De bedste anvendelser for Microsoft 365-søgefeltet

Microsoft-søgefeltet er mere kraftfuldt, end du tror. Du kan bruge det til hurtigt at finde kontekstspecifikke oplysninger, filer og tip i det Microsoft 365-program, som du allerede arbejder i.

Der er flere søgefeltfunktioner, der deles mellem Microsoft 365-apps. Andre funktioner er mere unikke for individuelle applikationer. At forstå de bedste funktioner kan kun fremskynde din arbejdsgang, som vi vil diskutere i dag.

Hvad er Microsoft-søgefeltet?

Takket være internettet er mængden af ​​information lige ved hånden ubegrænset. Alt du skal gøre er at finde det, du vil have. Det er dette princip, der gør Microsofts søgefelt så nyttigt.

Søgefeltet fører dig hurtigere til den information, fil, foto eller person, du ønsker, og med mindre skift mellem apps og mapper.

Søgefeltet er tilgængeligt på tværs af Microsoft 365-apps. Du finder boksen over bånd, med ordet Søg inviterer dig ind. Nogle brugere ser muligvis kun en forstørrelsesglas der udvides til boksen, når der klikkes på, afhængigt af dine indstillinger. Afhængigt af din version af Microsoft 365 kan søgefeltet blive kaldt

Fortæl mig og har en lys pære i stedet for forstørrelsesglasset.

Klik i søgefeltet, og seneste søgninger og forslag vil blive udfyldt i en rullemenu. Skriv et enkelt bogstav, og forslagene genudfyldes tilsvarende.

Den bedste måde at bruge søgefeltet på er at skrive et enkelt ord eller en sætning. For eksempel pivottabel i Excel eller Vis i Word. Dette vil udfylde mere relevante resultater.

Hvis du ikke kan se, hvad du leder efter, så klik på Flere søgeresultater. Du vil sandsynligvis se, hvad du vil der.

Relaterede: Sådan indekseres Windows 11 for hurtigere søgeresultater

Hvorfor bruge Microsoft-søgefeltet?

Vil du trække på denne evne? Med blot et par tryk kan du klikke dig videre til den relevante mappe og åbne den ønskede fil. På samme måde kan et par tryk åbne de oplysninger, du har brug for, fra en browserbaseret søgemaskine.

Måske er det rigtigt.

Men hvornår har du sidst overvejet, hvor lang tid det tager dig at komme til en fil eller et stykke information? Hvor mange sekunder eller hvor mange klik? Hvor meget tid tager det at lede efter filer eller information fokuseret arbejde i et allerede distraherende arbejdsmiljø?

Det er sandsynligvis mere tid, end du først troede, især når du kan bruge et meget tilgængeligt alternativ: at hoppe ind i søgefeltet, trykke på et ord eller to og finde det, du har brug for.

Søgemaskinen på Microsoft 365 er en del af en bredere tendens til, at computere bedre udnytter det, de ved om dig. Søgefunktionerne i Microsoft 365 og Google Workspace er nu så stærke, at mere end et lavt niveau af mapper til at gemme filer kan se gammeldags ud.

Relaterede: Sådan viser du skjulte filer og mapper på Windows 11

Microsofts søgeboksfunktioner

Søgefeltet har flere kernefunktioner, der fungerer konsekvent på tværs af Microsoft 365-apps.

1. Beliggenhed. Du finder søgefeltet øverst i applikationen, over bånd, selvom det kan minimeres i form af et forstørrelsesglas, afhængigt af dine indstillinger. Windows-tastaturgenvejen er Alt+Q.
2. Ord eller sætninger. Du kan indtaste enten et enkelt ord eller en sætning i søgefeltet og få en række kontekstspecifikke resultater. For eksempel, når du er i Outlook, vil boksen vise e-mails før Word-dokumenter.
3. Hukommelse. Søgefeltet lærer din adfærd og viser mere intelligent information for dig. Dine seneste søgninger gemmes, så du hurtigt kan få adgang til dem igen.
4. Tips. Hvis du har brug for at slå op, hvordan du udfører en bestemt opgave i en app, skal du blot skrive et ord, der er knyttet til opgaven, i boksen. Du finder et hjælpedokument eller en video til at hjælpe dig.
5. Websøgning. Hvis du vil lave mere forskning om et emne, skal du indtaste det i søgefeltet, og grundlæggende oplysninger vil blive udfyldt i appen sammen med Bing-søgeresultater, der åbnes i en browser, når der klikkes på.
6. Definitioner. Har du brug for hurtigt at få fat i et ords definition? Du skal blot skrive det, og du vil få et svar.
7. Få adgang til filer. Indtast navnet på en fil, og din enhed finder den. Du kan indsætte filen, uanset hvor du arbejder i øjeblikket eller vælge information fra den, som du kopierer ind.
8. Deling. Type Deling ind i søgefeltet, og du vil være i stand til at dele et link til din nuværende fil med samarbejdspartnere.
9. Foreslåede handlinger. Disse kontekstspecifikke genveje hjælper dig med at udføre anbefalede handlinger hurtigere. De dukker op, når du klikker ind i søgefeltet.
10. Få hurtig adgang til indstillinger. Bare skriv et bogstav i søgefeltet, og du kan hurtigt komme til en indstilling eller et værktøj, du ellers kan bruge et par for mange sekunder på at søge efter. Vil du for eksempel nå afsnitsindstillingerne i Word, men kan du ikke huske præcis, hvor de er? Sæt i P og Afsnitsindstillinger vil dukke op.

Microsofts søgeboksfunktioner efter app

Søgefeltet har nogle unikke funktioner i hver af Microsoft 365-apps. Nedenfor er et par eksempler for at hjælpe dig i gang.

Outlook

• BCC. Vil du hurtigt tilføje en BCC til en e-mail? Hvis du ikke har aktiveret denne funktion til altid at være tændt, skal du skrive BCC i søgefeltet. En linje for BCC vil blive tilføjet til e-mailen.
• Hurtige trin. Har du konfigureret Hurtige trin til bedre at administrere din indbakke? Indtast bogstavet Q i søgefeltet, og Quick Step-indstillinger vises.
• Indsæt en afstemning. Har du brug for hurtigt at spørge en gruppe kolleger? Åbn en ny e-mail, skriv Stem i søgefeltet, brug afstemningsknappen, og vælg din foretrukne afstemningsstil.

Ord

• Genbrug indhold. Evnen til at genbruge indhold fra en bestemt fil skiller sig virkelig ud i Word. Mens du arbejder i et dokument, vil du måske indsætte lidt tekst fra et andet. Brug søgefeltet til at finde filen og åbne den i søgeruden. Klik på de tre prikker til højre for filen, før du trykker Genbrug indhold. Kopier og indsæt derefter den tekst, du har brug for, i dit nuværende dokument.
• Visninger. Du kan hurtigt ændre visninger. Skriv "Vis" i søgefeltet, og du vil se muligheder for Gittervisning, Hele siden, Se gitterlinjer, Se tabelgitterlinjer, og Se disposition.

Excel

• Frys ruder. Skriv F i søgefeltet > Frys ruder. Du vil beholde de aktuelt valgte rækker og kolonner synlige, mens resten af ​​arket ruller.
• Tale. Skriv Speak og du får muligheder for at Læs cellerne efter rækker eller kolonner.

PowerPoint

• Speaker Coach. Skriv "Coach", og du vil se en handling, du kan hoppe ind i en session med Speaker Coach, som kan forbedre dine præsentationsevner.
• Slide Master. Skriv S i søgefeltet > Slide Master og du er klar til at begynde at redigere master-slides, en notorisk vanskelig funktion for uregelmæssige brugere af PowerPoint at finde.

Brug Microsofts søgefelt til at arbejde hurtigere

Spar dig selv lidt tid, og stop med at gennemsøge båndet for at finde den rigtige indstilling eller søge gennem mapper efter specifikke filer. Bliv i stedet i den Microsoft 365-applikation, du arbejder i, og skriv et par ord i Microsoft-søgefeltet for at få kontekstspecifikke resultater. Du finder meget hurtigere, hvad du leder efter.

Sådan finder du mistede eller forlagte filer og dokumenter på Windows

Når du ved et uheld mister eller forlægger en fil, et dokument eller hvad som helst andet, er her flere løsninger, du kan prøve!

Læs Næste

Om forfatteren