6 kreative måder at bruge Google Forms på arbejdet

Google Forms er en software til oprettelse af undersøgelser, der er inkluderet som en del af Google Workspace og har et bredt anvendelsespotentiale. Det er designet til at være brugervenligt og nemt at oprette og dele undersøgelser på arbejdet, og det kan udgøre en vigtig del af dit værktøjssæt på arbejdspladsen.

Det er ligegyldigt, om du er ny til at bruge denne applikation, eller om du bruger den regelmæssigt. Her ser vi på, hvad Google Forms er, og hvordan man bruger det kreativt på arbejdet.

Hvad er Google Forms?

Google Forms er en undersøgelsessoftware, der giver dig mulighed for lave forskellige undersøgelser og del dem med dit team. Du får flere muligheder at vælge imellem, når du opretter din formular, så du får de svar, du har brug for. Dette inkluderer svar på afsnit og rig tekst, afkrydsningsfelter og multiple choice, gitter, filupload og numeriske skalaer.

Du kan upload billeder til din formular, for at få det til at skille sig ud, og tilføje bidragydere, så du kan samarbejde med andre om de svar, du modtager. Når du har udfyldt din formular, skal du blot klikke

Sende øverst til højre på skærmen, og vælg, om du vil formidle det via e-mail, linket eller bruge en indlejringskode.

1. Få feedback på nye processer

Når nye processer implementeres på arbejdet, er der ofte en periode, hvor folk har brug for at tilpasse sig, og nogle gange kan det afdække nogle problemer eller vanskeligheder, som ikke tidligere blev markeret. I disse tilfælde vil du måske få noget feedback på, hvordan det går.

Oprettelse af en Google-formular til dette giver personalet mulighed for at få deres stemme hørt. Det er dog også en mulighed for at rette eventuelle problemer, inden de bliver mere udbredte.

Til denne type undersøgelse kan du overveje at bruge nedenstående funktioner i formularer:

• Lineær skala-for at tilføje vurderinger eller enig/uenig muligheder.
• Afkrydsningsfelter- for at få en idé om foretrukne eller ugunstige funktioner.
• Kort svar eller Afsnit- for detaljerede oplysninger.

2. Anmod om ideer til et projekt

I den indledende planlægningsfase af et projekt er det vigtigt at få personaleperspektiver fra din målgruppe. Bare fordi noget giver mening for dit projektteam, betyder det ikke, at det vil fungere for alle. Derudover kan der være gavnlige ideer, som du ikke havde overvejet.

Hvis du vil have ideer, skal du sikre dig, at Google-formularen giver mulighed for fritekstsvar i stedet for at begrænse svarene til flere valgmuligheder. Af den grund, Kort svar eller Afsnit er ideelle formatmuligheder.

Du skal dog huske på, at hvis du sender formularen til et bredt publikum, bliver du nødt til at gennemsøge masser af information. Afhængigt af omfanget af dit projekt kan denne type undersøgelse være mere egnet til en lille gruppe mennesker.

3. Strømline kommunikation

I større virksomheder, hvor der er flere afdelinger, vil du prøve at strømline kommunikationen så meget som muligt. Ellers kan du opleve, at personalet bliver bombarderet med e-mails og opdateringer fra de forskellige afdelinger, uden at der er rigtig orden i tingene.

For at gøre dette skal du oprette en standard Google-formularskabelon, som afdelingerne kan sende deres kommunikation til. Derefter kan du hver anden uge eller månedlig samle disse oplysninger i én e-mail, som du kan sende til teamet.

Du vil være i stand til at se alle oplysninger fra Svar fanen på Google-formularen, og bare kopier og indsæt efter behov.

4. Anmodningsskemaer til personale

Der er mange grunde til, at personalet skal udfylde en formular for at anmode om noget. Det kan være til nyt udstyr, support, møder med andre afdelinger og meget mere.

I stedet for at bruge Google Docs til disse anmodninger, kan du oprette en Google-formular. Dette vil gøre dig i stand til at føre bedre registre over, hvem der anmoder om hvad, og gemmer oplysningerne ét sted i stedet for spredt på flere dokumenter.

Anmodningsformularer egner sig bedst til en blanding af Flere valg, Afkrydsningsfelter, Kort svar, og Afsnit, men du kan også bruge Dato og Sæt kryds muligheder, afhængigt af de oplysninger, du har brug for.

5. Send it-forespørgsler og -problemer

Din arbejdsplads har muligvis allerede en telefonlinje eller e-mail oprettet til at reagere på it-relaterede problemer, men det kan vise sig at være meget nyttigt at bruge Google Forms til at administrere disse oplysninger. Ikke kun vil du være i stand til at stille specifikke spørgsmål for at hjælpe med at indsamle oplysninger om problemet, men du kan også se tendenser.

Du kan f.eks. inkludere Flere valg spørgsmål som:

• Har du opdateret siden eller genstartet din computer?
• Har du problemer med internetforbindelsen?
• Er det første gang, du har haft dette problem?

Og så har du en plads i bunden til en Kort svar eller Afsnit, for at personalet kan skrive flere detaljer om det problem, de oplever.

6. Indsamling af data

Du skal muligvis indsamle data om specifikke områder af din virksomhed, og hvordan tingene fungerer. Det kan være, hvordan personalet ser på den trivsel, der tilbydes på arbejdet, eller hvordan arbejdsbelastningen ser ud på ugebasis. Uanset årsagen er en Google Form en hurtig og nem måde at gøre dette på, uden at skulle afholde tidskrævende møder eller arbejdsgrupper. Det giver dig også mulighed for at reagere proaktivt på tingene i stedet for reaktivt.

Til dette vil du gerne bruge spørgsmål, der giver et numerisk svar, så du kan samle dataene problemfrit i stedet for at skulle arbejde dig igennem en masse tekst. Af denne grund, Lineær skala, Multiple Choice, og Afkrydsningsfelter er de bedste muligheder.

Du kan også medtage Kort svar eller Afsnit hvis du er interesseret i kvalitative data, men igen, vær opmærksom på, hvor stor din målgruppe er, og hvad det kan betyde for at skrive rapporter.

Brug af Google Forms til sit potentiale

Du kan bruge Google Forms til praktisk talt enhver grund, hvor du har brug for svar fra andre mennesker. Du kan spare tid på møder og oprette flere separate dokumenter på arbejdspladsen ved at vælge en formular i stedet for.

Hvis du ikke allerede har prøvet Google Forms for nogle eksempler ovenfor, så prøv det og se, om det er noget, der passer ind i dine mål.

9 Avancerede Google-formularer tips og tricks

Læs Næste

Om forfatteren