6 tips til tidsstyring til at organisere din egen arbejdsbyrde

Jobs, hvor du får selvstændighed over, hvad du laver, er fantastisk, hvis du ikke kan lide at få at vide, hvad du skal gøre, og tilbyder en masse tilfredsstillelse. Men med frihed følger behovet for at organisere og styre dit eget arbejde.

Dette kræver tid og opgavestyring, og det er ikke noget, der nødvendigvis kommer naturligt. Lad os se på nogle pålidelige måder, hvorpå du kan styrke dine evner på dette område og begynde at tage ansvaret for din egen arbejdsbyrde effektivt.

1. Få en vane med at bruge en kalender

At stole udelukkende på din hukommelse for at holde styr på din tidsplan er åben for enorme mængder af menneskelige fejl. Den nemmeste måde at mestre god tidsstyring på er at bruge en kalender til alt og gøre dette regelmæssigt.

Der er mange digitale kalenderapplikationer, du kan bruge, som f.eks Outlook og Google Kalender. Derudover kan du vælge Tweek, hvis du foretrækker en opgavebaseret planlægger.

Relaterede: Sådan farvekategoriserer du din Outlook-kalender

Målet er at sætte alt ind i din kalender, inklusive møder, stykker arbejde og arrangementer, og stort set alt, hvad du ved, du skal gøre. Hvis der er noget, du ved, du kan glemme, så læg det ind. Det er god praksis at fylde din kalender så meget i forvejen, som du kan, så bloker noget tid i starten af ​​din uge til at gøre dette.

2. Organiser dine e-mails i mapper

At beholde alle dine e-mails i din indbakke kan skabe kaos, især hvis du skal finde en vigtig indgående e-mail på et senere tidspunkt. For at afhjælpe dette bør du organisere dine e-mails i relevante mapper.

De mapper, du opretter, skal være specifikke for dit arbejde og din rolle, og gøre det, så du hurtigt kan finde information. Dette kan omfatte mapper til projekter, virksomhedsmeddelelser og opdateringer, teammedlemmer, e-mails, du skal følge op på, og så videre.

Det er bedst at undgå at slette jobrelaterede e-mails, for selvom noget ikke virker relevant nu, betyder det ikke, at det ikke gør det i fremtiden.

Du ser måske ikke umiddelbart fordelen ved at organisere kommunikationen på denne måde, men i det lange løb vil det hjælpe dig med at holde styr på din arbejdsbyrde.

3. Organiser dit fildrev

Der er intet mere skadeligt for din produktivitet end et fildrev, der har hundredvis af løse filer. At gøre dette gør det svært og overvældende at finde det, du har brug for, hvilket resulterer i udsættelse og undgåelse.

Ligesom med dine e-mails er det vigtigt at arrangere dine filer i mapper, så du kan holde styr på dit arbejde. I det væsentlige bør du ikke have nogen filer, der ikke er gemt i en dedikeret mappe.

Relaterede: Produktive værktøjer til at forbedre fokus på distraherende kontorer

At gøre dette vil ikke automatisk gøre dig bedre til håndtering af arbejdsbelastning, men det vil hjælpe dig med tidsstyring og holde dig konsekvent. Har du nogensinde hørt ordsproget "et ryddeligt hjem er et ryddeligt sind"? Det samme gælder dit digitale arbejdsområde!

4. Hold styr på dit arbejde

At have selvstændighed på arbejdet betyder, at du forventes at holde styr på dine egne igangværende opgaver, og hvordan det passer ind i den bredere teamindsats. Derfor siger det sig selv, at du kræver en praktisk måde at gøre dette på.

Du kan oprette et regneark, der viser alle dine arbejdsfremskridt, fra kunder, du arbejder med, til projektplanlægning. Microsoft Excel og Google Sheets har masser af skabeloner, du kan bruge, eller du kan lave en fra bunden. Ideelt set bør dit regneark give dig overblik over:

• Hvad er værket.
• Deadlines.
• Fremskridtsindikatorer.
• Opgaver forbundet med det.

Alternativt kan du bruge arbejdsstyringssoftware, f.eks Asana, det gør noget for dig. Uanset hvordan du vælger at spore dit arbejde, hvis du har eneansvaret for din arbejdsbyrde, er det essentielt, at du har en vis form for visuelt overblik.

Relaterede: Asana-hacks, du behøver at kende

5. Prioriter dine opgaver effektivt

Når du ikke har nogen, der fortæller dig, hvad du skal gøre, skal du finde ud af, hvilke opgaver der prioriteres frem for andre. Denne færdighed er ofte den, som folk har sværest ved, fordi den kræver, at man tænker på det større billede og forudser fremtidige resultater.

Heldigvis er der nogle afprøvede metoder til at gøre dette, for at hjælpe dig. Det MoSCoW metode hjælper dig med at arrangere opgaver i must-have, burde have, kunne have og ikke vil have. Det er et trindelt system, der giver dig mulighed for at finde ud af, hvilke opgaver der er væsentlige, og hvilke der ikke er.

Det Eisenhower Matrix er en anden metode, der kategoriserer dine opgaver i et 2x2-gitter: presserende, vigtigt, ikke presserende og ikke vigtigt. Derfor, hvis din opgave falder i boksen Haster/vigtigt, betyder det, at du skal gøre det nu. Hvorimod hvis det falder ind i boksen Ikke haster/ikke vigtigt, kan du sandsynligvis ignorere det indtil videre.

6. Spar tid på gentagne opgaver

Folk bruger omkring 25 % af deres tid på arbejdet på gentagne opgaver; dette er en stor del af tiden, og det er utroligt ineffektivt. Det kan være e-mails, som du sender, hvor indholdet er identisk, eller tekstblokke, du skriver ud i rapporter.

Den gode nyhed er, at du kan automatisere rutinearbejde som dette ved at bruge Magical Text Expander Chrome-udvidelse. Det er et gratis program, der giver dig mulighed for at oprette op til 10 genveje i stedet for at skrive den samme tekst ud igen og igen.

Relaterede: Daglige opgaver, du kan automatisere ved hjælp af Zapier

Genvejsudløseren kan være en kombination af symboler og bogstaver. Når du skriver dem, producerer den automatisk den fulde tekst, du har brug for. For eksempel at skrive #rapport vil producere den fulde skeletrapport, og du kan bare gå ind og redigere eventuelle relevante detaljer.

Hold dig på toppen af ​​din arbejdsbyrde

Det er meget nemt at blive uorganiseret og lave fejl, når det kommer til at styre din egen arbejdsbyrde. Derfor er det vigtigt at sikre, at du har alt på plads for at minimere dette.

Som mennesker kan vi kun gemme så meget information i vores hjerne, så lad være med at byrde dig selv med at prøve at huske alt. Ved at bruge de tips, der er udforsket her, vil du være godt på vej til at håndtere din egen sagsmængde effektivt, og med tiden vil det blive en anden natur.

4 Digital Board-apps til samarbejde og projektplanlægning

Digitale samarbejdstavler er vejen frem, men hvilken skal du bruge? Her er de bedste apps til samarbejde og projektplanlægning.

Læs Næste

Om forfatteren