8 værktøjer til at strømline fjernarbejdsprocesser

Det er spændende at drive en fjernvirksomhed uden hovedkvarter, fleksible tidsplaner og muligheden for at rejse hvor som helst i verden, mens du arbejder. Det kan dog også være skræmmende og kræver meget arbejde.

Det gode er, at teknologien er på din side. Der er masser af software, som du kan bruge til at øge din effektivitet, organisere arbejdsgange, strømline processer og forbedre teamsamarbejdet.

Denne liste er ikke udtømmende, men her er nogle af de værktøjer, du kan begynde at bruge til din fjernforretning.

1. Ansøgersporingssystemer

Uanset om du er en nystartet virksomhed eller en stor virksomhed, kan du drage fordel af et ansøgersporingssystem (ATS). Disse softwareprogrammer giver dig mulighed for at finde alle vigtige oplysninger om din ansøger – fra deres e-mails, interviews, tidsplaner og relevante data, alt sammen på ét sted.

ATS gør rekruttering og ansættelse til en leg ved at bruge AI til at screene kandidater, hvilket sparer dig for en masse tid fra manuelt at luge ud af kandidater, der ikke passer til regningen. De hjælper dig også med at finde de bedste kandidater ved at rangere dem baseret på deres færdigheder og erfaring. Nogle af de mest brugte ATS omfatter

Arbejdsdag og Drivhus.

I denne digitale tidsalder, hvor falske certifikater og falske identiteter er udbredt, er baggrundstjek afgørende for at holde en sikker og sikker arbejdsplads for både medarbejdere og kunder.

Baggrundskontrolværktøjer som Godt leje og Chekr er også afgørende for at verificere de potentielle oplysninger, kandidater har delt med dem.

Disse værktøjer er i overensstemmelse med lovkrav og giver virksomheder deres eget dashboard, der hjælper dem med at administrere og spore resultaterne af deres baggrundstjek. De fleste af disse værktøjer kan også integreres med ATS og andre store HR-platforme.

3. Projektledelsessoftware

Det kan være udfordrende at administrere eksterne teams. Projektstyringssoftware giver en nem måde at organisere arbejdsgange på, holde styr på individuelle og teams fremskridt, konkretisere projekter og få indsigt i teamets fremskridt.

Hvis du leder et globalt team, skal du bruge projektstyringssoftware som f.eks Asana eller Klik op kan hjælpe dig spare en masse tid at kommunikere og samarbejde med dit team. Disse værktøjer letter problemfrit samarbejde mellem teammedlemmer alle inde på platformen – intet behov for e-mails og unødvendige møder!

4. Software til elektronisk signatur

At drive en fjernvirksomhed betyder ikke, at du kan springe over vigtige processer som at underskrive dokumenter og kontrakter. Fjernopsætningen kan gøre det til en udfordring at signere følsomme dokumenter.

Ingen ønsker at dele deres e-signaturer uden først at sikre sig, at platformen er sikker. Det gode er, at værktøjer som f.eks Pandadoc og DocuSign er, at de letter distribution og indsamling af følsomme dokumenter sammen med e-signaturer. Der er masser af andre online-dokumentsigneringsapps derude, som du kan tjekke.

E-signaturer er anerkendt for at svare til traditionelle signaturer. De er juridisk bindende, hvis parterne tillader dig at uploade filer sikkert og underskrive digitale dokumenter. Imidlertid, lovligheden af ​​elektroniske signaturer varierer afhængigt af, hvor du befinder dig i verden.

5. Wiki

Informationsformidling og træning kan være udfordrende at udføre, når du driver en fjernvirksomhed. En business wiki fungerer som et centralt lager eller database med viden.

Det giver alle adgang til dokumenter og vigtige processer i medarbejdernes arbejdsgange. De er nemme at få adgang til, redigere og dele, så fjernmedarbejdere forbliver orienteret om ændringer, opdateringer og nye politikker på arbejdet.

Det gør onboarding nemmere og giver nye medarbejdere mulighed for at navigere gennem virksomheden. Det letter fjernarbejde og fungerer som en guide, hvor de kan lære om virksomhedens processer. Nogle wikier du kan overveje er XWiki og SlimWiki. Der er mange andre websteder for at hjælpe dig med at oprette din egen Wiki.

6. Software til medarbejdergenkendelse

På grund af begrænset interaktion og støtte føler mange fjernarbejdere sig ofte isolerede og usete. Mange undersøgelser viser, at anerkendelse og rettidig, passende feedback ikke kun øger folks præstationer, men også forbedrer fastholdelse og jobtilfredshed.

Platforme som Motivositet giv teammedlemmer mulighed for at lære om andre i teamet, værdsætte hinanden og fremhæve deres gevinster, give spot bonusser og skabe tilpassede priser og badges, som teams kan stræbe efter.

Motivosity giver teammedlemmer mulighed for at give Motivosity-penge ud, som medarbejderne kan bruge til at købe gavekort, booke flyrejser eller donere til velgørenhed. Andre alternativer til Motivosity omfatter Bonusly og Kudos.

7. Business Messaging Apps

Fjernarbejde vil ikke flyve uden en platform, der vil samle holdet. Selvom teams stadig kan bruge e-mail, er det omfangsrigt, tidskrævende og uorganiseret. Business messaging apps som Slap giver dig mulighed for at komme i kontakt med hvem som helst individuelt eller i grupper.

Du kan også integrere andre apps i Slack at booste dets funktionalitet og strømline processer i apps. For eksempel kan du forbinde din Asana med Slack eller bruge Giphy i Slack, når du vil tilføje sjov til dine samtaler. Andre apps, der ligner Slack inkluderer Chat på arbejdspladsen eller Microsoft Teams.

8. Planlægningssoftware

Planlægning er en anden opgave, der optager alles tid, fjern eller ej. Men en ekstra komplikation i det meste fjernarbejde er virkeligheden af ​​tidszoneforskelle. Desuden skal mange fjernmedarbejdere jonglere med mere end ét job, hvilket gør planlægningen af ​​opkald meget vanskeligere at udføre.

Planlægningsplatforme som Calendly integreres med dine kalendere og eliminerer frem og tilbage i at finde det bedste tidspunkt for begge parter. I mellemtiden kan apps som GoReminders giver dig mulighed for at automatisere tekstbeskeder, så du kan sende automatiske påmindelser om aftaler til dit team eller dine kunder.

Dette sikrer, at folk dukker op til mødet, hvilket forhindrer dig i at spilde din tid og penge på at vente på, at de dukker op.

Brug teknologi til at forbedre din fjernforretning

Fjernarbejde har mange fordele. Det kan dog være svært at køre en, især hvis du planlægger at gøre tingene på den traditionelle måde. Ikke alene vil du have mere papirarbejde, men det er svært, endda umuligt, at kommunikere godt og spore projekternes fremskridt uden hjælp af værktøjer.

Styr dit spil med software og værktøjer, der kan fremskynde og strømline dine eksterne arbejdsprocesser og hjælpe med at lime teamet til at opnå en bedre arbejdspladskultur for din virksomhed.

8 tips til at skabe et produktivt eksternt arbejdskontormiljø

Læs Næste

Om forfatteren