Sådan bruger du tidsblokering til at begrænse distraherende e-mails og beskeder

Effektiv kommunikation er vigtig på arbejdspladsen, men nogle gange kan det blive en distraktion, når du forsøger at fokusere. Det er let at tro, at vi skal give hver e-mail eller besked et øjeblikkeligt svar, som nogle gange bliver til en fuld samtale, som du virkelig ikke har tid til.

I denne artikel vil vi guide dig igennem, hvordan du kan blokere din kommunikation for at hjælpe dig med at holde fokus på den aktuelle opgave.

1. Tid, der blokerer din indbakke

Hvis du konstant klikker ind i din indbakke, hver gang du får en e-mail, får du ikke gjort meget. Ikke alene tager du tid væk fra den aktuelle opgave til at læse og eventuelt svare på e-mailen, men det tager dig også tid at fokusere igen.

Du vil måske give tid til at blokere et forsøg.

Ideen bag tidsblokering af din indbakke er kun at tjekke dine e-mails inden for dedikerede tidsrum i løbet af dagen. På den måde kan du fokusere på opgaven i en længere periode med minimale afbrydelser.

Selvom du stadig gerne vil kigge på afsenderen og emnelinjen i meddelelsen for ikke at gå glip af noget vigtigt, handler du ikke og hopper over til din indbakke med det samme. Dit sind forbliver på opgaven ved hånden, fordi du ved, at du kommer til e-mailen senere - medmindre det selvfølgelig haster, og du skal give det din opmærksomhed.

Efterhånden som du vænner dig til rutinen med ikke at åbne og reagere med det samme, vil dine kunder eller kolleger også vænne sig til dette. Faktisk kan du endda give bedre svar, da dit fokus vil være på at kommunikere og ikke skynde dig tilbage til det emne, du arbejder på.

Som et forslag kan du starte hvert besøg i din indbakke ved at tjekke de ældre beskeder først. Alt, hvad der er skrald eller skrammel, skal du håndtere med det samme. Hvis det ikke kræver et svar, skriv eventuelle handlingspunkter ned og arkiver det.

Hvis afsenderen kun har brug for et hurtigt svar, kan du lige så godt svare dem, mens du er der, men hvis de har brug for en svar, der vil tage længere tid end den tid, du har afsat, flag e-mailen eller lav en påmindelse om at vende tilbage til den senere. Et mål at huske på er at hold din indbakke på nul ulæste beskeder og undgå at håndtere den samme e-mail to gange.

Når du blokerer din indbakke, skal du også overveje timing og frekvens. Dette vil variere fra person til person baseret på deres e-mailvolumen, hvilken rolle de har og deres tidsplan.

2. Tid, der blokerer din udbakke

For e-mails, der har brug for et længere svar, eller dem, du selv skal sende, skal du blokere tid for at gøre det i stedet for at bruge en god del af din produktive tid i din udbakke. Det kræver lidt øvelse, men hvis du er det præcis i dine e-mails, vil du også bruge mindre tid på at skrive dem.

Begynd hver udbakkesession med at tackle de vigtigste budskaber, og når tiden er gået, skal du fokusere på dine andre opgaver. Bare fordi du kan svare nogen med det samme, betyder det ikke, at du altid skal. Selvfølgelig er der undtagelser, men at bryde dit fokus for at svare på ikke-hastende beskeder tilføjer op.

Der er også overvejelser om, hvorvidt beskeden overhovedet kræver et svar. Det er nemt at føle sig forpligtet til at svare, men hvis afsenderen ikke rigtig beder dig om noget eller ikke kræver dit input, kan en simpel tak gøre det trick, afhængigt af hvem der har sendt det.

Hvorvidt du svarer på hver e-mail, du modtager, er et spørgsmål om etikette på arbejdspladsen og dit forhold til afsenderen. Nogle mennesker vil hellere ikke modtage noget svar end at åbne en takbesked på to ord, andre vil måske sætte pris på beskeden.

3. Sæt dine beskeder på timeout

Beskeder tager ikke nær så meget tid som e-mails at læse og svare på - især da det er mere acceptabelt at svare med et ord eller en strategisk emoji eller endda gif. De går dog sammen.

At sætte din messenger på en tidsplan kan hjælpe med at begrænse afbrydelser. Tid til at blokere dine beskeder er lidt anderledes end dine e-mails, fordi de ikke er noget, der vil tage lang tid at svare på. I stedet vil du måske blokere tid til at fokusere på dine opgaver og lade dine indgående beskeder vente, indtil sessionen er slut.

Hvis du bruger Slack, kan du vise, at du er fokuseret på bruger en Slack-status i stedet for at snooze, hvis du stadig vil holde øje med notifikationer. Men hvis du ender med at bruge snooze, kan folk sende beskeden alligevel og fortælle dig, at det haster.

Hvis du sender beskeder til din kollega, og du oplever en samtale, der trækker ud, kan du invitere din kollega til at ringe til dig for at få afklaring, da det kan være hurtigere at tale i telefonen.

4. Sætte grænser for elektronisk kommunikation

Først og fremmest er det ikke alles foretrukne påmindelse, men du vil mærke en stigning i produktivitet, hvis du gemmer at tjekke dine personlige beskeder, indtil du tager en pause eller har nogle nedetid.

Både Apple- og Android-telefoner har meget tilpasselige fokusindstillinger, der kan hjælpe dig med dette, så du kan sætte visse apps på lydløs, når du tænder Forstyr ikke. På denne måde kan du dæmpe apps og tekster, som du måske synes er distraherende, men fortsætte med at ringe, hvis nogen har brug for at komme igennem til dig.

Du kan også finde lignende indstillinger på din computer. For eksempel Meddelelser panel i iOS Systempræferencer giver dig mulighed for at planlægge Forstyr ikke og slå apps til og fra.

Selvfølgelig vil nogle mennesker og situationer kræve din øjeblikkelige opmærksomhed, men visse ting kan vente, indtil din produktivitetssession er klar for dig at tage fat på dem. Dette vil variere fra person til person, men prøv at finde på dit eget sæt regler for, hvem og hvad du vil tillade at bryde dit fokus.

Begræns dine distraktioner

Med det antal e-mails og notifikationer, du får på en dag, er det nemt at blive distraheret, når du prøver at fokusere. Hvis du finder ud af, at dette er almindeligt, så prøv et eller flere af disse tips for at se, hvad der virker for dig.

De 4 bedste tips til at reducere e-mailoverbelastning

Læs Næste

Om forfatteren