Sådan udtrykker du almindelige klager på arbejdspladsen i professionelle e-mails

Hvis du nogensinde har arbejdet på et kontor, kender du udfordringerne ved at håndtere mange forskellige mennesker. Et almindeligt problem er at være bange for at konfrontere problematiske kolleger og stoppe deres adfærd, men du kan udtrykke dig professionelt, uanset om du er medarbejder eller leder.

En af de enkleste metoder er at sætte dine tanker i en e-mail. Vi nedbryder sagen gennem eksempler på almindelige arbejdspladsklager. Lær de mest konstruktive måder at sige dem på og yderligere e-mail-tricks, der kan hjælpe dig.

1. Jeg venter stadig på, at du afslutter den opgave

Ikke alle arbejder i samme tempo, men det er et problem, når én person stopper et teamprojekt. Hvis din opgave afhænger af, at kollegaen indsender deres egen, kan du anspore dem til handling med et par ord i en e-mail.

Her er nogle professionelle måder at henvende sig til og udtrykke denne klage på, som du kan tilpasse til dine forhold:

• Vi skal forbedre vores arbejdsgang, så vi ikke kommer bagud. Er (dato og klokkeslæt) en god deadline for dig? Så kan jeg overholde min deadline på (dato og klokkeslæt).
instagram viewer
• Har du brug for hjælp til denne opgave? Vi skal afslutte projektet til tiden, så (medarbejderens navn) har tilbudt at hjælpe med eventuelle problemer på din side.

Målet er ikke at fornærme din kollega, men at sætte mål og løsninger, samtidig med at det gør det meget klart, at I begge er en del af et team med en aktiv interesse i at få tingene gjort.

Sørg for at samle så mange tips til at overholde deadlines og færdiggøre opgaver som du kan. Det bliver nemmere at rådgive folk efter behov.

2. Deadline er i morgen

Her er en anden almindelig klage, du måske har brændt inde. Hvis din kollega skærer det alt for tæt på, trods flere påmindelser, kan du motivere dem i en e-mail uden at miste besindelsen.

Grunden til, at du kontakter dem, er presserende, så de løsninger, du tilbyder, har brug for en vis direktehed, om ikke andet for at få din kollega til at tage tingene alvorligt.

Prøv disse alternativer:

• Projektet skal afleveres i morgen, men der er stadig et par løse ender. Lad os holde en videokonference med teamet i eftermiddag for at diskutere løsninger.
• Ledelsen forventer projektet i morgen. Hvis det er usandsynligt, at du overholder deadline, kan du så forklare hvorfor i en rapport, som vi kan indsende med alt andet?

Selvom e-mails er en nemmere måde at udtrykke vanskelige tanker på, har de ikke samme effekt som at diskutere problemer personligt. Så når du prøver at ændre nogens dårlige arbejdsgange, skal din e-mail være ligetil og smart for at fange deres opmærksomhed.

3. Stop med at udsætte

Den samme konstruktive tilgang er bedst til alle dine arbejdspladsklager, leveret i et roligt og neutralt sprog. Når alt kommer til alt, kan en udskydende kollega belaste en virksomheds arbejdsgang, men de gør det ikke altid, fordi de er dovne.

Se, om der er for mange distraktioner, eller de er overvældet af opgaver. Find problemet og skræddersy din e-mail derefter med løsninger og incitamenter. Få inspiration fra disse eksempler:

• Kontoret kan være distraherende. Hvis det gør det svært at fokusere på dit arbejde, så lad os diskutere ændringer, og hvilke mål vi kan sætte for dig.
• Lad os i slutningen af ​​ugen gennemgå alles fuldførte og resterende opgaver, så vi kan bruge næste uge mere produktivt.

4. Jeg har ikke tid til at udføre alle disse opgaver

Din e-mail-skrivestrategi bør ændre sig en smule, når du forsøger at beskytte dig selv mod udbrændthed. Pointen er at demonstrere, at du kender dine forpligtelser, hvordan du prioriterer dem, og hvad du ikke er ansvarlig for.

Sæt høfligt grænser ved at bruge udtryk som disse i dine e-mails:

• Den opgave hjælper jeg gerne med. Vil du have noget imod at vente, indtil jeg er færdig med mine nuværende opgaver? De har termin før.
• Hvis jeg accepterer flere opgaver, får jeg desværre brug for overarbejde. Kunne du køre det forbi (direktørens navn) og diskutere, hvordan det ville fungere?

Hvis din arbejdsplads bruger teamstyringssoftware, kan det være nemmere at dele din fulde tidsplan. Du kan også organisere dine opgaver i Asanafor eksempel for at gøre de vigtige jobs tydelige, herunder deres deadlines og samarbejdspartnere.

5. Jeg arbejder ikke for dig

Dominerende kolleger kan tage deres adfærd for langt og forvente, at du hopper, når de ringer eller accepterer ekstra job fra dem. Dette er endnu en situation med desperat behov for grænser.

Før du tager mere seriøse foranstaltninger, så prøv at ræsonnere med din kollega gennem en veludformet e-mail. Det skal være høfligt, men fast, da det etablerer dit lige fod på arbejdspladsen. Her er nogle formuleringer at prøve:

• Jeg er ked af at høre, at din arbejdsbyrde er overvældende. Jeg vil ikke være i stand til at hjælpe dig på grund af mit eget ansvar, men hvis du kontakter din leder, kan du udarbejde en mere bæredygtig plan.
• Tak fordi du tænker på mig til dette job, men det passer bedre til en anden afdeling. Hvis de har tid, kan de måske samarbejde med dig.

6. Stop med at tale om folk

Konkurrence på arbejdspladsen er uundgåelig. Desværre får det kollegerne til at stræbe efter at skille sig ud, selvom det betyder, at de skærer i samtaler for at komme med deres egne tanker. Nogle mennesker afbryder også ubevidst og indser ikke, at det er irriterende.

Der er diplomatiske måder at opmuntre dem til at stoppe med denne adfærd. Da de måske gør det for opmærksomhed, appeller til den side af dem i din e-mail, mens du opmuntrer til en mere teamplayer-tankegang.

Prøv noget som disse udtryk:

• Du bidrager ofte med værdifulde ideer. Din proaktive tilgang til at finde løsninger er noteret. Hver medarbejder er lige vigtig for virksomheden, og vi kan godt lide at høre alles stemme på arbejdspladsen.
• Der kræves en teamindsats til dette projekt, samt klar kommunikation. For at sikre et gnidningsløst samarbejde skal alle, der bidrager til diskussionen, have lige chance for at komme til orde.

Hvis du forsøger at styre et teamprojekt med folk, der har tendens til at tale om hinanden, kan du angive grundregler i en gruppe-e-mail. Find tips, der forbedrer skriftlig kommunikation og brug dem til at skabe et venligt, men produktivt miljø.

7. Stop med at skrive til mig uden for arbejdet

Kontakter en kollega eller din chef dig på din fridag? Dette er et almindeligt problem, der normalt involverer sms. Det er især ubehageligt, når du ikke er så bekendt, eller de vil snakke butik, mens du skal slappe af.

Hvis det ikke virker at ignorere disse mennesker, eller de går for vidt, er din bedste løsning at sende dem en e-mail, der forklarer din holdning. Budskabet skal fremhæve vigtigheden af ​​faglige grænser og især din fritid.

Se på disse muligheder og se, hvordan du kan tilpasse dem til dine behov:

• Vær opmærksom på, at jeg muligvis ikke er tilgængelig til at tale efter arbejdstid på grund af personlige forhold. Jeg er glad for at diskutere arbejdsrelaterede spørgsmål, når jeg er tilbage på kontoret.
• Lige så vigtigt mit arbejde er for mig, lider det, hvis jeg ikke udnytter min fritid fuldt ud. Derfor håber jeg, at du kan forstå mit behov for at reservere arbejdsrelateret kommunikation til kontortiden.

8. Tal ikke sådan

Medarbejdere glemmer ofte, at de er i et professionelt miljø og kan sige det forkerte eller komme i upassende samtaler. Denne adfærd kan gøre et arbejdsområde meget ubehageligt, meget hurtigt.

Du er nødt til at tackle sådanne problemer, før de forårsager friktion og eskalerer. Hvis du ikke kan tage dine kolleger til side på stedet, kan en hurtig e-mail gøre det trick.

Få ideer fra følgende udtryk:

• Selvom vi værdsætter venskabeligt samarbejde højt, er der samtaleemner, som bør forblive uden for arbejdspladsen. Hjælp os venligst med at bevare et fredeligt miljø og undgå at diskutere (følsomme emner).
• En interaktion fandt sted tidligere i dag, der gjorde personalet utilpas. Gør venligst dit bedste for at opretholde en professionel holdning og fremme venligt teamwork.

Det kan være nyttigt at specificere, hvad der blev sagt, så din kollega ved præcis, hvad han skal undgå i fremtiden. Overvej også at kompilere en webside eller et dokument, der beskriver uvelkomne emner og adfærd, som du derefter kan vedhæfte eller linke til i din e-mail.

Generelle tips til at skrive e-mails for at løse problemer på arbejdspladsen

E-mails kan være din bedste ven, når det kommer til at løse vanskelige situationer på kontoret uden at konfrontere medarbejderne ansigt til ansigt.

Her er nogle yderligere tips, du skal huske på, som kan gøre processen mere effektiv.

• Balancer e-mailens negativitet med positive punkter for at tilskynde til forbedring.
• Sørg for, at dit formelle sprog ikke skjuler, hvad du prøver at sige.
• Vær klar og kortfattet - uvurderlig når skrive lange e-mails.
• Gem e-mails til fremtidig reference, hvis tingene ikke bliver bedre.

Vær klar til at tackle forskellige udfordringer på arbejdspladsen

Hold står over for problemer hele tiden, især når de er under stress. Uanset om det er et fysisk eller digitalt miljø, om du er chef eller en medarbejder, er det værd at kende de bedste måder at ændre vaner til det bedre.

Diplomati via e-mail er en god strategi, så længe du udtrykker klager klart og professionelt. Men overse ikke andre ressourcer som digitale værktøjer designet til at gøre teamwork lettere.

5 værktøjer til at overvinde eksterne teamkommunikationsudfordringer

Læs Næste

Om forfatteren