En begyndervejledning til ClickUp-terminologi

En af de mest skræmmende dele af at bruge enhver ny software er navnekonventionerne for alle dens funktioner - især da enhver udvikler kalder dem noget anderledes.

Mens nogle af navnene er ret ligetil, har andre en tendens til at overraske dig. I denne artikel finder du et hurtigt overblik over ClickUp-terminologi og forklaringer, der hjælper dig med at komme i gang med denne brugervenlige projektstyringssoftware.

1. Klik op arbejdsområde

Dit Klik opArbejdsplads er i bund og grund hvor alting sker. Her finder du alle medarbejdere og projekter, der tilhører én organisation.

Hvis du for eksempel arbejder for en virksomhed kaldet ACME, vil alt inden for ACMEs Workspace relatere sig til dets daglige drift og projekter på farten. Alle på virksomhedens konto ville have adgang til dens Workspace.

Dit Workspace kan være dit navn eller hvad du nu vil kalde det, hvis du arbejder alene.

2. Klik op mellemrum

I Workspaces finder du Mellemrum i din sidebar. Tænk på disse som afdelinger i en virksomhed.

Forskellige teams arbejder på separate projekter med unikke processer og arbejdsstile. Så du kan organisere dit Workspace, så det afspejler det og give hvert Space individuelle indstillinger i henhold til afdelings- og projektbehov.

Organisering efter afdeling eller klient vil gøre det, så du og dine kolleger hurtigt kan finde varer baseret på navnene. Det forhindrer også rod, hvilket betyder, at du ikke behøver at gennemsøge tonsvis af ikke-relateret information for at finde det, du har brug for.

Du kan begrænse Spaces til kun dem, du skal holde styr på, hvis du beslutter dig for det. At gøre det skaber privatliv og skaber et renere arbejdsområde for dine kolleger.

3. ClickUp-lister

Nu skal du til løbene. Lister er, hvor du laver en spilleplan for at tackle projekter. I stedet for blot at oprette lister efter projekt, kan du også adskille dem ved at:

• Beliggenhed
• Milepæl
• Sprint
• Klient
• Medarbejder
• Formål – åbne projekter, anmodninger om hjælp, en opsamling osv.

Du kan endda opbyg en projektanmodningstavle i ClickUp at uddelegere opgaver. Noget at bemærke er, at ClickUp-lister har mange layoutmuligheder eller visninger. Når man arbejder indenfor Listevisning, de individuelle lister, du finder inde, er faktisk statusser, ikke underlister.

Derudover kan du organisere lignende lister i Mapper i dit rum for at holde dem sammen, men det behøver du ikke. Faktisk kan mapper kun overkomplicere et ellers rent og enkelt arbejdsområde. Jo færre klik for at komme derhen, jo bedre.

4. Klik på Opgaver

Hvis dine lister er projekter, så er din opgaver er de individuelle handlingspunkter, du skal tackle for at fuldføre dem. Uanset hvilken visning du er i, åbner opgaver for et kort, hvor du kan tilføje eller gennemgå oplysninger om opgaven.

Her kan du tilføje en beskrivelse, underopgaver, kommentarer, vedhæftede filer, iagttagere og mere. Mens du arbejder på en opgave, kan du ændre dens status for at afspejle, hvor den står i processen eller arbejdsgangen.

Hvis du er nysgerrig hvad delopgaver er, er de dybest set mindre handlingselementer, du kan bruge til at dele opgaver op i endnu mindre trin. Ligesom mapper kan brug af disse overkomplicere ting, især for en begynder. De kan virke for nogle, men andre kan finde det mere effektivt at holde sig til opgaver.

5. Statusser i ClickUp

Statusser i ClickUp giver dig og dine kolleger et hurtigt overblik over de stadier, opgaverne befinder sig i. For eksempel kan du holde tingene enkle med statusserne At gøre, I gang, og Færdig.

Derudover kan du bruge ClickUp til at skitsere trin i en bestemt proces, hvor du og dine kolleger skal videregive stafetten. Når opgaven går videre til næste trin, tagger du din kollega i en kommentar for at fortælle dem, at den er klar.

Du vil gerne undgå at blive for detaljeret, men tænk på den rejse, hver opgave tager fra start til slut, og spørg dig selv:

• Hvilket navn kan du give projekter, der ikke er startet endnu? To-do, backlog, åben osv.
• Hvad er de specifikke navne, du vil give hvert trin?
• Hvilke trin kan du slå sammen?
• Kan du sende opgaver til et tidligere trin i stedet for at oprette endnu et trin? For eksempel en webudvikler, der sender en wireframe tilbage til Design i stedet for at have en anden status for Revision.
• Hvordan kan du afspejle, at nogen sidder fast, eller at et projekt er i bero?
• Vil du vise udførte opgaver? Eller er det bedre at arkivere dem?

6. Kolonner i ClickUp

Vil du tilføje noget kontekst til dine opgaver? Kolonner spiller mange roller i ClickUp.

• Først og fremmest fungerer de nærmest som en skabelon, du kan bruge til at udfylde for at tilføje detaljer til opgaver.
• For det andet viser de disse oplysninger i din liste, hvilket giver dig et hurtigt overblik.
• For det tredje skaber de sammenhæng.

Det er nemt at lade sig rive med af dem, fordi der er så mange typer kolonner og så meget at gøre med hver enkelt. Du kan dog oprette en effektiv huskeliste med nogle få.

Når du tilføjer kolonner, er det bedst at holde tingene enkle og tilføje kolonner, du ved, du vil bruge konsekvent. For at gøre det, tænk på de detaljer, som dine kolleger har brug for til alle opgaver.

For eksempel vil du sandsynligvis gerne inkludere en Afleveringsdato, Prioritet, og Opdragsgiver Kolonne. Men hvis du kun viser budgettet for nogle få projekter, vil du gerne undgå at sætte en Penge Kolonne, da felterne for det meste forbliver tomme. I stedet kan du vise disse oplysninger på opgavekortet.

Andre nyttige vilkår at kende i ClickUp

Du bruger måske ikke nogle af disse med det samme, men her er en liste over andre udtryk, du kan gøre dig bekendt med i ClickUp:

• Visninger—ClickUp tilbyder mange layouts til dine lister– nogle muligheder er Tabel, Tavle, Kalender og Tidslinje.
• Dashboard- du laver disse ved hjælp af widgets - lidt ligesom byggeklodser. Dashboards giver dig overblik over dit Workspace i ClickUp, uanset om det kun er til dig, eller du fører tilsyn med dine kolleger.
• Afhængigheder- du kan linke opgaver hvor som helst i dit arbejdsområde eller inden for en specifik liste for at holde dem låst, indtil en relateret opgave når sin Komplet status.
• Tavle– du kan tilføje whiteboards overalt i ClickUp for at kortlægge ideer og projekter sammen med dine kolleger.

Kortlægning af dine projekter i ClickUp

Nu hvor du er bekendt med nogle af de elementer, der udgør softwaren, er det tid til at komme i gang. Husk, det bedste du kan gøre på dette tidspunkt er at holde tingene enkle.

Det er nemt at blive fanget af at ville bruge alle ClickUps funktioner. Det er dog måske ikke dem, du skal bruge for at lave det ideelle bræt til dig eller dine projekter. Du kan altid tilføje elementer senere, når du tænker på dem. Hvis du ikke er sikker på, hvor du skal begynde, hvorfor så ikke kortlægge dine egne projekter ved hjælp af listevisning og gå derfra?

ClickUp vs. Begreb: Hvilket er bedre for projektsamarbejde?

Læs Næste

Om forfatteren