Outlook-opgaver vs. Microsoft skal gøre: Hvilken er bedre?

Microsoft har to opgavestyringsapps. Microsoft To Do kommer forudinstalleret på Windows-computere og er også tilgængelig online. Dens e-mail- og kalenderklient, Outlook, indeholder også en robust opgavefunktion.

Men hvad er bedre til at administrere din huskeliste? Konkurrencen er tættere, end du måske tror. Denne artikel sammenligner Microsoft To Do og Microsoft Outlook som opgavestyringsapps for at finde ud af, hvilken der er det bedste valg.

Mest tilgængelig

To Do, som plejede at være Wunderlist, er en gratis app, der følger med Windows 10 og 11. Du kan også få adgang til Microsoft To Do i din browser. Til Outlook, Opgavefunktionen er kun tilgængelig i premium desktop-appen. I den gratis webversion integreres den i stedet med To Do.

For handicap er begge venlige over for Windows' indbyggede skærmlæsere. Outlooks tekst og ikoner er mindre. Dette kan være frustrerende for dem med synshandicap eller behændighedsproblemer. Men du kan forstørre dem i Windows-indstillinger.

To Do's standardindstillinger er klarere og større. Brugen af ​​farver og grafik over tekst gør det også lettere at fokusere. En god fordel for dem med psykiske problemer, der påvirker opmærksomheden. De forenklede menuer gør også skærmlæsernavigation hurtigere, fordi der er mindre at gå igennem.

Begge apps har gratis mobilversioner til Android og iOS. Apps er de samme med hensyn til tilgængelighed og indeholder meget af de samme funktioner som desktop-versionerne. Begge apps inkluderer også startsidewidgets for hurtig adgang.

Men Tasks-aspektet mangler i Outlooks appversion. Alle elementer, der er oprettet i Opgaver, kopieres til kalenderen som begivenheder. Du kan se disse kalenderbegivenheder i Outlook-appen, men du kan ikke bruge statusrapporter eller andre Opgavespecifikke funktioner.

For at lette brugen har Outlooks layout masser af muligheder og flerlagsmenuer. To Do er meget nemmere at lære og administrere. Dens strømlinede design og forenklede funktioner er nemme at navigere. Det er nemt selv for en nybegynder computer.

Vinder: At gøre

Bedst til gruppeprojekter

Outlook er et stærkt samarbejdsværktøj til projektledelse. Det integreres med Outlook Kalender og Outlook Mail. Dette gør det nemt at tildele kontakter og planlægge arbejdet.

Du får også mange detaljer om hver opgaves fremskridt. Du kan spore efter arbejdstimer, fuldførte procenter og statusser som "venter på en anden". Hvis du kun deler opgaven med én anden person, bliver du opdateret på denne persons ændringer.

Outlook giver dig også mulighed for at sende opgaveanmodninger. Det er, når du sender en e-mail til en kontakt, beder vedkommende om at starte en opgave og automatisk tildeler dem til den. Efter eget valg kan du beholde en kopi af opgaven og få en opdatering, når den er markeret som fuldført på deres ende.

Endelig har Outlook en hurtig knap til at sende statusrapporter. Disse opsummerer opgavens statusindstillinger i en e-mail. Du kan sende denne e-mail direkte fra opgavevinduet og vedhæfte eventuelle ekstra noter, du ønsker.

To Do har også nogle gode samarbejdsværktøjer. Du kan tildele andre til en opgave via et delbart link. Du kan dele adgang til en oprettet liste eller kun til en bestemt opgave. Dette gør det nemt at kontrollere adgangen.

Hvis de personer, du vil dele med, er på din kontaktliste, er det endnu nemmere. Når du deler en liste, genererer To Do en liste over dine Windows Mail-kontakter. Du kan også søge efter kontakter fra OneNote.

To Do har også en fordel ved komplekse projekter. Det lader dig opdele en opgave i trin. Dette kan forbedre motivationen og gøre opgaven mere handlekraftig. Outlook Tasks inkluderer ikke en Steps-funktion.

Vinder: Outlook-opgaver

Den bedste organisation

Microsoft Outlooks Opgavefunktion bliver virkelig specifik med sin organisation. Om det er en god ting eller ej afhænger af, hvordan du arbejder. Outlook Tasks understøtter mapper med undermapper og automatiserede sorteringssystemer. To Do har en enklere tilgang.

I Outlook kan du bruge regler til at sende bestemte e-mails eller kalenderbegivenheder til en specifik opgavemappe. Det giver dig også mulighed for at indstille specifikke prioritetsniveauer. Du kan også farvekode opgaver med kategorier.

To Do tilbyder alle de samme funktioner som Outlook, men forenkler dem. To Do har mapper, men ikke undermapper. Det lader dig markere prioritet, men er begrænset til et binært system: elementer med en stjerne er vigtige, elementer uden er det ikke.

To Do understøtter også kategorier i form af søgbare hashtags. Tilføjelse af et hashtag hvor som helst i en opgave opretter en kategori med samme navn. To Do's bedste funktion, som Outlook mangler, er Min dag funktion.

My Day er en smart mappe i Microsoft To Do. Det er en dagsorden på én dag, som du kan udfylde manuelt eller vælge blandt To Do's forslag. Forslagene vil fokusere på opgaver, der snart skal afleveres, markeret som vigtige, eller dem, du ikke har rørt ved i et stykke tid.

Denne smarte dagsorden kan gøre To Do foran Outlook-opgaver, men det er meget tæt på. Hvis du ønsker eller har brug for det ekstra detaljeringsniveau, skal du bruge Outlook i stedet for.

Vinder: At gøre

Den bedste tilpasning

Både To Do og Outlook giver dig mulighed for at vedhæfte filer og linke opgaven til en e-mail. I To Do skal du markere e-mailen og derefter flytte opgaven fra flagede e-mails til den liste, du ønsker. Begge giver dig også mulighed for at tilføje tekstnoter til opgaven og vedhæfte mediefiler til opgaven.

Kun Outlook lader dig bruge rich text-formatering og billeder i opgavebeskrivelsen. Men disse designelementer er æstetiske, så det kan være en tidsspilder at tilføje dem til enhver opgave. Desuden skal du klikke på opgaven for at se dem.

Det er mere nyttigt at vedhæfte filer. Kun Outlook giver dig mulighed for at knytte opgaver til hinanden. Du gør dette med indstillingen Vedhæft Outlook-element. Denne afgørende evne til at sammenkæde relaterede opgaver mangler i To Do.

To Dos tilpasning er for det meste æstetisk. Du kan vælge baggrundsfarven på en liste og oprette brugerdefinerede lister. Du kan også vælge grundlæggende sorteringsmønstre, f.eks. efter forfaldsdato eller efter oprettelsesdato.

To Do genererer også forskellige smarte lister, såsom Flagged Emails og Assigned to Me. Du kan slå disse til eller fra. For dem, der har brug for at finjustere dine opgaver, er Outlook den klare vinder.

Vinder: Outlook-opgaver

Microsofts bedste produktivitetsapp

Til personlig brug og mindre projekter fungerer To Do godt. Men samlet set vinder Outlooks mere robuste funktionsliste frem. Den ekstra detalje understøtter et højere niveau af professionalisme, og tilpasningen på højt niveau kan ikke slås.

Især hvis du administrerer et komplekst projekt, er Microsoft Outlook det bedste bud på en opgavehåndteringsapp.

Sådan bruges Microsoft Outlook til projektstyring

Læs Næste

Om forfatteren