Sådan arbejder du produktivt med et eksternt team på tværs af flere tidszoner

Det kan være en fordel at have et globalt team, men hvad ville det være for dig at udnytte en rig og mangfoldig talentmasse, hvis du ikke har en effektiv plan for at udnytte det talent?

Hvordan arbejder du synkroniseret med en ekstern kollega, der gør sig klar til at gå i seng i Filippinerne, og en anden, der lige starter deres dag i Storbritannien? Lad os dykke ned i et par måder at få mest muligt ud af dit fjernteam.

Fordele og ulemper ved at have et globalt fjernteam

At have et globalt team vil give dig mulighed for at få et væld af viden og kulturelle erfaringer. Ved at arbejde med mennesker fra hele verden kan du få et bredere perspektiv og indsigt, der sætter gang i innovation på din arbejdsplads. Det er ikke alt; muligheden for at overskride grænser betyder også, at du har folk, der arbejder i døgndrift uden behov for sene nattevagter.

Men nogle udfordringer kommer med at have et team, der arbejder eksternt på tværs af flere tidszoner, og det er vigtigt, at du er opmærksom på dem. Dette giver dig mulighed for at udforme en effektiv strategi for fjernarbejde og finde de rigtige værktøjer, der vil få mest muligt ud af dit teams styrker. Nogle af disse udfordringer omfatter:

• Begrænsede muligheder for at planlægge møder, der fungerer for alle.
• Mangel af engagement på grund af manglende personlig interaktion.
• Tab af motivation og arbejdsglæde pga fjernarbejde ensomhed.
• Forsinkede svar på e-mails og anden kommunikation.
• Flere mennesker arbejder på ubelejlige tidspunkter og øget forventning om at være til rådighed.

Selvom globale teams står over for nogle få vejspærringer, mener vi, at fordelene langt opvejer ulemperne. Hvis du er enig, vil du måske sætte nogle processer op og udnytte de rigtige værktøjer til at hjælpe med at overvinde udfordringerne ved at arbejde med kolleger i flere tidszoner.

Sådan arbejder du med et eksternt team i forskellige tidszoner

1. Revider din onboarding-proces

Der er ikke noget entydigt svar på indsættelse af nye medarbejdere, men du skal ikke kun fokusere på talent, når du har et globalt team. Invester tid til forbedre din onboarding-proces at ansætte folk, der allerede er bekendt med fjernarbejdskulturen, eller dem, du kan stole på, til at arbejde med minimal supervision.

Overvej desuden at bruge tid på at forklare, hvordan dit fjernteam fungerer, og hvilke forventninger du har til dem. Dette inkluderer detaljering af kommunikationsprocesser og hvilke værktøjer de skal bruge for at udføre deres arbejde. Husk at være specifik omkring arbejdstider, så alle er på samme side fra start.

Arbejdsuafhængighed, proaktivitet, fleksibilitet, initiativ og fremragende kommunikation er vitale færdigheder at være opmærksomme på.

2. Brug tidszonekonvertere

Du behøver ikke at spilde dine kognitive ressourcer på at huske forskellige tidszoner eller google, hvad klokken er i din kollegas placering, hver gang du ønsker at planlægge et møde, da der er et godt udvalg af online værktøjer til rådighed til at hjælpe gør du det.

Disse digitale løsninger hjælper dig med at konvertere tidszoner, før du planlægger konferenceopkald, videochat eller anden vigtig kommunikation. På denne måde vil alle være opmærksomme på tidsforskellene og undgå potentielle konflikter.

For eksempel kan dit team bruge Tidszone.io for at se, hvad klokken er på hinandens lokation. Dette værktøj viser alles profilbillede, navn og aktuelle tidspunkt på én side, så du hurtigt kan identificere, hvilken tidszone de er i.

3. Tilskynd til asynkron kommunikation

Asynkron kommunikation har revolutioneret måden fjerntliggende teams arbejder på. Denne tilgang giver teammedlemmerne mulighed for at udnytte fleksibiliteten i fjernarbejdsmodellen til at arbejde i deres meste tid produktive timer af dagen uden presset af at være tilgængelig hele tiden eller svare på beskeder øjeblikkeligt.

Denne tilgang eliminerer udfordringerne med at koordinere tidsplaner på tværs af flere tidszoner. Det reducerer også markant distraktioner fra beskedmeddelelser i og uden for arbejdstiden, giver teammedlemmer mulighed for at fokusere på deres opgaver, være mere produktive og opnå en bedre balance mellem arbejde og privatliv.

Du kan bruge asynkrone kommunikationsværktøjer synes godt om Voodle, Yac, eller Vride at holde kontakten med dine kolleger uden at afbryde deres arbejdsgange. Disse værktøjer giver dig mulighed for at udveksle ideer, give feedback, forklare komplicerede koncepter, samarbejde om projekter og levere opdateringer uden at pinge folk konstant eller planlægge lange møder.

Du kan også bruge en e-mail-app som f.eks Spike at planlægge mindre presserende e-mails til kolleger i andre tidszoner uden for deres arbejdstid. Desuden kan du oprette en intern wiki at gemme alle relevante virksomhedsoplysninger, herunder mødenotater, vejledninger, virksomhedspolitikker og mere. Dette giver alle dine teammedlemmer, uanset deres placering og tid, adgang til de oplysninger, de har brug for for at udføre deres bedste arbejde.

Projektledelsesværktøjer som Asana og Trello hjælpe teams med at holde sig organiseret, på rette spor og ansvarlige, når de arbejder på projekter med eksterne kolleger i forskellige tidszoner. Disse værktøjer er velegnede til asynkront arbejde, da de giver dig mulighed for at oprette og tildele opgaver, sætte deadlines, spore fremskridt og gemme alle projektrelaterede oplysninger ét sted.

De kommer også med funktioner som at kommentere for at lette samarbejdet og sikre, at alle er på samme side. På denne måde kan teammedlemmer i forskellige lande og tidszoner nemt se, hvad andre arbejder på, give feedback, og løse problemer, når de logger ind på deres konti uden konstant at kommunikere via e-mail eller andre beskeder platforme.

5. Omfavn delte kalendere og planlægningsapps

Delte kalendere og planlægningsapps hjælper eksterne teams med at koordinere deres tidsplaner, planlægge kommende begivenheder og undgå frem og tilbage e-mails, når de prøver at finde et tidspunkt, der fungerer for alle.

For eksempel, Calendly giver eksterne kolleger mulighed for at dele deres tilgængelighed og planlægge møder med hinanden uden at skulle koordinere tidsplaner manuelt. På denne måde kan alle nemt se, hvornår andre er på en national helligdag, har travlt eller er ledige til en snak. Du kan også bruge disse oplysninger til at finde overlappende timer til at planlægge gruppeopkald eller møder med alle dine teammedlemmer, når du har brug for det.

Derudover tillader Calendly integration med andre populære værktøjer som Slack, Microsoft Teams, Webex og mere, hvilket gør det endnu nemmere at bruge for eksterne teams.

Overvind tidszoneudfordringer for at maksimere dit teams produktivitet

Nogle få vejspærringer bør ikke afholde dig fra at forfølge de mange fordele, der følger med at arbejde med et eksternt team i forskellige tidszoner.

Med den rigtige tilgang og værktøjerne ovenfor kan du overkomme udfordringerne ved at arbejde med en fjernbetjening team spredt over hele kloden og høste frugterne af øget produktivitet, kreativitet og innovation.

De 5 bedste værktøjer til at forbedre oplevelsen på fjernarbejdspladsen

Læs Næste

Om forfatteren