Sådan konfigurerer du en tilbagevendende feriesvar i Gmail

Du er sikkert bekendt med Gmails ikke-til-kontorsvar. Det er den automatiske e-mail, som du kan slå til, når du tager på ferie. Den informerer dine venner og kolleger om, at du ikke er ved siden af ​​din computer, og du vil svare dem, når du kommer tilbage.

Hvor nyttig denne funktion end er, nogle gange er den ikke nok. Hvis du f.eks. har en almindelig fridag i løbet af ugen, vil du måske have, at en meddelelse om fravær altid kører på denne dag.

Selvom Gmail ikke kan gøre det af sig selv, er her to andre måder at opnå den automatisk tilbagevendende e-mail på.

Brug Auto Reply Pro til din e-mail uden for kontoret

Den første mulighed er en Google Marketplace-tilføjelse kaldet Auto Reply Pro. Selvom det er en betalt funktion, har den også et gratis niveau, som giver dig mulighed for at sende 50 automatiske e-mails om måneden. Hvis din indbakke ikke plejer at få så meget trafik, kan det være den perfekte løsning for dig.

Følg disse trin for at konfigurere det:

1. Installer appen, og tilslut den til den ønskede Gmail-konto.
instagram viewer
2. På din Gmail-konto skal du trykke på Auto Reply Pro ikonet i højre side af skærmen. Det ligner et blåt, firkantet glad ansigt.
3. Klik på i vinduet, der dukker op Kom igang.
4. Klik Tilføj / administrer regler i app. Dette åbner et nyt vindue.
5. Trykke Springe at lande på appens startskærm.
6. Klik på i venstre side Auto svar, og klik på i menuen, der åbnes Tilføj nyt ude af kontoret.
7. Navngiv reglen, og klik Næste.
8. På denne skærm kan du vælge betingelser. For eksempel kun e-mails med et bestemt emne eller fra specifikke modtagere. Da vi vil sende dette til alle e-mails, har vi ikke markeret noget og trykkede Næste.
9. Mærke Aktiver kun for specifik dato og klokkeslæt.
10. Her kan du indstille, hvornår e-mailen skal sendes. Det er dog lidt tricky. Du kan vælge AktiverDaglige, som sender e-mailen på bestemte tidspunkter hver dag (som frokosttid og efter arbejde).
11. Hvis du vil blokere en hel dag, skal du vælge Aktiver for kalenderbegivenheder. Her har du to muligheder. Enten vælger du din almindelige kalender og blokerer også dine fridage på den med jævne mellemrum, eller du opretter en ny kalender, dedikeret kun til at blokere fridagene. Husk på, at hvis du vælger førstnævnte, vil e-mailen blive sendt hver gang du har et arrangement, også selvom det ikke er på din fridag.
12. Efter du har ramt Næste, klik Tilføj ny handling>Opret og send ny e-mail (i ny tråd).
13. Det er her, du endelig kan tilpasse din e-mail. Tilføj indhold, tryk på Mail Yderligere indstillinger at indstille Emne og enhver anden tilpasning, du ønsker. Når du er færdig, skal du klikke Opret ikke til stede svar nederst på skærmen.

Det er det, du er klar. Hvis du er lidt forvirret over, hvordan du indstiller din kalender for at fungere med autosvaret, så læs mere om hvordan man blokerer tid på Google Kalender. Du kan også indstillet angivne arbejdstider hvis du har en konto gennem en organisation.

Sådan indstilles en almindelig auto-responder med Zapier

En anden god mulighed for at indstille en tilbagevendende auto-responder er Zapier. Denne mulighed kræver et betalt abonnement; dog kan det være det værd for nogle mennesker. Det er meget mere fleksibelt og giver dig mulighed for at automatisere mange dele af dine arbejdsgange, ikke kun e-mails.

Sådan opretter du fraværet, efter du har tilmeldt dig tjenesten:

Opret en ny trigger

For at få bolden til at rulle, skal du fortælle Zapier, hvornår du vil have en handling til at finde sted. Dette kaldes en trigger.

1. Klik Opret Zap øverst til venstre på startskærmen.
2. Plukke Gmail som Udløser til Zap.
3. Fra rullemenuen under Udløs begivenhed, vælg ny email og tryk Blive ved.
4. Log ind på din Gmail-konto for at tillade adgang, og når du er færdig, skal du trykke på Blive ved.
5. Vælg den mappe, du vil anvende dette på. Normalt er det nok at sende autosvaret til din indbakke. Men hvis du har et filter, hvor nye e-mails går direkte til forskellige etiketter, vil du måske også vælge dem. Standardindstillingen er for alle e-mails. Trykke Blive ved.
6. Trykke Test Trigger for at sikre, at forbindelsen fungerer og Blive ved.

Anvend et filter

Dernæst skal du sikre dig, at Zapier ikke sender svaret til hver ny e-mail, men kun til dem, der er sendt på en bestemt dato. EN Filter hjælper med at sætte dette op.

1. Under Handling, vælg Filter.
2. Under Fortsæt kun hvis..., vælg fra rullemenuerne Dato>(tekst) starter med og på den sidste boks skriv de tre bogstaver på dagen, du ønsker, at det skal sendes. I vores eksempel sætter vi lør eller søn, for at inkludere hele weekenden.
3. Når softwaren har testet filteret, skal du trykke på Tæt, og derefter + for at tilføje handlingen.

Indstil din Responder

Tid til endelig at indstille din e-mail-svar og få denne baby til at arbejde.

1. Plukke Gmail igen som din App-begivenhed.
2. Vælge Sendt e-mail som din Handlingsbegivenhed og tryk Blive ved.
3. Da du allerede har logget ind på din konto, skal du blot vælge den fra menuen nu og fortsætte.
4. På denne skærm kan du tilpasse din e-mail til din smag. De to felter, der skal udfyldes, er Emne og Legeme. Vi har også tilføjet vores almindelige signatur for at se mere professionel ud.
5. Igen, efter du har ramt Blive ved, kan du teste e-mailen for at sikre, at den ser godt ud i Gmail. Tjek din Sendt mappe for at se, om du godkender.
6. Hvis du er tilfreds med resultatet, så klik Slå Zap til.

Lær at nyde automatisering

Muligheden for at sende en tilbagevendende meddelelse uden for kontoret kan være yderst nyttig for freelancere og små virksomheder. Du ønsker ikke at være bundet til din computer, og dette er med til at sikre, at dine kunder, som du vil vende tilbage til dem på et tidspunkt.

Med disse to apps kan du også automatisere andre processer og e-mails, for at gøre dit liv lettere i det lange løb. Du vil hurtigt finde ud af, at når du prøver automatisering, er det nemt at blive afhængig.

De bedste automatiseringsværktøjer til at lade freelancere genvinde deres tid

Læs Næste

Om forfatteren