De 4 bedste tips til at reducere e-mailoverbelastning

For det meste er det ikke den mest produktive brug af din tid at bruge timer af din arbejdsdag på kommunikation. Ideelt set bør kommunikationsværktøjer som e-mail give dig mulighed for at gøre dit bedste arbejde, ikke det modsatte.

Desværre er e-mail blevet en altomfattende kommunikationsform, der nemt kan suge din dag til sig og fratage din tid og produktivitet.

I denne artikel vil vi introducere nogle praktiske strategier og værktøjer til at bekæmpe overbelastning af e-mail.

Hvad er e-mail-overbelastning, og hvordan påvirker det din produktivitet?

E-mail-overbelastning er manglende evne til at holde trit med antallet af e-mails, du modtager eller sender. Det opstår, når du har flere beskeder i din indbakke, end du med rimelighed kan håndtere.

Så hvad er tegnene på, at du kæmper med overbelastning af e-mail?

• Du føler, at du hele tiden er bagud med din e-mail og aldrig kan se ud til at indhente det.
• Du er stresset, hver gang du tjekker din e-mail, fordi du har mange beskeder at håndtere.
• Du får for mange opfølgende e-mails, fordi du har svært ved at følge med i dine beskeder.
instagram viewer
• Du har en stærk trang til konstant at tjekke din e-mail, selv når du har travlt med andre opgaver eller endda når du prøver at slappe af derhjemme.

Du er ikke alene, hvis du oplever nogle af disse symptomer. Overbelastning af e-mail er et almindeligt problem, som mange mennesker står over for, men hvordan kom vi hertil? Der er mange grunde til, at overbelastning af e-mail er blevet sådan en bekymring, især den omfattende anvendelse af e-mail som det primære middel til intern kommunikation på arbejdspladsen.

Dette er blevet værre med udvidelsen af ​​den eksterne arbejdsstyrke, da personlige interaktioner er blevet til e-mail-kommunikation. Sidst men ikke mindst betyder arbejdskulturen i realtid og altid, at folk forventes altid at være tilgængelige til at svare på e-mails, også uden for arbejdstiden.

Alle disse faktorer har resulteret i en situation, hvor folk bruger mere og mere tid på e-mail, hvilket fører til flere negative konsekvenser, herunder:

• Øget stressniveau
• Svært ved at holde fokus
• Svært ved at overholde deadlines
• Øget følelse af overvældelse
• Er faldet produktivitet på grund af kontekstskifte.

Disse konsekvenser er ikke begrænset til enkeltpersoner, da de kan have en ringvirkning på teamet eller virksomheden. Så hvordan kan du bekæmpe overbelastning af e-mail og genvinde kontrollen over din tid og produktivitet?

De bedste tips til at løse e-mailoverbelastning

1. Batch-e-mail-aktivitet

Task batching er en effektiv produktivitetsteknik det indebærer at gruppere lignende opgaver sammen og fuldføre dem inden for de fastsatte tider. Du kan anvende denne tilgang til e-mail ved at samle alle e-mail-relaterede aktiviteter i bestemte tidsrum.

Da læsning eller besvarelse af e-mails ikke nødvendigvis er en mentalt krævende opgave, kan du indstille tid uden for dine produktive timer til at gøre dette, for eksempel tidligt om morgenen eller sent om eftermiddagen, afhængig af din kronotype. Denne strategi kan hjælpe dig med at undgå fristelsen til konstant at tjekke din e-mail og blive suget ind i en e-mail-hvirvel.

Du kan bruge tids-batching apps synes godt om Google Kalender at spærre tid til e-mail-relaterede aktiviteter. Du kan også tilpasse dine e-mail-underretninger, så de kun kommer igennem i løbet af dine e-mail-aktiviteter.

2. Afmeld fra unødvendige e-mails

Alle de irriterende nyhedsbreve og salgsfremmende e-mails, du abonnerede på for mange år siden, men aldrig læste, kan være en væsentlig kilde til overbelastning af e-mail. Hvis du afmelder dig disse e-mails, kan det rydde op i din indbakke.

Der er mange måder at afmelde e-mails på, men den mest almindelige er at finde et "afmeld"-link i bunden af ​​e-mailen. Men hvis du abonnerer på hundredvis af e-mails, kan det være en skræmmende opgave at afmelde én ad gangen. Hvis dette er tilfældet, er der mange værktøjer, der kan hjælpe dig med at organisere dine e-mails, herunder Unroll.me, som giver dig mulighed for at masseafmelde e-mails med blot et par klik.

Endelig kan du også oprette en separat e-mail-konto til salgsfremmende meddelelser for at rydde op i din primære indbakke. På denne måde begrænser du adgangen til din primære/arbejds-e-mailadresse til kun vigtige beskeder.

3. Konfigurer e-mail-filtre

Filtre administrerer effektivt din e-mail ved automatisk at sortere dine beskeder i specifikke mapper baseret på bestemte kriterier. For eksempel kan du opsætte et filter til automatisk at slette e-mails fra en bestemt afsender, før den når din indbakke.

Filtre kan hjælpe dig med at administrere din e-mail mere effektivt ved at:

• Hjælper dig med at holde dig organiseret.
• Forhindrer irrelevante e-mails i at rode i din indbakke.
• Giver dig mulighed for hurtigt at finde e-mails baseret på specifikke kriterier.

Du kan opsætte filtre i din e-mail-klient; for eksempel kan du udnytte disse smarte Gmail-filtre eller brug en e-mail-filtreringstjeneste som f.eks SaneBox.

Ideelt set bør e-mail ikke være det eneste kommunikationsmiddel på din arbejdsplads. Du kan bruge e-mail til specifikke formål, for eksempel til at opdatere en klient på et projekt eller til at levere indhold i lang format.

I mange tilfælde kan du bruge andre interne kommunikationsværktøjer, såsom:

• Slap er en arbejdsmeddelelsesapp, der giver dig mulighed for at kommunikere med kolleger og teams. Du kan bruge det til forskellige formål, såsom at dele filer, have gruppesamtaler og oprette kanaler til specifikke projekter.
• Vride er en asynkron kommunikationsværktøj der giver kolleger mulighed for at udveksle beskeder uden pres eller forventning om et øjeblikkeligt svar. Den er ideel til teams, der ønsker at overvinde konstante afbrydelser fra meddelelser og have mere kontrol over deres tid.
• Asana er et projektstyringsværktøj, der giver dig mulighed for at spore fremskridt på opgaver, dele filer og kommunikere med teammedlemmer. Det er et glimrende værktøj til projektbaseret arbejde eller teams, der skal samarbejde om opgaver.
• Spike er en alt-i-én e-mail-løsning, der kan hjælpe dig overvind e-mailoverbelastning og øg produktiviteten. Du kan bruge Spike til at integrere alle dine eksisterende e-mail-konti, organisere din indbakke, samarbejde med kolleger og meget mere.

Genvind kontrollen over din e-mail-indbakke for at øge din produktivitet

Overbelastning af e-mail kan være en stor produktivitetsdræber. Men ved at udnytte de strategier og værktøjer, der er skitseret i denne artikel, kan du reducere rod i din indbakke og genvinde kontrollen over din e-mail-kommunikation, hvilket øger din produktivitet i processen.

Sådan forhindrer du dine e-mails i at gå til spam: 6 tips

Dine e-mails når muligvis ikke dine modtageres indbakker regelmæssigt, hvis spamfiltre blokerer dem. Her er hvordan du kan forhindre dette.

Læs Næste

Om forfatteren