Sådan bruger du datavalidering i Google Sheets

Hvis du ønsker at reducere risikoen for fejl i dit Google Sheets-regneark ved kun at acceptere gyldige data, så er datavalidering præcis, hvad du leder efter. Med datavalidering kan du instruere Google Sheets til kun at acceptere en specifik slags eller række data for celler eller at advare brugeren, når de indtaster ugyldige data.

Datavalidering er enkel at bruge, men det kræver en forståelse af begreberne for at blive brugt korrekt. Læs videre for at finde ud af, hvad datavalidering er, og hvordan du kan bruge det i Google Sheets til at forbedre dine regneark.

Hvad er datavalidering i Google Sheets?

Datavalidering er en Google Sheets-funktion, der lader dig begrænse den slags input, som dine brugere kan indtaste i bestemte celler. Du kan enten bruge datavalidering til at give brugeren en advarsel, når de indtaster ugyldige data, eller til at afvise de ugyldige data helt.

Ved hjælp af datavalidering kan du forbedre regneark, der er beregnet til andres brug. Du kan give grænser for den værdi, de kan indtaste, eller for eksempel oprette en rulleliste over elementer, de kan vælge imellem. I sidste ende kan du også indtaste en tilpasset formel som datavalideringskriterier. På denne måde vil Google Sheets afvise værdien, hvis den ikke opfylder den tilpassede ligning.

Sådan bruger du datavalidering i Google Sheets

Datavalidering er enkel at betjene i Google Sheets. De grundlæggende trin til brug af datavalidering er som nedenfor:

1. Vælg den celle eller det celleområde, som du vil bruge datavalidering på.
2. Gå til Data menu, og vælg derefter Data validering.
3. Indtast dine kriterier.
4. Klik Gemme.

Før vi går videre til eksempler, hvor vi implementerer datavalidering, lad os se nærmere på elementerne i datavalidering.

• Celleområde: Dette er det område, hvor inputdata vil gå gennem datavalideringskriterierne. Dette kan være en enkelt celle eller et celleområde.
• Kriterier: Dette er kriterierne, hvor du angiver, hvilken slags data der er gyldig. Den gyldige datatype kan være tal, tekst, dato, liste, afkrydsningsfelt eller tilpasset formel.
• På ugyldige data: Dette angiver Google Sheets' reaktion på ugyldige data. Du kan vælge enten at lade de ugyldige data passere og vise en advarsel eller at afvise de ugyldige data og vise en advarsel.
• Udseende: Her kan du indtaste valideringshjælpeteksten. Denne tekst vises, når brugeren indtaster ugyldige data i en celle.

Nu hvor du ved, hvad opsætning af datavalidering handler om, lad os se datavalidering i aktion med et par eksempler.

Datavalideringseksempel 1: Indstilling af en talværdigrænse

I dette eksempel har vi et eksempel på regneark designet til at indsamle oplysninger om, hvilke bøger brugeren kunne lide mest. Regnearket indeholder en kolonne, der indeholder navnene på bøgerne, og en anden kolonne, der venter på brugerens input. Det er meningen, at brugeren skal bedømme hver bog ud af 10.

Da vurderingen er på en skala fra 10, og vi ikke har tid til at kontrollere alle input, er målet at begrænse de værdier, som brugeren kan indtaste til 1-10. Brugeren bør ikke være i stand til at give en bog en vurdering under 1 eller over 10. Dette kræver datavalidering.

1. Vælg de celler, hvor du vil anvende datavalidering. Det vil være celler B2 til B7 i dette eksempel.
2. Gå til Data menu og vælg Data validering. Dette åbner vinduet Datavalidering.
3. Til Kriterier, Vælg Nummer og mellem.
4. Indtast den valgte antalsgrænse. For dette eksempel skal vi indtaste 1 og 10.
5. Kontrollere Afvis input. Dette vil tvinge brugeren til at indtaste gyldige data.
6. Kontrollere Vis valideringshjælpetekst.
7. Indtast en valideringshjælpetekst for at informere brugeren om, hvilken slags data der forventes.
8. Klik Gemme.

Nu er din tabel klar til brugerdataene. Som en test kan du prøve at bedømme en af ​​bøgerne med en værdi højere end 10 eller mindre end 1. Du skulle få en fejl, og dine data skulle blive afvist. Nu, hvis du indtaster en værdi mellem 1 og 10, vil inputtet blive accepteret. Det er ligesom et urværk!

Datavalideringseksempel 2: Oprettelse af en rulleliste

En af de populære anvendelser af datavalidering er at oprette rullelister i Google Sheets. Du kan oprette en rulleliste for at give brugeren et valg mellem elementer, som du har valgt som gyldige data.

I dette eksempel har vi navnet på nogle elever i et regneark, og målet er at lave en rulleliste, hvor brugeren kan vælge deres hovedfag.

1. Vælg de celler, hvor du vil have en rulleliste. Det vil være celler B2 til B7 i dette eksempel.
2. Gå til Data menu og vælg Data validering. Menuen Datavalidering åbnes.
3. Vælg i kriterier Liste over varer.
4. Indtast listen over elementer i tekstboksen. Du kan adskille elementerne med et komma (,). For dette eksempel har vi indtastet nedenstående elementer:

   Medicin, apotek, biologi, anvendt matematik

5. Kontrollere Vis rullelisten i cellen.
6. Kontrollere Afvis input.
7. Kontrollere Vis valideringshjælpetekst.
8. Indtast en valideringshjælpetekst.
9. Klik Gemme.

Du vil bemærke en lille pil i hver celle. Du kan nu klikke på cellerne for at vælge fra en rulleliste. Hvis du prøver at indtaste en værdi, der ikke er på listen, vil din værdi blive afvist. Du kan dog stadig skrive emnerne fra listen.

Hvis du vil tilføje punkttegn til emnerne på din liste, så læs vores artikel om hvordan man tilføjer punktopstillinger i Google Sheets.

Datavalideringseksempel 3: Indstilling af en tekstlængdegrænse

Du kan bruge datavalidering med tilpassede formler til at opnå alle mulige ting i Google Sheets. Tilpassede formler giver dig mulighed for at angive kriterier, der ikke er i nogen af ​​de kriterietyper, der er indbygget i datavalidering i Google Sheets.

Lad os som et eksempel oprette en celle, der kun tillader 5 tegn eller mindre i den. Vi vil gøre dette ved hjælp af datavalidering.

1. Vælg cellen. Det vil være D1 i dette eksempel.
2. Gå til Data og vælg derefter Data validering.
3. Vælg i kriterier Brugerdefineret formel.
4. For tilpasset formel skal du indtaste formlen nedenfor:

   =LEN(D1)<5

   Denne formel bruger LEN-funktionen til at tælle tegnene i cellen og returnerer sand, hvis længden er mindre end 5 tegn.
5. Kontrollere Afvis input.
6. Klik Gemme.

Hvis du nu indtaster et navn, der er mere end 5 tegn langt, vil Google Sheets afvise det, og du bliver nødt til at prøve igen. Du kan bruge autofyld funktion at anvende denne datavalidering på andre celler.

Valider dine data med Google Sheets

Datavalidering er et værktøj, der giver dig mulighed for at begrænse, hvad du eller en anden bruger kan indtaste i specifikke celler. På denne måde kan datavalidering være nyttig ved oprettelse af undersøgelser til kun at acceptere gyldige data, eller i dine egne regneark for at øge nøjagtigheden.

Der er mange typer kriterier, du kan indstille ved hjælp af datavalidering i Google Sheets, og hvis dataene typen, du ønsker, ikke er indbygget i datavalidering i Google Sheets, kan du angive kriterier med en brugerdefineret formel. Nu ved du, hvordan du bruger datavalidering i Google Sheets. Vær sikker på, at mindre ugyldige data vil gøre din analyse nemmere og mere nøjagtig!

De 8 bedste måder at bruge Google Sheets på som en professionel

Læs Næste

Om forfatteren