Sådan administreres produktivitetens fire søjler: Tips og værktøjer til brug

Produktivitet er afgørende for succes på ethvert område. I betragtning af at vi bruger det meste af vores tid på arbejdet, virker det logisk, at vi gør alt for at gøre det så effektivt som muligt.

Produktivitet falder dog ikke naturligt for alle. Faktisk er det en færdighed, som du kan skærpe gennem praksis. Dette er sandsynligvis grunden til, at du har læst utallige produktivitetsbøger og forsøgt forskellige hacks og metoder.

I denne artikel vil vi introducere en ramme, der dækker det grundlæggende i produktivitet.

Produktivitetens fire søjler

Produktivitetens fire søjler er tid, energi, koncentration og viden: lad os kalde det TECK-rammen. Selvom denne ramme ikke dækker alle produktivitetshack eller system derude, omfatter den de fleste af de kritiske aspekter, som du kan begynde at administrere med det samme.

Det er afgørende, at du administrerer og optimerer alle fire elementer samtidigt for at maksimere din produktivitet. Det er fordi de alle arbejder i et symbiotisk forhold til hinanden.

Så hver gang du kæmper med produktiviteten, kan du hurtigt løse problemet ved at finde ud af, hvilken søjle der er ude af balance. For eksempel, hvis du har tid, energi og koncentration til at arbejde på et projekt, men du ikke ved, hvordan du skal gribe det an eller mangler adgang til afgørende information, kan du ikke nå topproduktivitet.

Derfor kan du starte med at opbygge din viden og lære så meget som muligt om projektet for at øge din produktivitet. Når du styrer alle fire rigtigt, vil din produktivitet skyde i vejret.

Lad os udforske hver søjle mere detaljeret med værktøjer og teknikker til at hjælpe dig med at administrere dem:

1. Tidsadministration

Tidsstyring er uden tvivl et af de væsentlige produktivitetsområder. Det skyldes, at du kun har så meget tid på dagen, og det er vigtigt, at du bruger den godt.

I gennemsnit arbejder folk 8 timer om dagen. Selvom du måske ofte klager over, at du ikke har tid nok, er det ret meget tid til at udføre dine vigtigste opgaver. Hvis du prioriterer dine opgaver og planlægger godt, vil du se, at du har al tid til at være produktiv.

Så hvordan kan du gøre det?

Du kan styre din tid bedre ved udnytte din biologiske bedste tid eller kronotype, eller ved at bruge tidsstyringsmetoder som timeboxing og Pomodoro-teknikken.

• Timeboxing: Ideen med timeboxing er, at man sætter en vis tid af til at arbejde med noget. Du stopper så med at arbejde, når tiden er løbet ud, selvom du ikke har fuldført opgaven eller nået dine milepæle. Dette er blot en teknik, der hjælper dig med at holde dig på sporet og få mest muligt ud af din tid.
• Pomodoro-teknikken: Pomodoro-teknikken består primært af at arbejde i 25-minutters bidder, efterfulgt af hurtige 5-minutters pauser. Efter hver fjerde cyklus holder du en længere pause på 15-20 minutter.

Disse teknikker er gode måder at holde styr på, og du kan anvende dem, uanset om du er freelancer eller arbejder på et kontor. Du skal bare finde den, der fungerer bedst for dig. Du kan også bruge tidsstyringsværktøjer som f.eks Pomodone, Toggl, eller Rettidig.

2. Energi

Energi er en anden afgørende søjle i produktivitetsrammen, fordi den kan hjælpe eller hæmme din præstation afhængigt af, hvor godt du administrerer den.

Du kan ofte opleve, at du ikke arbejder med spidskapacitet, hvilket kan påvirke din produktivitet. Det skyldes, at selvom du effektivt kan styre din tid, vil du ikke være i stand til at gøre meget, når du er udmattet. Omvendt, jo mere energi du har, jo mindre tid skal du bruge til at producere fantastiske resultater.

Du kan styre dine energiniveauer bedre ved at forstå, hvad der dræner eller booster dem. At forstå disse faktorer vil give dig en fordel i at planlægge din dag og administrere din tid mere effektivt.

Så lad os undersøge nogle måder at booste din energi på:

• Brug apps til søvnstyring: At få nok kvalitetssøvn er tæt forbundet med høje energiniveauer. Du bør sigte efter mindst 7 timers søvn hver nat og sikre, at dit sovemiljø er befordrende for hvile af høj kvalitet. Du kan bruge digitale løsninger som f.eks Sov som Android, Noisli, eller pzizz.

• Korrekt ernæring: At få nok næringsstoffer fra mad er en anden glimrende måde at booste dit energiniveau i løbet af dagen. At spise frugt, grøntsager og sunde snacks vil give dig nok energi til at arbejde med fuld kapacitet. Du kan bruge disse mad-apps for at gøre det nemt at spise sundt.

• Dyrke motion: Regelmæssig træning kan hjælpe med at øge dit energiniveau. Hvad mere er, motion reducerer også stress, øger blodgennemstrømningen til hjernen og forbedrer hjernens plasticitet. Vigtigst af alt er det en fantastisk måde at holde din energi oppe i løbet af dagen. Hvis du leder efter en praktisk fitnessledsager, kan du stole på FitOn.

• Motivering: At have en stærk motivation for det, du gør, er en anden god måde at føle dig energisk og opnå mere. Når du starter din dag med tilstrækkelig motivation, er der ingen stopper for dig, når det kommer til at være produktiv. Når det er sagt, så bliver du nødt til det finde måder at øge din motivation for at få mere gjort.

3. Koncentration

Så lad os antage, at du har tid og energi nok, men du bliver bombarderet med distraktioner og afbrydelser. Nå, det er klart, at det vil tage hårdt på din produktivitet.

Koncentration er produktivitetens tredje søjle, og det refererer til din evne til at fokusere på hvad end du laver på det givne tidspunkt uden at blive ofre for distraktioner.

Ifølge en undersøgelse fra University of California, Irvine, tager det i gennemsnit 23 minutter for nogen at komme sig over en distraktion og komme tilbage til arbejdet produktivt. Når flere opgaver kæmper om din opmærksomhed, kan det vise sig at være ekstremt svært at fokusere på det, du laver.

Så hvordan kan du forbedre dit fokus?

• Undgå multitasking: Multitasking har længe været frarådet af mange årsager. Det forstyrrer dit fokus, begrænser din evne til at styre tiden godt og forårsager stress. Når du har meget på tallerkenen, er det vigtigt at finde måder at gøre dit arbejde mere overskueligt, f.eks mestring af enkeltopgaver for at forbedre din produktivitet.

• Øv Mindfulness: At praktisere mindfulness giver dig mulighed for at forblive til stede i nuet. Det betyder, at du er i stand til at tune distraktioner ud og fokusere på opgaven. Mindfulness kan også hjælpe dig undgå kontekstskifte, hvilket gør det nemmere for dig at forbedre din opmærksomhed. Du kan bruge værktøjer som f.eks Insight Timer eller Headspace.

• Forbedre dit arbejdsmiljø: Der er flere måder at forbedre dit arbejdsmiljø for at drage fordel af bedre fokus. Først skal du sikre dig, at du arbejder i et roligt miljø. Det er også vigtigt at begrænse meddelelses-pop-ups og have en rodfri arbejdsstation.

Sidst, men ikke mindst, kan du overveje at bruge apps til at undgå distraktioner som f.eks Fokus Booster og Frihed.

4. Viden

Vores evne til at udføre opgaver er drevet af energi, men viden fortæller os, hvordan vi skal bruge den energi. Du vil have vanskeligheder med at få arbejdet gjort uden at vide, hvordan du gør det eller de rigtige værktøjer til at bruge.

Det skyldes, at der er mange måder at nå frem til det samme resultat eller udføre en opgave på. Det ville for eksempel tage dig mere tid og energi at trimme din have med en græssaks, end det ville med en plæneklipper.

Så det er vigtigt at kende de bedste praksisser og værktøjer til, hvad end du skal opnå. Når det er sagt, kan du udfordre dig selv til løbende at undersøge, hvordan du udfører dit arbejde, og hvordan du kan gøre det mere effektivt.

Der er mange måder, du kan forbedre din faglige ekspertise på. Hvis du støder på en særlig udfordrende opgave eller et nyt projekt, skal du kigge efter tutorials, gennemgange og passende værktøjer på platforme som YouTube eller relevante onlinefora, fællesskaber og websteder.

Du kan også tilmelde dig et online kursus via sider som f.eks Coursera, Skillshare, og Udemy at finjustere dine færdigheder. Oprettelse af en intern wiki i din organisation kan også være en god måde at give bedre adgang til information.

Opnå maksimal produktivitet med TECK Framework

Ved at styre og optimere disse fire søjler vil du være på vej til at blive mere produktiv. Chancerne er, at du naturligvis vil udmærke dig på nogle områder og kæmpe med andre.

Når du har identificeret din svageste søjle, kan du udnytte strategierne og værktøjerne ovenfor til at gøre den stærkere. Og når de alle er stærke, vil de arbejde sammen og gøre din arbejdsgang meget mere produktiv.

5 måder at øge produktiviteten og gøre mere på kortere tid

Vil du øge din produktivitet og gøre mere på kortere tid? Her er nogle effektive måder, du kan bruge.

Læs Næste

Om forfatteren