Sådan bruger du tavlevisningen i Microsoft 365's kalender

Alle kæmper nogle gange med at finde information, selv inden for deres egne filsystemer og apps. Kalenderen i Microsoft 365 til internettet indeholder et ofte overset værktøj, der kan hjælpe.

Board View giver dig mulighed for at administrere din tidsplan og opgaver ét sted, samtidig med at du hurtigt kan få adgang til relaterede filer, noter og huske mål. Den udfører mange af de samme projektledelsesrelaterede opgaver som Trello og OmniFocus. Men for folk, der bruger Microsoft 365, kan det fungere som et organisatorisk kraftcenter.

Sådan bruges Board View i Microsoft 365

Board View er tilgængelig i Microsoft 365 på nettet. Åbn Outlook-kalenderen og klik på hvad som helst udsigt du bruger (dag, uge, måned). I bunden af ​​rullemenuen vil du se Bestyrelse.

Klik på Standard for at få din hovedkalender og alle dine opgaver frem. Alternativt kan du klikke Ny bestyrelse at skabe en bestyrelse med fokus på et specifikt projekt.

Board View åbner et lærred, som du kan klikke på for at flytte rundt. Du kan zoome ind med

Ctrl + ] og ud, Ctrl + [. Godt nok har Board View mange tastaturgenveje til hurtigt at navigere rundt.

Du vil sandsynligvis se et par widgets forudindlæst, når lærredet indlæses. Du kan ændre størrelsen på disse og flytte dem rundt på lærredet. Klik på for at tilføje flere widgets Tilføj til bestyrelsen øverst til venstre. Du vil se følgende widgets i rullemenuen:

• Kalender
• Bemærk
• Opgaveliste
• Kollektion
• Mål
• Fil
• Link
• Vejr
• Ur
• Person
• Beliggenhed

Klik på en af ​​disse widgets for at tilføje dem til lærredet. For at fjerne en widget skal du klikke på tre prikker på toppen og vælg Fjern fra brættet.

Relaterede: De bedste Trello-power-ups til at maksimere dit teamsamarbejde

Hver af Board View-widgets har deres egne anvendelser til projektstyring.

1. Kalender

Kalender-widgetten virker måske selvforklarende. Du kan ændre visninger for at se din overordnet dagsorden, arbejdsuge, uge ​​eller måned. Et dybere blik afslører yderligere tilpasningsmuligheder, der er værd at bemærke.

Der er ikke kun mulighed for at oprette en kalender for et specifikt projekt. Du kan abonnere på en kalender uden for Microsoft 365 via et link eller uploade en kalender fra en .ics-fil.

I et nik til moderne arbejdes geografisk spredte natur er det muligt at tilføje internationale helligdage fra lande rundt om i verden. En særlig nyttig planlægningsfunktion betyder, at arbejdere i USA ikke længere behøver at blive overrasket over at opdage, at deres europæiske kolleger er ude af kontoret igen på endnu en ferie!

Du kan også tilføje kalendere for tv-shows og sport, som du følger, nyttigt til at beslutte, hvad der kunne være værd at se.

2. Bemærk

Noter oprettet i Board View vil også komme op i dit OneNote-feed. Du kan lave grundlæggende formatering af teksten i hver note og indsætte et billede. Det er endda muligt at gøre dit board lidt mere livligt ved at ændre farven på hver tone.

Du kan også tildele en forfaldsdato til noter. Marker det komplet, eller fjern forfaldsdatoen, alt sammen i Board View.

3. Opgaveliste

Opgaveliste-widgetten er beregnet til at fungere som en hub, der viser opgaver gemt i Microsofts To Do-app og noter med forfaldsdatoer. Opgavelisten synkroniseres med To Do, så du kan se opgaver fra en given tavle i den pågældende app. Hver bestyrelse får sin egen liste.

Opgaver, du opretter i en Board View-liste i To Do, synkroniseres med denne Opgaveliste, et af de få mobilvenlige elementer i dette værktøj, som vil blive diskuteret nedenfor.

4. Kollektion

Du kan oprette en samling til at gruppere relaterede widgets sammen. Dette kan være særligt nyttigt, hvis du arbejder på et projekt med flere trin eller en lang tidsramme.

Efter at have placeret en samling på lærredet, kan du trække andre widgets ind i den. Samlingen udvides, efterhånden som du tilføjer widgets. Du kan navngive hver samling, du opretter.

5. Mål

Denne funktion er rettet mod at holde dig fokuseret. Du kan tilføje mål til dit Board View-lærred eller til individuelle samlinger.

Tildel en forfaldsdato, og en nedtælling med antallet af dage tilbage vises. Målet vil automatisk blive tilføjet til din kalender. Du kan også ændre baggrundsfarven for hvert mål.

6. Filer

Vil du hoppe ind i en bestemt fil? Du kan tilføje det som et miniaturebillede og linke direkte til lærredet eller en samling.

Dette er en realtidsbesparelse, da det slår at klikke rundt i OneDrive eller endda søge efter en fil ved navn. Hvis du samarbejder med kolleger eller familiemedlemmer, kan du sikre, at de har adgang til den korrekte fil ved at placere den lige på lærredet.

Her kan du placere et link på lærredet. Sidetitlen og et billede trækkes ind på tavlen. Igen er værktøjet her at placere information, der er relevant for dit projekt, ét sted, hvilket gør linkfunktionen rar at have.

8. Vejr og Ur

Disse to er fantastiske, når du arbejder med et internationalt spredt team. Du kan tilføje det aktuelle vejr og den lokale tid et andet sted.

Funktioner som disse kan i bedste fald give dig kontekst om en anden person, og i det mindste sørge for, at du ikke ringer til dem midt om natten.

9. Person

Vil du kontakte den person hurtigt? Du kan tilføje deres kontaktoplysninger direkte i lærredet, hvilket gør dem kun et par klik væk. Funktionen er især god, hvis dine projekter involverer ekstern support, der ikke findes i firmakartoteket.

10. Beliggenhed

Placeringsfunktionen er også god til at forstå andres situation, da den lader dig gemme adresser direkte på lærredet. Du kan senere kopiere adressen eller åbne rutevejledningen til placeringen ved hjælp af Bing-kort.

Relaterede: Sådan bruger du PowerPoint Speaker Coach til at forbedre dine præsentationsevner

Board View mangler på mobil

Board View har masser af stærke projektstyringsfunktioner. En stor faldgrube er dog manglen på mobil integration, selvom værktøjet er beregnet til at give et 360 graders kig på, hvad du skal gøre.

Du kan se Board View-opgaver i To Do, mål i Kalender og noter i OneNote. Ikke at have en mobil mulighed for Board View gør det dog som et værktøj, der stadig er under udvikling.

Ikke at have en stærk mobil kapacitet til et værktøj, der inkluderer placeringsfunktioner, øger dette indtryk og rejser nogle spørgsmål om Microsofts forpligtelse til at opretholde Board View. Heldigvis er Microsoft ikke så hurtige til at dræbe værktøjer, i modsætning til sin konkurrent Google, som er berygtet for at starte projekter og derefter dræbe dem.

Board View bringer det hele sammen

Board View tilbyder et fordybende overblik over dine projekter på ét sted. Selvom manglen på en dedikeret mobilapp er frustrerende, er det, hvis du bruger Microsoft 365 på nettet, et funktionsrigt værktøj til at administrere, hvad du skal have gjort.

5 tidsbesparende fordele ved at bruge projektstyringssoftware

Ved at bruge projektstyringssoftware kan du holde alt organiseret ét sted, hvilket sparer tid. Her er nogle af dens tidsbesparende fordele.

Læs Næste

Om forfatteren