Sådan undgår du overforbrug af kommunikations- og samarbejdsværktøjer

Samarbejds- og kommunikationsværktøjer er afgørende for ethvert projekts succes, især for eksterne teams. De hjælper med at øge produktiviteten og forbindelserne mellem medarbejderne, samtidig med at de giver dem adgang til information hvor som helst og når som helst.

Men for mange muligheder kan blive stressende, især når du skal starte hver arbejdsdag med at jonglere mellem forskellige værktøjer for at holde dig opdateret. Denne artikel vil udforske nogle tips og værktøjer til at hjælpe dig med at bruge samarbejdsværktøjer mere effektivt.

Overbelast dit team med samarbejde værktøjer er ikke løsningen til bedre produktivitet; tværtimod kan det føre til:

• Lavere produktivitet, fordi dit team bruger mere tid på at jagte information på tværs af flere platforme end på at få opgaver løst.
• Forsinkede projekter, fordi kommunikationen falder mellem nålerne.
• Reduceret samarbejde, fordi nogle mennesker måske har svært ved at sætte sig ind i flere samarbejdsplatforme.
• Svær adgang til information, når du har brug for det.
instagram viewer
• Jonglering mellem adskillige samarbejdsapps kan føre til kontekstskifte og lavere effektivitet.
• Spildte udgifter, da mange af disse softwareløsninger har overlappende funktioner og kræver et abonnementsgebyr.

Så hvis samarbejdsværktøjer er afgørende for teamwork, hvordan kan du så undgå disse problemer?

1. Prioriter dit team og virksomhedens behov

Det er vigtigt at starte med at indse, at effektivt samarbejde ikke handler om teknologi – det handler om dine medarbejdere, og hvordan de interagerer for at nå fælles mål. Samarbejds- og kommunikationsværktøjer kommer ind for at muliggøre og facilitere dette.

Derfor bør du starte med at vurdere din virksomheds behov, og hvilken slags kultur du ønsker at bygge for dit team. Desuden får du et klart overblik over, hvilke slags opgaver dit team udfører i hverdagen og de bedste måder at interagere med hinanden på.

Hvis du for eksempel ønsker at fremme tillid og frihed til at arbejde i fleksible timer, skal du vælge digitale løsninger, der muliggør asynkron kommunikation og samarbejde, f.eks Vride og Yac, kunne fungere bedst. Disse værktøjer giver dine medarbejdere mulighed for at forblive fokuserede på deres mest produktive tidslinje.

På den anden side, hvis dit team for det meste er på farten, og du værdsætter realtidskommunikation, kan værktøjer, der letter synkron kommunikation og tilbyder både desktop- og mobiladgang, som f.eks. Slap, kan være din bedste mulighed.

Når du først har en klar idé om dine behov og den slags kultur, du ønsker at fremme, er det lettere at indsnævre antallet af muligheder, der passer til din arbejdstilgang. At vælge et værktøj, kun fordi det er populært, kan utilsigtet ændre din virksomheds kultur og operativsystem, hvilket fører til uproduktive resultater.

2. Udnyt Workspace Suites

Efter at have vurderet din virksomheds behov og i et forsøg på at skære ned på antallet af samarbejdsværktøjer, du bruger, har du kunne starte med at se på alt-i-en eller alsidige platforme, der tilbyder en række funktioner, der er nødvendige for at betjene din forretning.

Disse løsninger er specielt designet til at bringe alt sammen ved at kombinere væsentlige funktioner og funktioner fra flere apps til en enkelt platform, hvilket fjerner besværet med at åbne flere programmer for at få adgang Information.

Ved at gøre det hjælper de med at spare tid og penge, mens de gør det nemmere for alle at få tingene gjort uden at gå glip af nogen opdateringer. De er ideelle til små og mellemstore virksomheder, der ikke nødvendigvis har brug for de nyeste klokker og fløjter, men snarere en enkel, ligetil løsning, der hjælper dem med at fungere problemfrit.

Disse værktøjer giver dig mulighed for at udveksle beskeder, ringe, tage noter, tildele opgaver og endda planlægge projekter – alt sammen fra et enkelt sted. Nogle eksempler på bedste arbejdsrumssuiter der giver flere funktioner til at strømline din arbejdsgang, herunder Spike eller Sammeside. Du kan bruge et af disse værktøjer til at samle alle dine aktiviteter.

Antag, at din organisation har specialiseret sig i en specifik branche, og din multifunktionelle platform ser ud til at være en "Kunde over alt, mester i ingen." I så fald bør du overveje at finde de bedst egnede løsninger til individuelle funktioner, som nemt kan integreres med hver enkelt Andet.

Hvis projektledelse er dit primære fokus, vil du måske se nærmere på værktøjer med funktioner såsom opgaveoprettelse og tildeling, robuste søgefunktioner, flere dashboardvisninger, rapportering af projektstatus og projekt skabeloner.

Relaterede: Zapier-integrationer, der vil automatisere din opgavestyringsarbejdsgang

Du bør dog også overveje projektstyringsløsninger, der tilbyder integrationsmuligheder med andre værktøjer, f.eks. Hive, monday.com, eller Wrike. På denne måde kan du bruge et par værktøjer, der egner sig til specifikke formål, og forbinde dem for at opnå endnu bedre resultater.

Desuden er disse værktøjer brugervenlige, hvilket gør det nemmere for alle at lære og bruge dem effektivt.

4. Opret centraliseret videnlager

Som vi har nævnt ovenfor, er en af ​​de største ulemper ved at bruge for mange samarbejdsværktøjer, at medarbejderne spilder kostbar tid at hoppe fra en platform til en anden for at få adgang til information eller aflytte andre kolleger med spørgsmål, der er blevet besvaret flere gange.

For at undgå dette kan du gemme alle væsentlige oplysninger i en centraliseret vidensbase, der er nem at få adgang til fra hvor som helst. Du kan bruge en intern virksomheds wiki værktøj som Tettra at beholde alt fra virksomhedsdækkende politikker og how-to tutorials til specifikke produktoplysninger. Alle med tilladelse kan tilføje og redigere filer og skabe en intuitiv samarbejdsplatform, der hjælper medarbejderne med at dele information med hinanden.

Tanken er, at hvert teammedlem kan gå direkte til denne videnbase for at finde information og få svar på spørgsmål eller problemer, de måtte have.

Start din rejse til effektiv kommunikation og samarbejde nu

Hvis du i øjeblikket har for meget rod, når det kommer til kommunikations- og samarbejdsværktøjer, så overvej at implementere løsningerne ovenfor.

Ved at bruge det bedst mulige samarbejde digitale løsninger og strategier for din virksomhed, tager du et stort skridt mod at blive mere produktiv, spare penge i det lange løb og forbedre den samlede ydeevne.

Efterhånden som du vokser, og din virksomhed bliver mere krævende, kan du altid revidere dine processer for at imødekomme dine skiftende behov.

Sådan øger du produktiviteten på din arbejdsplads med vidensdeling

Videndeling på arbejdspladsen kan være kraftfuld, men kun hvis du skaber et miljø, der tilskynder til det. Her er nogle værktøjer og tips til at hjælpe.

Læs Næste

Om forfatteren