4 produktivitetstip til at tjekke din indbakke

Vi har alle været der. Du er fokuseret på den aktuelle opgave, når du får en e-mail fra en kollega, der fjerner dit fokus fra den aktuelle opgave. Nysgerrig klikker du ind i det for at se, hvordan du kan hjælpe, men det er virkelig ikke noget, der kræver et øjeblikkeligt svar.

Alligevel kan du undre dig over, om du skal vende tilbage til dem nu eller prøve at genvinde dit fokus - hvilket kan være særligt udfordrende, når det ofte dukker op i løbet af dagen.

I denne artikel tager vi dig igennem nogle tips, der kan hjælpe dig med at forblive produktiv, når du tjekker dine e-mails.

1. Begræns antallet af gange, du tjekker din indbakke dagligt

Hvis du klikker over til din indbakke, hver gang du får en e-mail – eller du forventer en – bryder du konstant dit fokus. Du vil også overveje den tid, det tager for dig at komme tilbage på arbejde efter at være blevet afbrudt, især hvis du svarer på hver e-mail med det samme.

Selvom du måske føler dig travlt, er dette frem og tilbage måske ikke den mest produktive måde at arbejde på. Du vil tjekke din

indbakke med den hensigt at tømme din e-mail-liste.

Medmindre dit job virkelig kræver et øjeblikkeligt svar på alle e-mails, så prøv at begrænse antallet af gange, du tjekker din indbakke dagligt. Som et forslag vil du måske tjekke og prioritere dine e-mails to til tre gange dagligt – én gang når du kommer på arbejde, én gang efter din frokostpause og måske en time før, du er færdig for dagen.

Det er dog bedst at komme med en rutine, der fungerer sammen med din tidsplan og dem, du arbejder med. Selvom du kan give øjeblikkelige svar, betyder det ikke, at du altid skal, især hvis du er fokuseret på en vigtig opgave eller deadline.

Selvfølgelig vil du have folk, du skal vende tilbage til før end senere, det være sig din chef, en klient eller en prioriteret kollega. Når du tjekker din indbakke, skal du prioritere dit svar til dem. Du kan også slå advarsler til for, når den person sender dig e-mails til Forstyr ikke – eller blot justere antallet af gange, din indbakke tjekker efter nye e-mails.

Det er op til dig, om du vil justere dine meddelelsesindstillinger for at slå visse e-mails helt fra. Men for at undgå at gå glip af noget super vigtigt, vil du måske bare kigge på modtageren og emnelinjen i notifikationen og hurtigt komme tilbage på sporet, hvis det kan vente.

2. Undgå at håndtere den samme e-mail to gange

Har du nogensinde åbnet og læst den samme e-mail flere gange for at genopfriske dig selv, før du gør noget? Dette kan være spild af din tid og fokus.

Du kan forhindre dette ved at handle, hver gang du åbner en. Beslut dig for, om det kræver et svar, du kan arkivere eller arkivere det, eller om det er junk eller noget, du simpelthen kan slette.

At beslutte sig for at svare på det betyder ikke, at det skal ske med det samme, men tilføj et flag eller en form for påmindelse, så du ved, at du skal gøre det næste gang, du behandler dine e-mails.

Din indbakke kan også have en funktion til e-mail-påmindelser. For eksempel giver Spark dig mulighed for at snooze beskeder i en periode, og det vil minde dig om dem på en bestemt dato og tid. Det giver dig også mulighed for at indstille en påmindelse om opfølgning på en sendt e-mail, hvis du endnu ikke har modtaget et svar fra modtageren.

Alt i din indbakke, der ikke kræver et svar, fil, skrammel eller skralde det med det samme - de fleste e-mail-udbydere gør dette super nemt, så det er bedst bare at gøre det og få det gjort.

Det hjælper også at komme med nogle regler for dig selv baseret på mængden af ​​e-mails, du modtager. For eksempel hvem der prioriteres og din svartid. Andre vil også vænne sig til dette og finde ud af, at du vil give dem et godt svar, bare ikke med det samme.

Hvis du finder ud af, at der er en e-mail, du har udskudt, skal du bruge spise frømetoden at få det gjort.

3. Afmeld ubrugelige nyhedsbreve og marketingmails

Det er sandsynligt, at du får nok notifikationer i løbet af dagen uden den ekstra støj fra nyhedsbreve og marketingmails. Det er nemt at lade det glide og lade dem hobe sig op i din indbakke, fordi du har travlt.

Men at gennemse dem er en anden opgave, der vil fjerne dit fokus og produktivitet. Dette gælder især, hvis afsenderen skrev e-mailen godt nok til at få dig til at klikke dig igennem og læse den uden rigtig at vide, hvorfor du er det.

Afmeld dig, medmindre det er noget, du virkelig vil handle på, som at læse skaberens indhold eller drage fordel af virksomhedens salg. Spar den tid og energi, du har lagt i disse e-mails, og læg dem i noget mere meningsfuldt eller afslappende.

Hvis du har nyhedsbreve og marketing-e-mails, du kan lide at læse, kan du prøve en e-mail-udbyder som Spark, der tilbyder Smart Inbox.

Smart Inbox-funktionen adskiller nyhedsbreve og beskeder fra tjenester fra personlige e-mails. Det dæmper også notifikationer fra fremmede og automatiserede beskeder.

4. Bloker uønskede e-mails – adresser og domæner

Når det kommer til at bortfiltrere uønsket post, gør nogle e-mail-udbydere et bedre stykke arbejde end andre. Selv et populært valg som Outlook er ikke perfekt, hvilket tillader noget junkmail at komme igennem.

Men hvis nogen spammer dig, kan du blokere deres e-mailadresse. Du kan muligvis også blokere hele domænet, hvis du opdager, at du får e-mails fra forskellige brugernavne, men den samme webadresse.

Hvis du bruger Outlook, kan du finde denne funktion i Junk Mail afsnit af Post fanen under Indstillinger og Se alle Outlook-indstillinger. Gmail er en anden udbyder, der giver dig mulighed for det nemt blokere e-mailadresser og virksomheder.

Hvis du bruger en anden e-mail-udbyder, skal du tjekke efter denne funktion ved at søge blokere e-mail-domæne og navnet på den udbyder, du bruger.

Husk på, det er bedst ikke at klikke på afmeld i en spam-e-mail, da det kan føre dig til et skitseagtigt websted, der ønsker at få dine personlige oplysninger. Faktisk undgå overhovedet at interagere med dem, medmindre du markerer det som spam eller sletter dem.

Boost din produktivitet ved at begrænse e-mails

En e-mail er et nyttigt værktøj i kommunikation. Det kan dog også blive en distraktion, når vi ikke er meget opmærksomme.

Hvis du synes, du bruger meget tid i din indbakke, hvorfor så ikke prøve et eller flere af disse tips for at se, om det hjælper?

Sådan tager du kontrol over din e-mail-indbakke og forbliver produktiv

Det kan tage meget tid at tjekke dine e-mails løbende. Disse tips hjælper dig med at styre din indbakke og få mere fra hånden.

Læs Næste

Om forfatteren