Sådan bruger du dine beskedapps på arbejdspladsen mere effektivt

Messaging-applikationer har utvivlsomt ændret, hvordan vi kommunikerer på arbejdspladsen, især i løbet af vores overgang til fjernarbejde og væk fra e-mail, som de facto har været kommunikationsværktøjet til det lang.

På trods af de mange produktivitetsfremmende funktioner, som mange af disse apps tilbyder, kan vi også argumentere for, at de har en tendens til at gøre det modsatte.

Dræber beskedapps din produktivitet? Eller måske er det hvordan du bruger dem? Lad os dykke dybere.

5 forskellige måder Workplace Messaging Apps kan begrænse din produktivitet

1. For megen information

Som om e-mail overbelastning var ikke et stort nok problem, nu skal du kæmpe med den konstante strøm af beskeder i dine chat-apps, som for det meste er blevet de nye indbakker. Ligesom alle de uønskede e-mails i din indbakke, er ikke alle beskeder i dine chat-apps værd at være opmærksomme på.

Du har sandsynligvis fundet dig selv i en Slack-kanal, du ikke skulle være i, eller en fyldt med for mange deltagere, eller du har kolleger, der diskuterer den seneste berømthedssladder i en kanal beregnet til arbejdsrelateret problemer.

Resultatet er informationsoverbelastning, som kan være lige så invaliderende som en overfyldt e-mail-indbakke, hvilket fører til beslutningstræthed, stress og i sidste ende reduceret produktivitet.

2. Vital information går tabt

En af bivirkningerne ved overbelastning af information er, at nogle vigtige oplysninger går tabt i shuffle. Hvis du undlader at anvende de rigtige processer, kan arbejdsrelateret information hurtigt blive begravet under en bunke vandkølersnak eller off-topic diskussioner.

Du ender med at bruge det meste af din arbejdsdag på at gennemsøge et hav af beskeder fra en kanal eller kommunikationsapp til en anden i håbet om at finde den vigtige information, du har brug for. Dette kan være en øvelse i nytteløshed og en enorm tidsspilder på arbejdspladsen.

3. For mange kommunikationsapps

Hvilket internt kommunikationsværktøj bruger du til at kommunikere med dine eksterne kolleger? Microsoft Teams? Slap? E-mail? WhatsApp?

Måske en blanding af alle ovenstående?

I din søgen efter den nyeste og mest funktionelle messaging-app på arbejdspladsen har du muligvis installeret for mange af dem, hvilket hurtigt kan blive til et produktivitetsmareridt.

Hvis du konstant hopper fra en app til en anden i løbet af dagen, spilder du tid og fragmenterer din opmærksomhed, hvilket gør det svært at fokusere på enhver opgave.

Når det er sagt, vil du måske finde måder at undgå overforbrug af kommunikations- og samarbejdsapps på din arbejdsplads.

4. Du er "altid-på"

Konstant tilslutning og forventninger om at være tilgængelig til enhver tid for at svare på beskeder er blevet normen på nutidens arbejdsplads. Denne kultur med altid at være "på" og arbejde uden for de traditionelle arbejdstiders rammer kan dog føre til flere uønskede konsekvenser.

For det første er længere arbejdstid ikke nødvendigvis lig med at være mere produktiv. Faktisk har det ofte den modsatte effekt. Hvis du finder dig selv at arbejde langt ud på natten eller i weekenden, vil du sandsynligvis hurtigt brænde ud, hvilket vil føre til nedsat arbejdskvalitet og ydeevne.

Men det handler ikke kun om dit professionelle liv, da dit personlige liv også hurtigt kan begynde at lide. Der er lidt tid til afslapning og foryngelse, når du altid er "på", hvilket fører til mentale og fysiske helbredsproblemer.

5. Uendelige meddelelser

I din søgen efter at blive mere forbundet i håbet om at øge din produktivitet, har du måske utilsigtet tilmeldt dig en uendelig strøm af meddelelser fra dine chat-apps. Ved første øjekast kan de små røde pop-ups og skrammer virke ufarlige, men de kan hurtigt blive en enorm distraktion, der utilsigtet fører til til kontekstskift og reduceret produktivitet.

Nogle gange kan bare det at se de røde pop-ups (selvom du ikke læser beskederne) være nok til at få dig til at miste dit fokus og forstyrre dit flow.

Så hvad kan du gøre for at undgå disse produktivitetsfælder?

Topstrategier for at opnå produktiv kommunikation på arbejdspladsen

1. Omfavn asynkron kommunikation

At lægge for meget vægt på øjeblikkelige svar og realtidskommunikation, især når teammedlemmer arbejder i forskellige tidszoner, kan ende med at gøre mere skade end gavn.

I stedet for at forvente (eller værre, kræve) øjeblikkelige svar, omfavn asynkron kommunikation. Denne kommunikationsstil giver dig mulighed for at svare på beskeder på din egen tid, hvilket reducerer afbrydelser og giver dig mulighed for at fokusere på vigtigere opgaver.

Du behøver ikke altid at tilføje en anden kommunikationsapp til dit arsenal, når du finder en ny. Det tager tid for alle i dit team at vænne sig til et nyt værktøj, så det er ofte bedre bare at holde fast i det, du har, især når det allerede tilbyder de funktioner, du har brug for.

I stedet for at tilmelde dig endnu en app, så tag dig tid til at evaluere dine eksisterende værktøjer for at se, om du kan integrere dem med de andre apps, du bruger til at strømline din arbejdsgang. På denne måde behøver du ikke skifte apps så ofte, og du kan undgå det tilhørende produktivitetstab.

3. Opret en intern Wiki

An intern wiki er et centralt lager for dit teams viden og information. Det er en fantastisk måde at holde alle dine vitale oplysninger organiseret og tilgængelige på ét sted.

En wiki kan hjælpe med at reducere behovet for konstant kommunikation ved at gøre det nemt for teammedlemmer at finde svar på deres spørgsmål. Du kan også bruge din interne wiki til at oprette en kommunikationsbog med dit team for at dokumentere bedste praksis og retningslinjer for hele virksomheden.

Dette kan omfatte alt fra hvordan og hvornår du skal bruge specifikke værktøjer, til at definere, hvad du betragter som "hastende" kommunikation, og den ideelle responstid.

Den måde, du bruger dine kommunikations- og samarbejdsværktøjer på, kan påvirke din produktivitet markant. Hvis du konstant bliver afbrudt af meddelelser, kan du prøve at tilpasse dine indstillinger for at minimere distraktioner.

For eksempel kan du deaktivere notifikationer for bestemte kanaler eller samtaler, konfigurere Forstyr ikke-timer eller endda udsætte notifikationer helt i løbet af din planlagte fokustid. Ved at tilpasse dine værktøjer, så de passer bedre til dine behov, kan du tage kontrollen over din produktivitet tilbage.

Derudover, hvis du bruger Slack, kan du tilføje @Must-read udvidelse til dit arbejdsområde for at sikre, at presserende beskeder altid bliver set. Denne Slack-app giver dig mulighed for at markere specifikke beskeder som must-reads, og teammedlemmer vil have alle deres kritiske beskeder i én batch for at undgå at spilde tid på at rulle gennem chathistorikken.

Brug dine beskedapps på den rigtige måde for at maksimere produktiviteten

Selvom chat-apps kan være en fantastisk måde at øge produktiviteten på, kan de også være en betydelig distraktion, hvis de ikke bruges korrekt. Vi kan konkludere, at det primært afhænger af, hvordan du bruger disse værktøjer.

Ved at følge strategierne ovenfor kan du tage kontrollen over din produktivitet tilbage og undgå disse produktivitetsfaldgruber.

Sådan overvinder du overbelastning af samarbejdet på din arbejdsplads

Læs Næste

Om forfatteren