Sådan skitserer du en arbejdsgang i Notion

Uanset om det er kreativt, byggeri, administration eller noget andet, vil du ofte finde dig selv med gentagne opgaver i ethvert arbejdsmiljø. At skabe en etableret arbejdsgang vil hjælpe dig og dine kollegaer med at komme ind i en rytme, især når du tager en ny ombord.

I denne artikel vil vi guide dig gennem skitsering af en arbejdsgang i Notion, så du og dit team kender status og trin for hver opgave, du arbejder på.

Fordelene ved at skitsere en arbejdsgang i Notion

At lægge din arbejdsgang ud i Notion vil hjælpe dit team med at visualisere og huske de trin, de skal tage, når de starter eller fuldfører en opgave. Det vil også hjælpe alle til at vide, hvilket stadium en bestemt opgave er på.

For eksempel, hvis det at skrive blogindlæg er en tilbagevendende opgave, kan du dele den kreative proces op i fire trin: udarbejdelse, redigering, billeder og upload. Når skribenter på dit team er færdige med et udkast, kan de markere deres del af opgaven som afsluttet på tavlen og sætte den ansvarlige for redigeringen som modtager.

Selvom du arbejder alene, er dette en glimrende måde at spore dine fremskridt, fordi du får et mere detaljeret overblik over din arbejdsbyrde. Det hjælper også med at dele en større opgave op i mindre handlingspunkter, som kan hjælpe med at forhindre overvældning.

Skitsering af en arbejdsgang i begreb med statusser

Ved brug af en simpel tabeldatabase i Notion giver dig et fortættet overblik over din arbejdsgang. Du kan hurtigt se, hvilket trin hver opgave er på, sammenligne det med forfaldsdatoen og tjekke, hvem der arbejder på det uden at skulle scrolle meget.

I dette eksempel repræsenterer hver kolonne et trin i skriveprocessen. For at komme i gang skal du beslutte, hvilke trin du vil opdele dine tilbagevendende opgaver i, og oprette en ny side ved at vælge muligheden i nederste venstre hjørne af Notion. Når du er på din nye side, i stedet for at vælge en skabelon, skal du hente kommandoerne ved hjælp af skråstregen fremad og vælge Tabeldatabase - Inline.

Det navn kolonne vil være, hvor du sætter dit opgavenavn, og den ekstra kolonne, der vises, kan du slette. Tilføj derefter en ny kolonne ved at vælge tilføjelsessymbolet i øverste højre hjørne af tabellen og i Ejendomstype menu, vælg Vælg.

Klik ind i cellen nedenfor og skriv en status, du gerne vil bruge, og Notion vil give dig en prompt om at gøre den til en mulighed. Derfra kan du ændre farven ved at bruge de tre prikker ved siden af.

Opret alle de statusser, du gerne vil bruge, ved at følge de samme instruktioner, og klik på kolonnetitlen for at få menuen frem og duplikere den, indtil du har én kolonne for hvert trin. Navngiv dem i overensstemmelse hermed.

Nu, mens du og dine kolleger går, kan du bruge statusser til at kommunikere, hvilket trin du er på, og hvordan det går. Så i stedet for blot at markere opgaven udført, kan du vise dit team, at du arbejder på et emne uden faktisk at sige det.

Eksemplet bruger at gøre for at vise, at ingen arbejder på det endnu, i gang at sige, at det er i gang, komplet for at vise, at det er gjort, i venteposition at lade andre vide, at den er sat på pause, og sidde fast for at indikere, at modtageren har brug for hjælp.

Relaterede: Notion tastaturgenveje til Windows og Mac

Hvis dit team har brug for at kommunikere detaljer, kan de kommentere på opgavesiden ved at klikke på dens navn og åbne den. Det tomme felt nedenfor er det ideelle sted for indledende detaljer. Kommentarfeltet er optimalt til at stille spørgsmål, kommunikere, at du afleverer projektet, eller komme med forslag.

At have disse samtaler i Notion vil også give alle adgang til oplysningerne i stedet for at begrænse adgangen i en direkte besked eller fare vild i en gruppechat.

Selvom du arbejder alene, er det nyttigt at bruge statusser og give dig selv kommentarer, når du skal vælge en opgave igen.

Skitsering af en arbejdsgang i idé med tjeklister

Hvis du er fan af at holde det enkelt og foretrækker bare at lade andre vide, at en opgave er fuldført, kan du skitsere din arbejdsgang ved hjælp af tjeklistekolonner. Det er også en glimrende måde at spare plads på, hvis du har brug for at inkludere mange kolonner i din arbejdsgang. Det er dog bedst at holde dem på et minimum, hvis du kan.

Du tilføjer tjekliste kolonner på samme måde som du ville a vælg kolonne ved at klikke på Tilføj-knappen i øverste venstre hjørne af dit bord, og alt du skal gøre er at navngive dem.

Ved at bruge disse får du stadig et hurtigt overblik over, hvor du og dit team er med opgaver, med et lidt mindre rodet tekstudseende i statusserne. Det er især godt for hold, der måske ønsker, at prioritetsniveauet skiller sig ud over alt andet.

Relaterede: ClickUp vs. Begreb: Hvilket er bedre for projektsamarbejde

Du kan selvfølgelig stadig kommunikere i kommentarerne, men status for hvert trin er ikke i fokus - bare om det er komplet eller ej.

Andre elementer, du måske ønsker at medtage i din idé-workflow

Nogle andre kolonner, du måske ønsker at inkludere i din Notion-arbejdsgang, er en link kolonne hvis dine projekter er i et drev eller online software eller en filer og mediespalte hvis du afleverer dokumenter frem og tilbage.

Hvis du finder ud af, at du ikke vil en bestemt ejendom for at blive vist som en kolonne i din database, skal du huske, at du kan skjule den fra din tabel, men den vil stadig dukke op i egenskabslisten, når du klikker dig ind på et projekt.

Tilføjelse af noter til siden over eller under din tabel vil også hjælpe dig og dine kolleger med at lære og huske trinene i din arbejdsgang.

At gøre dette er især nyttigt for at indsætte nye teammedlemmer, da de kender alle trinene, og dine instruktioner fortæller dem præcis, hvad de skal gøre, når de når det næste.

Kom ind i en rytme med notion

Ved at skitsere en arbejdsgang i Notion fjerner du gætværket af en proces og deler større projekter op i mindre, organiserede milepæle. På denne måde har du og dit team alt på ét sted, og ingen behøver at gå på jagt.

Hvis du endnu ikke har tjekket Notion, giver dens tilpasning og enkelhed dig mulighed for at styre ethvert projekt. Men hvis du føler dig fastlåst, kan du starte med nogle af de mange skabeloner og lære, mens du går.

Sådan kommer du i gang med Notion: 7 vigtige tips og tricks

Notion er et af de bedste produktivitetsværktøjer, og det vokser hurtigt. Her er nogle tricks og tips, du kan bruge til at komme i gang.

Læs Næste

Om forfatteren