Sådan opbygger du et projektanmodningstavle i ClickUp

At uddelegere opgaver eller bede om hjælp kan nogle gange få folk til at føle sig akavet. Uanset om det er angsten for at spørge den forkerte vej eller bekymre sig om, hvad en anden kan tænke, er det en almindelig udfordring på arbejdspladsen.

Selv de erfarne i at uddele opgaver kunne med fordel bruge mindre tid på at kommunikere detaljerne. Det kan være udmattende at holde styr på alt, hvad du har diskuteret i e-mails, beskeder og møder – især når du mister overblikket over en vedhæftet fil, en detalje eller et spørgsmål.

I denne artikel vil vi lede dig igennem, hvordan du laver en projektanmodningstavle i ClickUp, der gør uddelegering hurtig og smertefri.

Hvilke kolonner vil du inkludere på dit projektanmodningspanel?

Når du opretter en projektanmodningstavle i ClickUp, målet er at spare tid. Du vil gerne gøre det klart, hvem du tildeler projektet til, hvornår du vil have dem til at få det gjort af, og prioritetsniveauet, samt hvem der fremsætter anmodningen. Det kan du hurtigt gøre ved at tilføje kolonnerne overdraget, Afleveringsdato, prioritet, og lavet af til din bestyrelse.

Hvis du undrer dig over hvorfor lavet af kolonne er vigtig, det er af to grunde. Det hjælper dine holdkammerater med at vide, hvem de skal spørge, hvis de støder på et spørgsmål. Det lader dem også vide, hvem de rapporterer til, hvis du har flere personer, der tildeler projekter.

Du kan ikke ændre, hvem der vises i lavet af kolonne, så hvis du opretter opgaven på vegne af en anden, kan du notere det i beskrivelsen.

Derudover kan du måske bemærke overdraget kolonne indeholder et navn som standard. Hvis du vil sætte mere end én person på en opgave, kan du aktivere flere tildelte. For at gøre det skal du klikke på dit profilikon i nederste venstre hjørne, gå til Indstillinger, Vælg Klik på Apps, og slå til Flere bemyndigede in mulighederne.

Hvis du vil have en anden med i projektet, som ikke arbejder aktivt på det, kan du tilføje dem som en iagttager, eller hvis du ønsker, at dine holdkammerater selv skal gøre krav på opgaver, kan du blot lade kolonnen stå tom.

Relaterede: ClickUp vs. Asana: Hvilken er bedre til projektledelse?

Ud over de fire ovennævnte kolonner, Klik op tilbyder mange andre, der vil hjælpe dig med at kommunikere specifikke projekter. For eksempel, hvis dine opgaver er tidsfølsomme, kan du bruge dato oprettet kolonne for at vise, hvor længe den har siddet. Du kan også bruge tidsestimat kolonne for at give dine holdkammerater en heads-up om, hvor lang tid projektet kan tage.

For at finde ud af, hvilke kolonner du gerne vil bruge, skal du bruge lidt tid på at tænke over, hvordan dit team allerede uddeler opgaver, vælge, hvad der virker, og tilpasse din tavle til at opfylde dine behov.

Sådan opretter du et projektanmodningstavle i ClickUp

Det første trin i at lave en projektanmodningstavle er at oprette en ny liste i dit arbejdsområde. For at gøre det skal du holde markøren over navnet på dit arbejdsområde i sidebjælken og klikke på knappen Tilføj. Navngiv din liste i overensstemmelse hermed.

Indsæt derefter de kolonner, du gerne vil bruge, hvis de ikke allerede er der. Du finder en lang liste over dem, når du vælger tilføjelsesmuligheden i øverste højre hjørne af din liste. Husk, mindre er mere. Hvis du tilføjer for meget information til din bestyrelse, kan det ende med at forvirre dine kolleger – især dem, der er nye til projektstyringssoftware.

Du vil også have en minimal tilgang med statusser. For at redigere dine statusser skal du holde markøren over At gøre eller en hvilken som helst statusfane på dit board, klik på de tre prikker til højre og gå til Administrer statusser. Vælg brugerdefinerede og opret dem, du gerne vil bruge til at kommunikere med dit team.

Eksemplet bruger at gøre, i gang, og komplet, men du kan blive mere kreativ, hvis du vil. Hvis du bruger bestyrelsen til at gøre krav på projekter, kan du bruge den åben i stedet for at gøre og have en tildelt status for at lade dig selv og andre vide, at en anden er på det, selvom de ikke er begyndt at arbejde endnu.

Du kan også bruge muligheder som f sidde fast at kommunikere en holdkammerat har brug for hjælp, eller i venteposition for hurtigt at dele, at et projekt hverken er i gang eller afsluttet.

Sådan arbejder du i et projektanmodningspanel

Tanken bag projektanmodningspanelet er at begrænse kommunikationen ved uddelegering af opgaver. Ikke at du ikke deler detaljer eller besvarer spørgsmål, men du gør det på ét sted, så du og dit team ved, hvor de kan finde oplysningerne.

Detaljerne i kolonnerne giver modtageren et hurtigt overblik over projektets forventninger. Derudover kan du sætte detaljerede noter i opgaven ved at klikke på dens navn.

Her finder du et sted, hvor du kan beskrive opgaven til din holdkammerat, vedhæfte filer og kommunikere frem og tilbage i kommentarerne.

Du kan også tilføje en observatør til projektet ved at klikke på øjesymbolet i øverste højre hjørne. At gøre dette er meget som at CC'e nogen i en e-mail.

Når din holdkammerat begynder at arbejde på opgaven, ændrer de status til i gang at vise det er i gang og komplet når de er færdige. ClickUp skjuler automatisk afsluttede opgaver, men du kan se dem når som helst ved at klikke show lukket i øverste højre hjørne.

Husk, at alle kan tildele projekter i ClickUp, så dit projektanmodningstavle fungerer begge veje. På den måde, hvis du har en kollega, der har brug for din hjælp til noget, kan de også lave en opgave for dig.

Relaterede: Hvad er ClickUp? De bedste projektstyringsfunktioner

Hvis du arbejder med et stort team og finder ud af, at din projektanmodningstavle er for travl, kan det være en god idé at oprette separate for hver afdeling. Du kan også oprette projektanmodningstavler for individuelle personer, hvis din virksomhed har mange opgaver, eller hvis nogen har brug for den ekstra smule en-til-en fokus.

Derudover, hvis du opdager, at du har nogle visuelle folk på dit hold, kan du måske ønske det tilføje en tavlevisning der bruger et kortsystem i stedet for en liste.

Bliv fokuseret med et projektanmodningspanel

At lave en projektanmodningstavle er et hurtigt projekt, som både begyndere og erfarne ClickUp-brugere kan påtage sig. Brug af en vil ikke kun hjælpe med at begrænse spring mellem e-mails og beskeder, når du uddelegerer opgaver, men det kan også reducere mængden af ​​tid, du bruger på møder, planlagte eller ej.

Bare sørg for at forklare dit team, hvordan det fungerer, og lad dem vide, at de også kan anmode om hjælp fra dig eller hinanden, når de har brug for det.

ClickUp vs. Begreb: Hvilket er bedre for projektsamarbejde?

ClickUp og Notion er to af de bedste projektsamarbejdsværktøjer derude. Find ud af, hvad der er bedre for dig.

Læs Næste

Om forfatteren