taler om at være i reaktiv tilstand, er e-mail-advarsler og meddelelsesbadges en sikker måde at gøre det på betinge din hjerne til konstant at lede efter nye beskeder, svarende til Pavlovs hunde, der savler til lyden af en klokke.

Disse meddelelser er designet til at fange din opmærksomhed og udløse et Pavlovsk svar med tvangskontrol. Selvom du ikke kan kontrollere, hvornår folk sender dig e-mails, kan du kontrollere, hvordan dine enheder giver dig besked om nye beskeder. Når det er sagt, så tag dig tid til at tilpasse dine e-mail-meddelelser, så de passer bedst til dine behov og sparer din fornuft.

5. Organiser din indbakke ved hjælp af etiketter

At organisere din e-mail-indbakke kan hjælpe dig med at tage kontrol over din e-mail i stedet for at lade den styre dig. Ved gruppering af lignende e-mails ved hjælp af etiketter, kan du nemt finde de beskeder, du har brug for, uden at rulle gennem en uendelig liste over beskeder.

Dette system gør det også nemmere at triage dine e-mails, så du hurtigt kan scanne og slette alle uvæsentlige beskeder. Brug af farver på dine Gmail-etiketter gør det også lettere at adskille forskellige typer meddelelser visuelt på et øjeblik.

Du kan dæmme op for din e-mail-afhængighed ved at bruge andre kommunikationsværktøjer, især hvis du arbejder på en fjernarbejdsplads, der typisk er meget afhængig af virtuel kommunikation.

For eksempel er Slack et fremragende værktøj til real-time messaging og samarbejde med dit team, mens apps som Twist omfavner asynkron kommunikation, hvilket giver dig frihed til at svare på beskeder på egen hånd tid.

Du kan dog muligvis ikke undslippe e-mail helt, da det stadig har sine egne unikke fordele. Men du kan udnytte apps som f.eks Spike for at forbedre din e-mailoplevelse og produktivitet. Dette værktøj giver dig mulighed for at konsolidere alle dine beskeder fra forskellige e-mail-konti på ét sted, samt sortere, søge og planlægge beskeder.

7. Tag en pause

I de mest alvorlige tilfælde af e-mail-afhængighed skal du muligvis gå helt væk fra din indbakke og tage en pause fra e-mail. Dette kan være udfordrende, hvis du er afhængig af e-mail til arbejdet, men det kan være nødvendigt for at hjælpe dig med at bryde din afhængighed.

Men hvis du ikke kan træde helt væk fra e-mail, kan du fjerne den fra alle dine personlige enheder og kun tjekke den fra dine arbejdsudstedte enheder. Dette giver dig mulighed for at trække en klar linje mellem dit arbejde og dit personlige liv og flygte fra "altid-på" forventninger til den moderne arbejdsplads.

Bryd din e-mailafhængighed for at forbedre dit velbefindende og din produktivitet

Vi lever i en tid, hvor kommunikation er øjeblikkelig, konstant og altid tilgængelig ved hånden. Selvom dette kan være en god ting med måde, kan det også føre til e-mailafhængighed og alle de negative virkninger, der følger med det.

Ideelt set bør din e-mail-indbakke tjene som et middel til et mere produktivt mål snarere end en konstant kilde til stress. Så hvis du bruger det meste af din tid i din indbakke, er det tid til at tage et skridt tilbage, revurdere dit forhold til e-mail og foretage nogle ændringer. Brug tipsene og apps ovenfor til at hjælpe dig med at bryde din e-mail-afhængighed og tage kontrollen over din dag tilbage.

6 tips til at få folk til at åbne og læse dine e-mails

Læs Næste

Om forfatteren