5 tidsbesparende fordele ved at bruge projektstyringssoftware

Teamwork får drømmen til at fungere – undtagen når det kommer til fejlkommunikation. Når man diskuterer et nyt projekt, kan overkommunikere, underkommunikere og misforståelser tage meget tid.

Du har sikkert brugt noget tid på at søge efter informationsbidder eller filer, der findes i vores indbakker, instant messengers eller sticky notes fra møder og telefonopkald.

Hvis du kan relatere, kan du med fordel bruge projektstyringssoftware. I denne artikel tager vi dig gennem en liste over tidsbesparende fordele, som denne type software tilbyder, med eksempler fra ClickUp, Notion og Asana. Selvom du arbejder solo, kan du finde nogle takeaways.

1. Ikke mere at sende og søge gennem e-mails

Takket være projektstyringssoftware kan du droppe at sende opgavemails.

I stedet kan du bruge tildelt kolonnen i din Klik op projekt bestyrelser. Dette giver dig mulighed for at overdrage ejerskabet af et projekt til en anden.

Når du har tilføjet projektbeskrivelsen, forfaldsdatoen og alle andre detaljer, du gerne vil inkludere, blot tilføje din kollega til denne kolonne, og de vil modtage en notifikation eller se den i deres to-do liste.

Hvis du gerne vil have mere end én person til at tage ejerskab af projektet, kan du aktivere en kolonne med flere tildelte ved hjælp af ClickUps ClickApps.

Du har mulighed for at aktivere dette, når du opretter dit arbejdsområde. Men hvis du har brug for at tilføje den senere, skal du gå over til din profilavatar i nederste venstre hjørne og klikke på den for at finde Klik på Apps i menuen.

Derfra skal du rulle gennem mulighederne for at finde Flere befuldmægtigede, slå det til, og afkryds det for det arbejdsområde, du gerne vil bruge det i.

Den tildelte kolonne er for dem, der foretager handling på et projekt. Hvis du vil CC nogen på projektet, skal du tilføje dem som en observatør ved at klikke på øjesymbolet i øverste højre hjørne af opgavekortet.

Relaterede: Begreb vs. Evernote: Hvilken er den rigtige for dig?

Nu er tildelte og iagttagere i løkken for senere opdateringer, inklusive den person, der har oprettet opgaven – og ingen behøver at rulle gennem en e-mail 50 tråde lang for detaljer.

2. Mindre unødvendige møder

Hvis du nogensinde har hørt nogen sige, at et møde kunne have været en e-mail – det kan også være en side i Notion.

I stedet for at samles eller holde en brainstormsession for mindre projekter og ideer, kan du oprette en ny side og samarbejde inden for.

Hvis du er ny til Notion, er det Team opgaver skabelonen vil få dig i gang. For at oprette en ny side i tavle udsigt i denne skabelon skal du klikke på knappen Tilføj nederst i din kolonne. Hvis du foretrækker det listevisning, skal du blot tilføje en ny linje til din liste.

Inden du tilføjer dine holdkammerater, skal du udfylde egenskaberne, såsom forfaldsdato og prioritet, samt de detaljer og ideer, du har. Inkluder en opfordring til dine kolleger om at tilføje deres tanker og forslag, og tilføj dem derefter som medarbejdere.

Du kan også kalde denne ejendom for holdkammerater, hvis du foretrækker noget mere neutralt.

Eksempelbilledet bruger en billedforklaring til at få formålet med siden til at skille sig ud. Nedenfor kan enhver tilføje information ved hjælp af tekst, overskrifter, billeder, vedhæftede filer, links og mange andre praktiske kommandoer.

Desuden, hvis du eller en kollega ved et uheld sletter noget meningsfuldt, kan du se tidligere versioner af siden ved at klikke på urikonet i øverste højre hjørne.

3. Ingen grund til at forklare projektet flere gange

Du behøver ikke for mange kolonner eller egenskaber for at sikre, at dine opgavedetaljer er klare og konsistente. Faktisk kan du sandsynligvis slippe af sted med kun at bruge modtager, forfaldsdato og prioritet.

Relaterede: Kreative måder at få mest muligt ud af Asana

Før du tilføjer dine kollegaer som medarbejdere eller samarbejdspartnere til en opgave i din projektledelse software, udfyld oplysningerne i hver kolonne og åbn opgavens kort eller side for at udfylde beskrivelse.

Sådan ser det ud ved at bruge et simpelt layout i den gratis version af Asana.

Takket være det klare layout og etiketter vil alle vide, hvem der er en tildelt eller samarbejdspartner, når du tilføjer dem. De vil også have klare instruktioner om hvornår forfaldsdatoen er, opgavens prioritetsniveau og hvilket projekt eller afsnit opgaven bidrager til, ud over detaljerne.

4. Du undgår at besvare det samme spørgsmål ved gentagelse

Hvis nogen beder om afklaring gennem Slack eller en e-mail, er det ikke alle, der har adgang til svaret. Hvis de spørger i kommentarfeltet til den respektive opgave i dit projektstyringssoftware, vil alle se det.

Her er et eksempel ved hjælp af ClickUp.

Det, der er fremragende ved ClickUps kommentarer, er, at hver enkelt opretter en ny tråd. Hvis du modtager to spørgsmål, kan du besvare dem separat ved at vælge svar under kommentaren. Du kan også tildele nogen til spørgsmålet, hvis du føler, at de måske har et bedre svar.

Det offentlige spørgsmål og svar bør forhindre, at de samme spørgsmål dukker op. Men hvis du får spørgsmålet igen, og det ikke er et hurtigt svar, kan du pege din kollega i den rigtige retning ved også at tildele dem svaret.

5. Langt mindre jagter andre for deres arbejde eller søger efter filer

Da projektstyringssoftware fremmer samarbejde, har du masser af værktøjer til at kommunikere med dine kolleger. Hvis du vil have en hurtig statusopdatering, skal du bare tagge dem i en kommentar – i Notion. Det kan du gøre ved at bruge en ved tegn (@) og trække deres navn op i søgefeltet.

Du behøver heller ikke at gennemgå e-mails eller bede dine kolleger om at sende dig et dokument, da de kan tilføje dem direkte i kopien af ​​projektsiden. Men hvis du ønsker, at dokumenter skal vises samme sted hver gang, kan du tilføje en dokumentkolonne til din projekt bestyrelses side.

En dokumentkolonne gør underværker, hvis du har en holdkammerat, der er berygtet for at bede dig om at sende en fil igen, hver gang de mister overblikket over den. Du kan venligst fortælle dem, at det er der i projektbestyrelsen, hvis de mister overblikket over det igen.

Forøg din produktivitet med projektstyringssoftware

Teamwork er sjovt, især når et projekt kører problemfrit. Ved at styre dine opgaver i projektstyringssoftware kan du hjælpe med at reducere friktionen og spare dig og dine kolleger for en masse tid ved at holde alt organiseret ét sted.

Selvom du arbejder alene, vil du stadig drage fordel af at vide, hvor du kan finde alle de detaljer og dokumenter, du har brug for. Hvilken software du vælger er op til dig. Med mange fremragende muligheder tilgængelige, er det mere end sandsynligt, at du finder en, der fungerer for dig og dit team.

Notion, ClickUp og Asana er alle gode valg, hvis du leder efter nogle forslag til at starte.

ClickUp vs. Asana: Hvilken er bedre til projektledelse?

Der er mange muligheder for projektstyringssoftware, her er nogle tips til at hjælpe dig med at vælge mellem Asana og ClickUp.

Læs Næste

Om forfatteren