Sådan tilføjer eller fjerner du en digital signatur i Microsoft Office-filer

Vi underskriver alle dokumenter til forskellige formål såsom officielle breve, lejekontrakter af vores lejlighed, dokumenter om projekter, der skal deles med samarbejdspartnere, og låneansøgninger.

Det er dog nemmere og ofte mere sikkert at sætte dine signaturer på dokumenter, hvis de er lavet digitalt. Microsoft Office-filer som Word, Excel og PowerPoint giver dig mulighed for nemt at tilføje digitale signaturer. Lad os se, hvordan det er gjort.

Hvad er en digital signatur, og hvorfor tilføje en?

En digital signatur er en type elektronisk signatur, der bruges til at validere ægtheden og integriteten af ​​digitale oplysninger som e-mails, kreditkorttransaktioner og dokumenter. Microsoft Word- og Excel-filer kan signeres digitalt, og der er mange måder, du kan signere PDF-filer på også.

Hvis du underskriver et dokument digitalt, bekræfter det, at oplysningerne i dokumentet stammer fra dig og ikke er blevet ændret, siden du underskrev det. Så det er som et virtuelt fingeraftryk eller en elektronisk repræsentation af din håndskrevne signatur.

Selvom der er mange apps til at signere dokumenter online, giver Microsoft Office dig mulighed for at oprette digitale signaturer i Word-, Excel- og PowerPoint-filer. Du behøver ikke tage en udskrift af et dokument, underskrive med en kuglepen og derefter scanne og sende det. Du kan bare oprette en digital signatur i en Office-fil og e-maile den.

Tilføjelse af en digital signatur hjælper med at gøre dokumentet autentisk og officielt. Det sikrer også ikke-afvisning, hvilket betyder, at det beviser for alle parter oprindelsen af ​​det signerede indhold.

Desuden, ifølge Microsoft, signaturer i Microsoft Word-, Microsoft Excel- eller Microsoft PowerPoint-filer, som er tidsstemplet af en sikker tidsstempelserver, har under visse omstændigheder gyldigheden af ​​en notarisering.

Sådan gør du en digital signatur officiel

Du skal have et digitalt signaturcertifikat for at bekræfte din identitet og gøre det officielt. Når du sender en digitalt signeret Microsoft Office-fil, er det digitale certifikat inkluderet i den sammen med en offentlig nøgle.

Digitale certifikater udstedes af en certificeringsmyndighed (CA). Et certifikat er normalt gyldigt i et år, hvorefter underskriveren skal forny eller få et nyt underskriftscertifikat for at etablere identitet.

Hvis du ikke ønsker at købe et certifikat, eller har brug for at underskrive dokumentet med det samme, kan du også oprette dit certifikat. I Windows afhænger processen for oprettelse af dit certifikat af, hvilken Windows-version du bruger - Windows 10, 8, 7, Vista eller XP.

For at vide mere om digitale certifikattjenester eller instruktioner om oprettelse af dit certifikat, besøg denne Microsoft supportside.

Sådan tilføjes en digital signatur til en Microsoft Office-fil

Du kan tilføje digitale signaturer til Word-, Excel- og PowerPoint-filer. For at tilføje en digital signatur skal du have en åben dokumentfil af Word eller et Excel-ark. Processen for Word og Excel ligner hinanden, så lad os undersøge, hvordan du tilføjer en digital signatur på en Word-fil.

1. I den åbne Word-fil, for eksempel i slutningen, hvor du underskriver et dokument, skal du placere markøren, hvor du vil oprette en digital signatur.
2. Klik på Indsæt fanen. Signaturlinjelisten vil være i tekstgruppen øverst til højre.
3. Klik Microsoft Office-signatur Linje. En signaturopsætningsfane åbner, så du kan udfylde nogle få felter.
4. Tilføj relevante oplysninger i dialogboksen Signaturopsætning: Foreslået underskriver: (dette ville være dit navn), Underskriverens titel: (din betegnelse), og Underskriverens e-mailadresse: (din e-mailadresse, hvis du vil give den).
5. Under instruktioner til underskriveren vil der være en standardinstruktion: Før du underskriver dette dokument, skal du kontrollere, at det indhold, du signerer, er korrekt. Denne instruktion kan ændres, og nedenfor vil der være to muligheder, som du kan indstille ved at afkrydse afkrydsningsfelter: Tillad underskriveren at tilføje kommentarer i dialogboksen Signer, og Vis signeringsdato i signaturen linje.
6. Når du har udfyldt dine oplysninger, skal du klikke Okay. Du vil nu kunne se en signaturlinje med dit navn og titel under sig.

Lad os nu se, hvordan du tilføjer en signatur på signaturlinjen.

1. Højreklik signaturlinjen i filen. Vælg derefter Skilt fra menuen.
2. Du kan tilføje din signatur på følgende tre måder:
   • Hvis du vil tilføje et trykt skilt, skal du blot skrive dit navn i nærheden af x symbol.
   • Hvis du har et billede af din signatur, skal du klikke på Vælg Signaturbillede fanen og klik Vælg Billede- File Explorer åbnes, og du kan tilføje billedet af din signatur ved at browse gennem din computer.
   • For det tredje, hvis du har en tablet-pc, kan du også tilføje en håndskrevet signatur ved at skrive under ved siden af x på signaturlinjen.
3. Du kan også tilføje detaljer om underskriveren (som ville være dig), som din rolle og adressen på produktionsstedet, ved at klikke på detaljer knap.
4. Så til sidst, klik på Skilt på bunden.
5. Du vil modtage en underskriftsbekræftelsesprompt. Så vil din signatur vises på signaturlinjen i dit dokument. Nu kan du sende dit digitalt signerede dokument.

Sådan fjerner du en digital signatur

Fjernelse af en digital signatur er et spørgsmål om et par klik.

1. Åbn Microsoft Word- eller Excel-filen med en digital signatur.
2. Højreklik på Signatur linje.
3. Klik Fjern signatur. En prompt vil poppe op, der beder dig bekræfte signatursletningen.

Din digitale signatur vil blive fjernet fra dokumentet. Redigering af dokumentet vil også fjerne signaturerne fra det.

Sådan tilføjer eller fjerner du en usynlig digital signatur

I modsætning til en synlig signatur tilføjer en usynlig digital signatur ikke nogen mærker eller tekst i dokumentet. Snarere tilføjer en usynlig signatur kun metadata til dokumentfilen for at sikre dokumentets ægthed uden at ændre dets indhold.

Du kan tilføje en usynlig digital signatur til en Microsoft Office-fil med følgende trin:

1. Åbn Word-, Excel- eller PowerPoint-dokumentet, og klik Fil. Det Info sektionen åbnes.
2. Vælg Beskyt dokument.
3. Vælg derefter fra rullemenuen Tilføj en digital signatur.
4. Den digitale signaturboks åbnes. Indtast formålet med at underskrive dokumentet i dialogboksen.
5. Klik derefter Skilt.
6. Det Info afsnit vil så vise, at dokumentet er blevet underskrevet og markeret som endeligt.

Når en fil er digitalt signeret, bliver den et skrivebeskyttet dokument for at forhindre yderligere ændringer.

Det er også nemt at fjerne en usynlig digital signatur.

1. Åbn filen med den usynlige digitale signatur. Du vil se to meddelelser øverst - en om, at dokumentet er markeret som endeligt, og den anden, der siger, at dokumentet indeholder gyldige signaturer.
2. På den anden Underskrifter beskedlinje, klik på Se signaturer. Det Underskrifter ruden åbnes i højre side af dokumentet.
3. Klik på pil ved siden af ​​signaturnavnet.
4. Klik derefter Fjern signatur fra rullemenuen.
5. Klik til sidst Ja på den prompt, der vises. Og din usynlige digitale signatur vil blive fjernet.

Giv dine Office-dokumenter ægthed og sikkerhed med din digitale signatur

Digitale signaturer tilføjer et lag af tillid og autenticitet til dine dokumenter. Det indgyder tillid til dine samarbejdspartnere og modtagerne af dine dokumenter.

Desuden har du ro i sindet, at dine dokumenter er sikre og ikke kan ændres. Så gør dine officielle og personlige transaktioner nemmere og sikre ved at tilføje digitale signaturer til dine Microsoft Office-filer.

Sådan signerer du et Microsoft Word-dokument digitalt

Læs Næste

Om forfatteren