Sådan nummereres rækker i Microsoft Excel

Formatering af data i Microsoft Excel kan være vanskelig, især når du skal ændre et stort datasæt, der allerede er udfyldt. Nummerering af rækkerne i Excel er et eksempel på sådan formatering.

Hvis et datasæt er lille og kontinuerligt, kan man nemt nummerere dets rækker manuelt eller ved automatisk udfyldningssekvens. Når datasættet er stort og inkonsekvent, skal nogle data tilføjes eller fjernes fra midten, eller når du skal filtrere dataene i en bestemt kolonne, bliver nummereringen rodet.

Lad os undersøge forskellige måder at nummerere rækker af de konsistente og inkonsistente (tomme rækker) datasæt i Microsoft Excel.

1. Nummerering af rækker af et konsistent datasæt i Excel ved hjælp af udfyldningshåndtag og udfyldningsserier:

Brug af udfyldningshåndtaget eller udfyldningsserien er den nemmeste måde at nummerere rækker på, når du har et ensartet datasæt uden tomme rækker.

For bedre forståelse, lad os anvende begge måder at nummerere rækker på et datasæt vist nedenfor:

Følg disse trin for at nummerere rækker med Fill Handle:

1. Sætte 1, 2 og 3 i celler A2, A3 og A4.
2. Vælg cellerne A2 igennem A4.
3. EN plus ikon vises i nederste højre hjørne af den sidst valgte celle, når din markør svæver over den.
4. Hvis du klikker to gange på den, nummereres alle de sammenhængende rækker under den.

Derfor, hvis der ikke vises tomme rækker i hele datasættet, er det en hurtig metode til at nummerere rækker. Fill Handle virker dog ikke i disse to tilfælde:

1. Når udfyldningshåndtaget støder på en inkonsekvens (en tom række), stopper den automatisk.
2. Hvis den tilstødende kolonne, hvor du bruger Fyld Handle, er tom, fungerer den ikke.

Der er dog en løsning på dette, nemlig manuel automatisk udfyldning af sekvensen. På denne måde, selvom der er en inkonsistens i datasættet, eller den tilstødende kolonne er tom, kan du stadig nummerere rækkerne helt til slutningen.

Automatisk udfyldning er så simpelt som at trække det nederste højre hjørne af de valgte celler, hvor plustegnet vises, og udvide det til slutningen.

Men denne metode er ikke levedygtig på grund af følgende årsager:

1. Den nummererer også alle tomme rækker, der kommer i vejen, hvilket vi selvfølgelig ikke ønsker.
2. Manuel trækning af et datasæt til bunden bliver problematisk, hvis datasættet er omfattende.

Alternativt kan du bruge Fill Series-metoden, hvis du ikke manuelt vil trække sekvenser i et stort datasæt, men stadig vil have auto-fill data til slutningen. Lad os se på, hvordan det virker.

1. Bemærk det samlede antal udfyldte rækker i datasættet ved at trykke på CTRL + End.
2. I celle A2, gå ind 1.
3. Vælg Serie fra Fylde dropdown i Redigering afsnit af Hjem fanen.
4. Vælge Kolonner i Serie i og Lineær i Type.
5. Sæt Stop værdi til det samlede antal udfyldte rækker og Trinværdi til 1.
6. Klik Okay.

Rækkerne vil automatisk blive nummereret op til den sidst udfyldte, inklusive de tomme. Selvom det eliminerer manuel træk og ikke stopper med at fylde ved den tomme række, vil det ikke fungere, når du laver professionelle regneark, da det nummererer tomme rækker, hvilket vi ikke ønsker.

Desuden, da begge metoder er statiske, bliver du nødt til at omnummerere den, hvis du sletter en række og flytter eller erstatter den. Ikke desto mindre er begge metoder nemme at bruge og fungerer godt, når dataene er konsistente.

RELATEREDE: Sådan fjerner du tomme rækker i Excel på den nemme måde

Lad os se på, hvordan man nummererer inkonsistente datasæt med tomme rækker ved hjælp af funktionerne COUNTA og IF.

2. Brug af COUNTA- og IF-funktioner til at nummerere rækker i et inkonsistent datasæt

Funktionen COUNTA springer tomme rækker over, mens de udfyldte nummereres i rækkefølge. For at se, hvordan det virker, lad os anvende det på et inkonsekvent datasæt:

1. Overvej følgende datasæt:
2. Udfyld følgende formel i cellen A2:

   =HVIS(ISBLANK(B2),"",ANTAL($B$2:B2))

3. Brug automatisk udfyldning til at udfylde de resterende celler nedenfor.

Du kan se, at den sprang over de tomme celler, mens den kun nummererede de udfyldte i rækkefølge. Her bestemmer HVIS-funktionen, om den tilstødende celle er tom. Det efterlader rækkerne tomme, hvis tilstødende celler er tomme, og tæller dem, hvis de er udfyldt.

Desuden er denne metode til at nummerere rækker dynamisk, så når du tilføjer, erstatter eller fjerner en række, vil nummereringen automatisk blive opdateret.

Men hvad nu hvis du skal udfylde datasættet og vil bevare rækkenumrene? I dette tilfælde vil kombinationen af ​​IF og COUNTA ikke hjælpe, og det vil Fill Handle eller Fill Series heller ikke.

Så kan du gå efter en anden tilgang ved at bruge SUBTOTAL-funktionen til at opretholde rækkenummerering i dataarket, mens du filtrerer data.

3. Brug af funktionen SUBTOTAL

Lad os se SUBTOTAL-funktionens syntaks, før vi anvender den på datasættet.

=SUBTOTAL(funktionsnummer, område 1, [område 2..])

Område 1 angiver rækkevidden af ​​datasættet, hvor funktionen skal anvendes. Det funktionsnummer angiver, hvor din ønskede funktion er placeret på listen, som vist nedenfor.

Følg disse trin for at nummerere rækker ved hjælp af SUBTOTAL:

1. Gå til celle A2.
2. Der skal du indtaste følgende formel:

   =SUBTOTAL(3;B2:$B$2)

3. Udfyld rækkefølgen for at udfylde poster i cellerne nedenfor.

Nu, som vist nedenfor, når du filtrerer dataene i en hvilken som helst anden kolonne, ændres rækkenummereringen automatisk i den rigtige rækkefølge.

Sammenligning af anvendelserne af hver metode

Lad os kort gennemgå, hvor alle tre metoder er nyttige:

1. Så længe du har ensartede data uden tomme rækker, kan du bruge Fill Handle eller Fill Series til at nummerere rækkerne.
2. Hvis dataene er inkonsistente, og du kun behøver at nummerere rækkerne (uden at filtrere dem senere), kan du bruge den anden metode til at kombinere COUNTA-funktionen med en HVIS-funktion.
3. SUBTOTAL-funktionen fungerer, når du har brug for at filtrere data, samtidig med at rækkenummereringen bevares.

RELATEREDE: Sådan indsætter du flere rækker i Excel

Nummer rækker med lethed i Microsoft Excel

På denne måde kan du nemt nummerere rækkerne, uanset om dataene er konsistente eller ej. Vælg den metode, der passer bedst til dine behov.

Udover disse tre metoder kan du også bruge ROW-funktionen og oprette en Excel-tabel til at nummerere rækker, men hver af disse tilgange har sine begrænsninger.

Er det altid en kamp at administrere flere regneark med endeløse rækker og kolonner? Du kan nemt gruppere rækker og kolonner, så dataene er nemmere for dig at håndtere og nemmere for dine kunder og kolleger at navigere. Brug dem i dine regneark for at få dem til at se mere professionelle ud.

Sådan grupperes rækker og kolonner med konturer og subtotaler i Excel

Lær, hvordan du grupperer rækker og kolonner i Excel for at gøre det nemmere for brugere at få adgang til dine oversigtsrapporter.

Læs Næste

Om forfatteren