Sådan planlægger du nemt et projekt ved hjælp af Dropbox-papir

Projektplanlægning kan være trættende og overvældende, især når det kræver, at hele dit team samarbejder om separate opgaver, brainstormsessioner og meget mere.

Heldigvis er der tekniske værktøjer derude, der kan forenkle projektplanlægningsprocessen. Og bedst af alt, nogle af dem er gratis. Dropbox Paper er et gratis værktøj til oprettelse og redigering af dokumenter, der tilbydes gennem Dropbox. Alt du behøver er en Dropbox-konto.

Planlægning af projekter med Dropbox-papir

Dropbox papir indeholder alle de værktøjer, du har brug for til nemt og hurtigt at planlægge projekter. For eksempel kan du bruge tidslinjeværktøjet til at indstille datoer for opgaver og til visualisere hele dit projekt.

Du kan også oprette to-do-lister og tagge specifikke teammedlemmer, der er ansvarlige for hver opgave. Den bedste del? Du kan gøre alt dette i et enkelt dokument, hvilket gør det nemt at holde styr på alle detaljerne.

Dropbox-papir er brainstormvenligt

Inden vi dykker ind, vil vi gerne dele dette: Du behøver ikke at have regnet hele dit projekt ud, før du bruger disse værktøjer. Det kan også være, du vil

lær mere om, hvad Dropbox Paper faktisk er.

Det er nemt at samarbejde med dit team for at brainstorme om projekter, mens du planlægger dem. Alle medlemmer af dit team kan se og redigere Dropbox Paper-dokumenter på samme tid.

Udvikling af tidslinjer ved hjælp af projekttidslinjen

Lad os først oprette en grundlæggende projekttidslinje. Åbn et nyt Dropbox Paper-dokument, og navngiv det i overensstemmelse med dit projekt. Følg derefter disse trin:

1. Nederst i dit dokument kan du se Dropbox Paper-værktøjslinjen. Vælg tidslinjeikonet, der ligner en miniaturekalender.
2. Din tidslinje vises. Vælg derefter pilen ved siden af 2 uger at vælge længden af ​​dit projekt.

Indstilling af milepæle

Det næste trin er at sætte de projektmilepæle, du ønsker, at dit team skal fuldføre i løbet af projektet. For at gøre det:

1. Hold markøren over datoen, og en Flag ikon vil dukke op. Vælg det.
2. Navngiv din milepæl.

Hvis du indtaster en milepæl forkert eller blot ønsker at fjerne en, skal du klikke på milepælen på tidslinjen og vælge skraldespandsikonet.

Tilføjelse af opgaver

Med alle dine milepæle indtastet, vil du nu gerne gennemgå og tilføje specifikke opgaver inden forfaldsdatoen. Det er de opgaver, du skal udføre for at nå hver milepæl.

1. Hold markøren over den tomme plads under hver dato for at få et gråt område til at blive vist. Vælg det for at åbne Nyt element vindue.
2. Indtast dit opgavenavn og tilføj om nødvendigt en beskrivelse af opgaven.
3. Tildel opgaven ved at vælge Tildel ikon (kroppen med en cirkel omkring).

Hvis du vil gøre opmærksom på specifikke opgaver, kan du farvekode dem ved at vælge Palette ikon øverst til højre i vinduet. Du kan f.eks. farve opgaver med høj prioritet i rødt.

Organisering af opgaver ved hjælp af opgavelisten

Hvis du vil give afkald på tidslinjen, kan du bruge To-Do List-værktøjet. Eller du kan bruge opgavelisten med tidslinjeværktøjet til at organisere projektopgaver yderligere.

For eksempel kan du placere vigtige milepæle i tidslinjen og dine opgaver med datoer inde i opgavelisten. Når opgaverne er udført, markerer du blot afkrydsningsfeltet ud for opgaven.

Sådan opsætter du en opgaveliste:

1. Vælg Ikon for opgaveliste (som ligner et flueben) i værktøjslinjen nederst på skærmen.
2. Indtast navnet på din opgave.
3. Vælg datoen og indtast en dato.
4. Hvis du vil tildele opgaven til en person på dit team, skal du vælge Tildel ikon og indtast deres navn eller e-mail.

Det er det! Hvis du ønsker at komme med kommentarer til specifikke opgaver, kan du gøre det ved at vælge Kommentar ikon (som ligner en taleboble) ved siden af ​​opgaven.

Yderligere funktioner til projektplanlægning

Efter at have udfyldt din projekttidslinje og din opgaveliste, er du godt på vej mod at planlægge det perfekte projekt. Hvis du vil tage din projektplanlægning endnu længere, er her nogle ekstra funktioner, der kan være nyttige.

Dokumentmærkning

Har du flere dokumenter for hvert projekt, du arbejder på? Dette kan hurtigt blive forvirrende og frustrerende for dit team. Den nemmeste måde at organisere dine projektdokumenter på er via tagging.

Tagging (#) giver dig mulighed for at placere et tag på dine dokumenter og filer, så du nemt kan finde dem i søgning. Sådan tagges dine dokumenter:

1. Find det dokument eller den fil, du ønsker at tagge i Dropbox, og vælg den.
2. Tilføj et tag i vinduet til højre Tilføj et tag boks.
3. Brug tags, der er beskrivende for dit projekt. For eksempel ville #March2022MarketingCampaign fungere i dette eksempel.

Når du vil finde dokumenter med dine tags, skal du indtaste tagget i Dropbox-søgelinjen.

Projektplanlægning skabelon

Ønsker du ikke at skulle oprette et projekt i Dropbox fra bunden? Dropbox gør det enkelt med projektplanlægningsskabelonen, som du kan finde her.

Du skal blot vælge Brug skabelon, og skabelonen åbnes inde i din Dropbox Paper-konto. Denne skabelon indeholder både en opgaveliste og en tidslinje samt andre oplysninger såsom projektoplysninger.

Udfyld dine oplysninger, så er du godt i gang. Det er også fuldt redigerbart, så du kan foretage ændringer, der passer til dine specifikke behov.

En anden god måde at holde dine projektfiler sammen på er at linke disse filer til dit hovedprojektdokument.

For at bruge denne funktion skal du åbne dit projektplanlægningsdokument. Følg derefter disse trin:

1. I værktøjslinjen skal du vælge Indsæt Dropbox Filer-ikon, som ligner en åben kasse.
2. Brug søgefeltet til at finde den fil, du ønsker at indsætte i dit dokument. Det kan være alt fra kontrakter til præsentationer. Du kan også uploade dokumenter ved at vælge Upload filer.
3. Fremhæv dokumentet og vælg Vælge.
4. Filen, dokumentet eller billedet vil blive indsat i dit dokument. Du kan også klikke på filen for at åbne den yderligere og se den i fuld skærm.

Hvad kan du ellers gøre med din Dropbox-konto?

Dropbox Paper er et fantastisk værktøj til alt fra planlægning af projekter til at skabe dokumenter komplet med billeder. Så hvad kan du ellers gøre med din Dropbox-konto? Himlen er grænsen.

3 unikke og kreative anvendelser til Dropbox-konti

Dropbox-konti har en række unikke anvendelser, som du kan nyde med delingsværktøjer og tredjepartsværktøjer. Her er et par stykker at prøve...

Læs Næste

Om forfatteren